有效的會議記錄和行動項目對於確保任何團隊或組織的生產力和問責性都至關重要。正確記錄這些方面可以讓專案成功與混亂之間有所差異。本指南將協助您有效地擷取會議記錄和行動項目，並提供提示、範本和最佳實務。
會議記錄和行動項目的重要性
會議記錄是會議過程的書面記錄。它們包括主要的討論重點、所做的決定以及下一步的步驟。另一方面，行動項目則是指派給個人或團隊在設定時間內完成的特定任務。它們共同確保每個人都站在同一陣線，並有明確的前進路徑。
有效會議記錄和行動項目的好處
- 強化溝通:清晰的文件有助於確保所有團隊成員都能瞭解會議中所討論和決定的事項。
- 問責性:將具體的行動項目指派給個人，可清楚知道誰負責哪項任務。
- 生產力:有了明確的行動項目，團隊成員就能排定工作的優先順序，並專注於需要完成的工作。
- 參考資料:會議記錄可為未來的會議提供寶貴的參考，並有助於追蹤一段時間的進度。
如何擷取會議筆記
1.會前準備
- 建立範本:使用標準化的會議記錄範本。這可確保一致性，也更容易遵循。 VOMO AI 可以透過提供範本和自動化大部分的文件，協助簡化這個流程。
- 議程:制定明確的會議議程。這有助於安排筆記的結構，並確保涵蓋所有重要的主題。
2.會議期間
- 指定記錄員:指派專人負責記錄筆記。這可以是輪流的責任，也可以是永久的角色。
- 利用 VOMO AI:利用 VOMO AI 即時轉錄會議內容。VOMO AI 的功能包括人工智能驅動的轉錄、自動文字格式化和發言人識別，可顯著提升 精確度 以及音符的清晰度。 按一下這裡 學習如何使用 VOMO AI 謄寫會議。
- 聚焦重點:捕捉主要的討論重點、所做的決定，以及為何做出某些決定。
- 記錄決定和理由:記錄所做的決定及其背後的原因。這有助於日後理解背景。
- 識別揚聲器:記下誰說了什麼，特別是在指派特定任務時。
3.會議結束後
- 審閱與編輯:會議結束後不久，檢閱和編輯筆記，以確保清晰度和完整性。
- 分發筆記:儘快與所有與會者及相關利害關係人分享會議記錄。
- 儲存與歸檔:將備註儲存在集中位置，讓所有團隊成員都能輕鬆存取。
捕捉行動項目
1.明確定義行動項目
- 具體說明:確保每個行動項目都是具體且明確的。
- 指派責任:將每個行動項目指派給特定的個人或團隊。
- 設定截止期限:為每個行動項目設定明確的完成期限。
2.記錄行動項目
- 使用標準格式:使用一致的格式來記錄行動項目。包括需要完成的工作、負責人和截止日期。
- 排定任務的優先順序:強調哪些行動項目是高優先順序，以協助團隊成員有效管理工作量。
3.跟進行動項目
- 定期檢查:安排定期跟進以檢查行動項目的進度。
- 更新狀態:隨時更新每個行動項目的狀態。這可以在後續會議中進行，或透過專案管理工具來完成。
- 軌道完成:確保已完成的行動項目被標記為已完成，並記錄下來以供日後參考。
- 利用 VOMO AI 的 Ask AI 功能:使用 VOMO AI 的 Ask AI 功能，從會議記錄中取得摘要並擷取重要的行動項目。此功能有助於排定任務的優先順序，並確保不會忽略任何重要事項。
最佳實務與提示
1.利用技術
- 數位工具:使用數位工具和軟體，例如 VOMO AI 以有效率地轉錄會議記錄和擷取行動項目。VOMO AI 提供人工智能驅動的謄寫、自動文字格式化和發言人識別等功能，讓準確記錄會議變得更加容易。
- 協作平台:Microsoft OneNote、Google Docs 和 Evernote 等工具可讓您進行即時協作，並輕鬆分享會議筆記。
2.保持組織性
- 一致的範本:使用一致的會議記錄和行動項目模板，以保持統一性。
- 集中儲存:將所有會議記錄和行動項目集中儲存，方便所有團隊成員存取。
3.鼓勵參與
- 讓所有會員參與:鼓勵所有與會者對討論和文件製作過程做出貢獻。
- 一起回顧:以小組形式審閱會議記錄和行動項目，以確保準確性和完整性。
