Como utilizar o Zoom AI para tomar notas de reuniões - passo a passo

Se alguma vez foi responsável por tomar notas durante uma reunião, sabe como pode ser difícil. Tem de registar com precisão os contributos de cada participante, mas um momento de distração pode significar a perda de detalhes importantes. Concentrar-se tanto em ouvir como em escrever pode impedi-lo de se envolver totalmente nas discussões. O Zoom AI resolve esse problema capturando automaticamente os pontos principais, resumindo as discussões e destacando itens de ação, permitindo que você participe ativamente e garantindo que nada seja esquecido.

Para as equipas que pretendem maximizar a eficiência das reuniões, a IA do Zoom pode gerar resumos em tempo real e acompanhamentos acionáveis sem que seja necessário gravar a reunião. Muitos profissionais relataram ter poupado várias horas por semana ao utilizar ferramentas de anotações com IA para tratar de tarefas de documentação que anteriormente consumiam muito tempo.

Se estiver à procura de uma opção mais económica, pode experimentar Tomador de notas da reunião do VOMO AI. É permite a transcrição em tempo real e resumos gerados por IA sem necessidade de uma subscrição dispendiosa, o que o torna uma alternativa acessível para indivíduos ou pequenas equipas.

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Compreender a tomada de notas com IA

O que é a tomada de notas de reuniões com recurso a IA?

A tomada de notas de reunião com recurso à IA, também designada por notas de reunião automatizadas ou Transcrição de IA, utiliza a inteligência artificial para registar o conteúdo falado e gerar resumos concisos. Estas ferramentas de IA não se limitam a captar palavras - identificam os principais pontos de discussão, decisões e passos seguintes. Por exemplo, a IA do Zoom pode destacar automaticamente itens de ação e prazos, garantindo que os membros da equipa saibam quem é responsável por cada tarefa.

Como funciona a tomada de notas com IA

A tomada de notas com IA baseia-se na geração de transcrições com IA e resumos automatizados de reuniões. A IA do Zoom usa o processamento de linguagem natural (NLP) para converter conversas faladas em texto e, em seguida, resume-as em insights acionáveis. A IA identifica pontos críticos, sinaliza acompanhamentos e organiza o conteúdo por tópico. Ao contrário de algumas ferramentas que exigem gravações completas das reuniões, a IA do Zoom pode fornecer resumos em tempo real sem gravação, mantendo a privacidade e as notas precisas e acessíveis.

Vantagens das reuniões Zoom

As notas de IA em tempo real e as funcionalidades de transcrição do Zoom AI aumentam significativamente a produtividade das reuniões:

• Reduzir a multitarefa:Concentre-se nos debates em vez de tomar notas.
• Captar todos os pormenores:Nunca perca pontos importantes ou prazos, mesmo durante conversas com vários oradores.
• Poupar tempo após a reunião:Os resumos estão automaticamente disponíveis para revisão e partilha.
• Apoiar equipas globais:A transcrição em várias línguas permite uma colaboração sem problemas em reuniões internacionais.

De acordo com um inquérito da Morning Consult, quase 75% dos líderes de equipa tomam notas várias vezes por semana, sendo que 48% gastam muito mais tempo do que o esperado. A IA da Zoom pode reduzir drasticamente esta sobrecarga.

Habilitação de notas de IA no Zoom

Caraterísticas do assistente de reuniões com IA do Zoom

O AI Companion da Zoom fornece um conjunto abrangente de ferramentas para melhorar a eficiência das reuniões:

• Inteligente notas de reunião:Resume as reuniões com destaques, itens de ação e próximos passos.
• Perguntas durante a reunião:Fazer perguntas à IA sobre o debate sem interromper a reunião.
• Gravação inteligente:Segmenta automaticamente as gravações na nuvem em capítulos e destaca os momentos mais importantes.
• Redação de e-mails e documentos:Crie e-mails de acompanhamento ou documentos comerciais diretamente a partir do conteúdo da reunião.
• Resumo do chat:Condensa longos tópicos de conversação para uma compreensão mais rápida.

Como ativar o Zoom AI Notes

Para habilitar as anotações do Zoom AI com uma conta Zoom paga:

1. AcessoDefinições de zoome navegar paraCompanheiro de IA.
2. LigarResumo da reuniãopara gerar resumos automaticamente.
3. AtivarPerguntas complementares à IApara que os participantes possam fazer perguntas sobre os pontos de discussão.
4. AtivarGravação inteligentepara organizar as gravações na nuvem com capítulos e destaques.

