採取精確且結構良好的 會議記錄 (MoM) 對於追蹤決策、記錄行動項目，以及在專業和非正式環境中維持問責性都非常重要。正確的 會議記錄格式 這不僅能確保清晰度，還能幫助參與者和利害關係人維持在主要成果和責任上的一致。
在這篇部落格中，我們將帶您瞭解有效會議記錄格式的重要組成部分，提供逐步指南，並介紹以下工具 VOMO AI 以簡化擷取和整理會議記錄的程序。
為什麼會議記錄很重要？
會議記錄 作為會議中討論和決策的正式記錄。這就是為什麼它們是必不可少的：
1.文件
MoM 提供會議的書面記錄，方便重新檢視決策和討論內容。
2.清晰度與問責性
它們概述了誰負責哪些任務以及與之相關的截止期限。
3.缺席成員的參考資料
會議記錄有助於缺席的與會者瞭解他們錯過的最新情況。
4.簡化後續追蹤
結構良好的會議記錄可確保行動項目清晰明確，並貫徹執行。
良好會議記錄格式的組成要素
為了確保您的會議記錄全面且易於閱讀，請包含下列主要內容：
1.會議資訊
- 會議日期與時間:記錄會議舉行的時間。
- 地點:註明會議是面對面、虛擬或混合形式。
- 與會者:列出所有參與者，包括他們的角色。
- 缺席者:注意受邀但未出席的人。
2.議程
概述會議議程，列出要討論的主題。
3.討論重點
- 總結每個議程項目下的主要討論內容。
- 避免逐字記錄 - 專注於主要觀點和決定。
4.所做決定
清楚記錄討論結果，例如核准、決議或協議。
5.行動項目
- 會議期間指派的詳細任務，包括
- 什麼:任務說明。
- 誰:負責人。
- 當:截止期限或時間表。
6.下一步
概述後續會議或接下來的步驟，包括下次會議的日期和時間（如適用）。
7.核准組
包括讓與會者審閱和批准會議記錄的部分，確保 精確度 和問責性。
會議記錄格式範本
這裡有一個簡單的範本，可以幫助您組織您的會議記錄：
會議記錄
會議詳情
- 日期:[插入日期]
- 時間:[插入時間]
- 地點:[虛擬/親自]
- 主持人:[會議主席/主持人姓名]
- 與會者:
- [名稱 1]
- [名稱 2]
- [名稱 3]
- 缺席者:
- [名稱 1]
議程
-
[議程項目1]
-
[議程項目2]
-
[議程項目3]
討論重點
-
[議程項目1]:[討論摘要]
-
[議程項目2]:[討論摘要]
-
[議程項目3]:[討論摘要]
所做的決定
- 決定1：[說明]
- 决定2：[说明]
行動項目
任務 負責 截止日期
[任務 1] [名稱 1] [日期]
[任務 2] [名稱 2] [日期]
下一步
- [概述任何後續行動或下次會議細節]
認證
- 會議記錄批准人:[名稱]
- 批准日期:[插入日期]
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如何有效撰寫會議記錄
1.會前準備
- 檢視議程並熟習討論重點。
- 為您的筆記設定範本，以節省時間。
2.聚焦重點
- 捕捉重要的討論、決定和行動項目 - 不要試圖抄錄整個會議。
3.使用清晰簡潔的語言
- 避免使用行話和冗長的句子。保持您的筆記易於閱讀和理解。
4.按年月順序排列
- 按照與議程相同的順序編排會議記錄，以保持流暢和清晰。
5.迅速審閱和分發
- 儘快與與會者分享會議記錄，最好在 24 小時內完成。
如何 VOMO AI 有助於簡化會議記錄
手動記錄和整理會議記錄可能很乏味。 VOMO AI 提供先進的解決方案，簡化流程：
1.自動轉錄
VOMO AI 使用 Whisper 的 AI 技術，將會議音訊高準確地轉換為文字，確保不會遺漏任何重點。
2.智慧摘要
產生 智慧筆記 將重要的討論、決定和行動項目總結成有條理的格式。
3.多語言支援
處理超過 50 種語言的會議，是全球團隊的理想選擇。
4.可分享的成果
為您的會議筆記建立可分享的連結，讓協作與分發更順暢。
5.省時功能
專注於會議本身，VOMO AI 即時擷取並組織會議內容。
準備好簡化您的會議記錄了嗎？ 立即試用 VOMO AI 並體驗毫不費力的轉錄和筆記！
