Zoom-tallenteen tiivistäminen

Etätyön yleistyessä Zoom-kokouksista on tullut keskeinen osa monien ammattilaisten päivittäisiä rutiineja. Pitkien Zoom-tallenteiden läpikäyminen avainkohtien poimimiseksi voi kuitenkin olla aikaa vievää. Tallenteiden tiivistäminen tehokkaasti voi säästää aikaa ja auttaa tiimejä keskittymään tärkeimpiin asioihin.

Tässä blogissa käymme läpi, kuinka tiivistää Zoom-tallennusja tarjoaa vinkkejä ja työkaluja prosessin tehostamiseksi.

1. Keskeisten osioiden tarkastelu

Ennen kuin ryhdyt tiivistämään Zoom-tallennetta, on tärkeää, että sinulla on suunnitelma:

• Ohita epäolennaiset osat: Keskity osiin, joissa tehdään päätöksiä, jaetaan keskeisiä päivityksiä tai keskustellaan toimintakohteista.

• Käytä aikaleimoja: Zoom kirjaa automaattisesti aikaleimat, mikä helpottaa hyppäämistä tärkeisiin osioihin, kuten projektipäivityksiin tai kyselykierroksiin.

Vaiheet:

1. Määrittele kokouksen tarkoitus. Oliko se aivoriihi, tilannekatsaus vai päätöksentekokokous?

2. Merkitse keskeiset kohdat suoran istunnon aikana tai nauhoitusta katsellessasi. Tähän kuuluvat päätökset, toimintakohteet ja jatkotoimet.

2. Käytä Zoomin transkriptio-ominaisuutta

Jos sinulla on Zoom Business-, Education- tai Enterprise-tili, voit ottaa käyttöön automaattisen transkriptio-ominaisuuden, joka luo tekstikirjoituksen tallenteesta. Tämän ominaisuuden avulla voit lukea sisällön läpi sen sijaan, että katsoisit koko videon.

Zoomin transkription käyttäminen:

1. Ota Cloud Recording -toiminto käyttöön ennen kokousta.

2. Varmista, että Audio Transcript -vaihtoehto on valittuna.

3. Kokouksen jälkeen voit ladata tai käyttää pöytäkirjamateriaalia Zoom-pilvipalvelussa.

4. Käytä puhtaaksikirjoitettua tekstiä keskeisten kohtien nopeaan tunnistamiseen ja tiivistä ne sitten lyhyeksi yhteenvedoksi.

3. Manuaalinen tiivistäminen

Jos transkriptiota ei ole saatavilla, voit luoda yhteenvedon manuaalisesti:

• Katso nopeammin: Monet videosoittimet, myös Zoom, mahdollistavat toiston nopeuttamisen. Aseta se 1,5x- tai 2x-nopeuteen, jotta voit siirtyä sisällön läpi nopeammin ja nähdä silti tärkeät kohdat.

• Tee muistiinpanoja: Kirjoita muistiin tärkeimmät aiheet, päätökset ja mahdolliset annetut tehtävät kuunnellessasi.

Vinkkejä:

• Keskity tehtyihin päätöksiin ja toimintakohteisiin.

• Merkitse muistiin kunkin osallistujan keskeiset päivitykset edistymiskokouksissa.

• Jos kyseessä on koulutustilaisuus, korosta tärkeimmät oppimiskohdat ja ohjeet.

4. Vipuvoima VOMO AI Zoom-tallenteiden tiivistäminen

Voit yksinkertaistaa prosessia entisestään käyttämällä VOMO AI:n kaltaista työkalua. VOMO AI:n avulla voit ladata Zoom-tallenteen ja tehdä automaattisen transkription. Sen jälkeen voit käyttää VOMOn tekoälypohjaista yhteenveto-ominaisuutta, jolla luot kokouksesta tiiviin ja yksityiskohtaisen yleiskatsauksen, mikä säästää aikaa ja vaivaa.

VOMO AI:n käyttäminen Zoom-yhteenvetoihin:

1. Pura ääni Zoom-tallenteesta ja tallenna se äänitiedostona.

2. Lataa ääni VOMO AI:lle.

3. VOMO muuntaa äänen automaattisesti tekstiksi.

4. Käytä Kysy AI-toiminto luoda tiivis yhteenveto pöytäkirjasta, mukaan lukien keskeiset päätökset, toimintakohteet ja jatkotoimet.

Vaihtoehtoisesti voit käyttää VOMO AI tallentaa suoraan kokouksiasi ja poistat tarpeen vaihtaa useiden sovellusten välillä. VOMO AI:n avulla voit äänittää ääntä, transkriboida keskustelujaja käytä Kysy AI:lta ominaisuus, jonka avulla voit nopeasti poimia tärkeitä yksityiskohtia - kaikki yhdellä alustalla. Tämä integraatio sujuvoittaa työnkulkuasi, säästää aikaa ja varmistaa, että kaikki kriittiset tiedot kerätään ja järjestetään tehokkaasti.

5. Yhteenvedon jäsentäminen

Hyvin järjestetyn tiivistelmän on oltava selkeä ja helposti omaksuttava. Tässä on perusrakenne, jota kannattaa noudattaa:

• Kokouksen tavoite: Lyhyt selvitys kokouksen tarkoituksesta.

• Tärkeimmät päätökset: Mitä tärkeitä päätöksiä tehtiin?

• Toimintakohteet: Mitä tehtäviä annettiin ja kenelle?

• Määräajat: Kaikki tärkeät määräajat tai välitavoitteet.

• Seuraavat vaiheet: Mitä on suunniteltu seuraavaan kokoukseen tai projektivaiheeseen?

Päätelmä

Zoom-tallenteen tiivistämisen ei tarvitse olla työlästä. Keskittymällä keskeisiin osiin, hyödyntämällä Zoomin transkriptio-ominaisuuksia tai käyttämällä VOMO AI:n kaltaisia työkaluja voit nopeasti ja tehokkaasti tehdä pitkistä kokouksista toimivia tiivistelmiä.

VOMO AI:n avulla yhteenvedon tekeminen on entistäkin helpompaa automaattisen transkription ja tekoälyn tuottamien tiivistelmien avulla, mikä varmistaa, että saat tärkeimmät kohdat talteen ilman, että käytät tuntikausia nauhoituksen uudelleenkatsomiseen.

Säästä aikaa ja paranna työnkulkua-aloita VOMO AI:n käyttö jo tänään!