Como tomar notas de reunião de IA no Microsoft Teams - Passo a passo

Como tomar notas de reunião de IA no Microsoft Teams

Tomar notas detalhadas durante as reuniões do Microsoft Teams pode ser um desafio, especialmente quando precisa de se concentrar na discussão em vez de escrever tudo. O Microsoft Teams fornece várias ferramentas de anotações colaborativas e com tecnologia de IA para resumir automaticamente as discussões, destacar pontos-chave e gerar notas de reunião acionáveis. Ao utilizar estas ferramentas, as equipas podem poupar várias horas por semana em tarefas de documentação e garantir que nada é perdido.

Se está à procura de uma opção mais económica, Tomador de notas da reunião do VOMO AI pode complementar as equipas. A equipa permite a transcrição em tempo real e resumos gerados por IA sem necessidade de uma assinatura dispendiosa, o que o torna uma solução prática para indivíduos ou pequenas equipas.

Como utilizar a funcionalidade de notas colaborativas do Microsoft Teams

Antes da reunião

As Notas Colaborativas permitem aos participantes adicionar manualmente notas que aparecem em tempo real durante a reunião. Para o configurar:

1. Abra o Microsoft Teams e aceda à secção Conhecer separador.
2. Selecionar Marcar uma reunião.
3. Clicar Adicionar notas de reunião na parte inferior do convite. Adicione agendas, notas ou tarefas que aparecerão no painel partilhado durante a reunião.

Durante a reunião

1. Numa reunião ativa do Teams, clique em Notas na barra de ferramentas.
2. Utilizar o Painel de notas de reunião para criar uma agenda, escrever notas e acompanhar tarefas em tempo real.

Aceder às notas após a reunião

1. Abra o Microsoft Teams e aceda à secção Calendário.
2. Selecione a reunião que pretende rever e, em seguida, clique em Expandir os detalhes da reunião > Detalhes > Notas.
3. As notas também podem ser pesquisadas através da pesquisa do Microsoft 365 por nome de reunião.

Vantagens das notas colaborativas

• Pontos estruturados editáveis por todos os participantes.
• Sincroniza-se com as aplicações do Microsoft 365, incluindo o chat do Teams e o OneNote.
• Acessível após a reunião para revisão e edição.

Limitações

• Requer digitação manual, o que pode ser uma distração.
• Não capta automaticamente o conteúdo falado.
• Opções de formatação limitadas e não facilmente exportáveis para fora das aplicações Microsoft.
• Apenas disponível para organizações com contas de trabalho ou de escola que tenham ativado as funcionalidades de pré-visualização pública.

Como utilizar a funcionalidade de Recapitulação Inteligente do Microsoft Teams

O que é a Recapitulação Inteligente

A Recapitulação Inteligente é uma funcionalidade alimentada por IA que analisa as reuniões gravadas e as gera:

• Tópicos de reunião codificados por cores
• Capítulos com marcadores de cronologia
• Notas resumidas
• Acções

Utiliza Transcrição de IA e o processamento de linguagem natural para criar resumos e tarefas rápidas para os utilizadores do Teams Premium.

Como ativar a Recapitulação Inteligente

1. Na reunião, clique em Mais > Registar e transcrever.
2. Escolher Iniciar a gravação ou Iniciar a transcrição.
3. Depois da reunião, ir a Calendário, selecionar a reunião e clicar no botão Recapitulação separador.

Vantagens das notas de recapitulação inteligentes

• Fornece um ponto de partida para notas e tarefas.
• Suporta 25 idiomas.
• Acessível a todos os participantes na reunião.
• As notas podem ser editadas após a reunião.

Limitações

• Requer uma licença Teams Premium.
• Os conteúdos gerados por IA podem necessitar de verificação da sua exatidão.
• Só funciona para reuniões gravadas e transcritas.

Como utilizar a funcionalidade de notas geradas por IA do Microsoft Teams

O que são notas geradas por IA

Notas geradas por IA transcrevem automaticamente as reuniões agendadas e resumem os principais pontos de discussão. Estas notas estão disponíveis através do Recapitulação e fornecer resumos estruturados e pontos de ação.

Como ativar as notas geradas por IA

1. Abrir o Teams e ir para Calendário.
2. Marcar uma nova reunião.
3. Ligar Notas geradas por IA antes de enviar o convite.
4. Durante a reunião, também pode ativar as notas de IA através de Notas > ícone de brilho.

Aceder a notas geradas por IA após uma reunião

1. Ir para o Conversa separador em Equipas.
2. Selecione o chat da reunião com as notas de IA activadas.
3. Clicar Recapitulação para ver transcrições, resumos e tarefas recomendadas.

Benefícios

• Elimina a tomada manual de notas.
• Os participantes podem editar as notas durante ou após a reunião.
• Fornece resumos imediatos e pontos de ação.

Limitações

• Apenas disponível para reuniões agendadas, não para reuniões instantâneas ou de canal.
• Requer licença do Microsoft 365 Copilot e acesso à pré-visualização pública.
• Os resumos de IA podem exigir uma verificação da sua exatidão.

Utilização do VOMO como ferramenta complementar de anotações com IA

Se não tiver acesso ao Teams Premium ou quiser notas de IA em tempo real sem subscrições dispendiosas, Tomador de notas da reunião do VOMO AI é uma óptima opção:

• Captura transcrições em direto das suas reuniões do Microsoft Teams.
• Gera instantaneamente resumos e itens de ação com base em IA.
• Permite-lhe interagir com a transcrição para obter esclarecimentos ou conhecimentos mais profundos.
• Funciona em várias reuniões sem custos de licenciamento adicionais.

O VOMO ajuda as equipas a poupar tempo e a manter notas de reunião precisas e práticas.

Práticas recomendadas para notas de reunião de IA no Microsoft Teams

• Active sempre a transcrição para obter resumos precisos da IA.
• Registar as reuniões para maximizar a eficácia do Intelligent Recap.
• Rever as notas geradas pela IA para verificar se estão completas e contextualizadas.
• Partilhe notas e tarefas imediatamente após as reuniões para um alinhamento mais rápido.
• Combine as ferramentas de IA do Teams com o VOMO para obter resumos em tempo real e económicos.

Conclusão

UtilizarIA para tomar notas de reuniões em Microsoft Teams pode melhorar drasticamente a sua produtividade, garantindo que todos os pontos de discussão, itens de ação e decisões são capturados com precisão, sem o distrair da participação na reunião. Ao tirar partido das Notas Colaborativas, da Recapitulação Inteligente e das Notas Geradas por IA, as equipas podem poupar horas por semana, mantendo a documentação estruturada e acionável. Para quem procura uma alternativa económica ou suporte de IA em tempo real, Tomador de notas da reunião do VOMO AI oferece transcrição contínua e resumos de IA, facilitando o acompanhamento de todas as reuniões. A adoção destas ferramentas de IA permite que as equipas se concentrem na colaboração e na tomada de decisões, em vez de tomarem notas manualmente.