Uma vez activadas, as notas aparecem em tempo real e podem ser partilhadas por e-mail ou pelo Zoom Team Chat, simplificando a colaboração e o acompanhamento.

Usando o Zoom AI Notes antes, durante e depois das reuniões

Antes da reunião:

• Configure antecipadamente notas de IA para o Zoom ou plataformas integradas como o Microsoft Teams e oGoogle Meet.
• Reveja os tópicos de discussão através da integração do Slack para preparar perguntas e pontos de discussão.

Durante a reunião:

• Capte as suas próprias ideias e faça com que o AI Companion as melhore com informações acionáveis.
• Tome notas diretamente no Zoom AI Companion sem mudar de aplicação.
• Traduzir e resumir conteúdos noutras línguas para equipas globais.

Depois da reunião:

• Veja resumos detalhados das reuniões sem necessitar de gravações.
• A IA identifica automaticamente as tarefas de acompanhamento e os itens de ação.
• Partilhe resumos por e-mail, chat ou Zoom Docs para um rápido alinhamento da equipa.
• Converta resumos em modelos do Zoom Docs para redigir relatórios, e-mails ou documentos comerciais e automatize fluxos de trabalho para acompanhamento de tarefas.

Utilizar notas com IA para maximizar a produtividade

A IA do Zoom permite-lhe concentrar-se nas reuniões enquanto a IA trata da tomada de notas. Após a reunião, pode transformar os resumos das reuniões em tarefas acionáveis, priorizar itens e integrá-los no seu fluxo de trabalho. As equipas podem acompanhar as decisões, atribuir responsabilidades e manter a continuidade entre as reuniões, tudo sem sair do ecossistema Zoom.

Por exemplo, utilizando os modelos do Zoom Docs, uma equipa de produto pode rapidamente transformar uma sessão de brainstorming num plano de projeto exequível. Ao automatizar os acompanhamentos e a documentação, a tomada de notas com IA garante que nenhuma ideia ou tarefa seja esquecida, melhorando o retorno do investimento no tempo e na produtividade da equipa.

Melhores práticas para tomar notas com a IA do Zoom

• Ativarresumos em tempo realpara cada reunião, a fim de reduzir a carga de trabalho pós-reunião.
• Atribuir a um utilizadorpontos de ação imediatospara manter a responsabilidade.
• Integrar comSlack, correio eletrónico ou Zoom Docspara centralizar o conteúdo da reunião.
• Utilizar notas de IA parareuniões perdidaspara se atualizar rapidamente sem ter de recorrer a notas de colegas.
• Incentivar os participantes afazer as perguntas de IAdurante as reuniões para esclarecer pontos sem interromper o debate.

Seguindo estes passos, pode transformar as reuniões Zoom de um desperdício de produtividade numa ferramenta de colaboração eficiente, poupando horas todas as semanas e garantindo que todas as discussões importantes são documentadas.

FAQ

Qual é o melhor bloco de notas gratuito para reuniões com IA?

O o melhor anotador de reuniões com IA gratuito depende do que precisa. Ferramentas como Zoom AI Companion já integrados nos planos pagos do Zoom oferecem resumos de IA fiáveis sem software adicional. Para utilizadores que procuram uma opção económica que funcione com o Zoom e outras plataformas, Tomador de notas da reunião do VOMO AI é uma boa escolha. Fornece transcrição em tempo real e resumos de reuniões automatizados sem necessitar de uma subscrição dispendiosa, o que o torna uma das melhores soluções gratuitas ou de baixo custo para captar o conteúdo das reuniões.

A IA pode tomar notas de reuniões?

Sim. A IA pode tomar notas de reuniões utilizando a tecnologia de conversão de voz em texto para converter a conversa falada em texto e, em seguida, aplicando o processamento de linguagem natural para identificar pontos-chave, decisões e itens de ação. Os tomadores de notas de reuniões com IA podem gerar transcrições em tempo real, resumir as discussões e destacar os passos seguintes, permitindo que os participantes se concentrem na conversa em vez de tomarem notas manualmente. Ferramentas como o Zoom AI Companion podem fazer isto sem que seja necessário gravar a reunião.

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