تعد اجتماعات العمل جزءًا أساسيًا من عالم الشركات، سواء كانت شخصية أو افتراضية أو مختلطة. فهي فرص لتبادل الأفكار واتخاذ القرارات وبناء العلاقات. ومع ذلك، فإن نجاح الاجتماع لا يعتمد في كثير من الأحيان على جدول الأعمال أو المشاركين فحسب، بل يعتمد أيضًا على آداب السلوك التي يتم إظهارها خلال الاجتماع. يمكن لآداب اجتماعات العمل السليمة أن تعزز بيئة مثمرة وتظهر الاحترام للزملاء وتضمن سير الاجتماعات بسلاسة وكفاءة. في هذه المدونة، سنغطي أهم 10 قواعد لآداب اجتماعات العمل التي يجب أن يعرفها كل محترف.
1. الالتزام بالمواعيد المحددة
الالتزام بالمواعيد هو علامة على الاحترام والاحترافية. الوصول في الوقت المحدد يدل على أنك تقدّر وقت الآخرين وتلتزم بالغرض من الاجتماع.
-
ما أهمية ذلك: يمكن أن يؤدي الوصول المتأخر إلى تعطيل سير الاجتماع ويمكن أن يؤدي إلى إهدار الوقت حيث ينتظر الآخرون أو يضطرون إلى تكرار المعلومات.
-
نصيحة: احرص على الانضمام إلى الاجتماع قبل موعده ببضع دقائق، خاصة بالنسبة للاجتماعات الافتراضية حيث يمكن أن تحدث مشاكل تقنية.
2. تعالوا مستعدين
التحضير هو مفتاح تحقيق الاستفادة القصوى من أي اجتماع. راجع جدول الأعمال، وافهم دورك، واحضر مجهزاً بالوثائق أو البيانات اللازمة.
-
ما أهمية ذلك: يسمح لك الاستعداد للمساهمة بشكل مفيد ويبقي الاجتماع على المسار الصحيح.
-
نصيحة: اقرأ أي مواد قبل الاجتماع ودوّن الأسئلة أو النقاط التي ترغب في مناقشتها.
3. اللباس المناسب
يجب أن يعكس مظهرك احترافية الاجتماع. بالنسبة للاجتماعات الشخصية، اتبع قواعد اللباس المتبعة في شركتك أو ما يتناسب مع شكليات الاجتماع. بالنسبة للاجتماعات الافتراضية، ارتدِ الملابس التي ترتديها إذا كنت ستلتقي شخصياً.
-
ما أهمية ذلك: ارتداء الملابس المناسبة يظهر الاحترام للاجتماع والمشاركين فيه، ويساعد على تحديد النغمة الصحيحة.
-
نصيحة: حتى بالنسبة للاجتماعات الافتراضية، تجنب الملابس غير الرسمية بشكل مفرط. يمكن أن يؤثر المظهر الأنيق بشكل إيجابي على الطريقة التي يُنظر بها إليك.
4. تقليل المشتتات
في الاجتماعات الشخصية والافتراضية على حد سواء، من الضروري تقليل المشتتات إلى الحد الأدنى. وهذا يعني إسكات هاتفك وإغلاق علامات التبويب غير ذات الصلة وتجنب تعدد المهام.
-
ما أهمية ذلك: التركيز الكامل على الاجتماع يظهر احترامك لزملائك ويضمن لك عدم تفويت معلومات مهمة.
-
نصيحة: بالنسبة للاجتماعات الافتراضية، اختر موقعًا هادئًا مع الحد الأدنى من الضوضاء في الخلفية وتأكد من إيقاف تشغيل الإشعارات.
5. شارك بنشاط، ولكن لا تهيمن على الآخرين
يتم تشجيع المشاركة الفعالة، ولكن من المهم تحقيق التوازن. شارك بأفكارك، واطرح أسئلتك، وشارك في المناقشات، ولكن انتبه إلى إعطاء الآخرين الفرصة للتحدث.
-
ما أهمية ذلك: الاجتماعات هي بيئات تعاونية، ومدخلات الجميع ذات قيمة. يمكن أن تؤدي الهيمنة على المحادثة إلى خنق مساهمات الآخرين.
-
نصيحة: ممارسة الاستماع النشط وتشجيع الزملاء الأكثر هدوءًا على مشاركة أفكارهم.
6. احترام جدول الأعمال والحدود الزمنية
يتم وضع جدول الأعمال لسبب ما، ويساعد احترامه في الحفاظ على تركيز الاجتماع وفعاليته. التزم بالموضوعات المطروحة، وتجنب الاستطراد في قضايا غير ذات صلة.
-
ما أهمية ذلك: يضمن احترام جدول الأعمال والحدود الزمنية تغطية جميع المواضيع المخطط لها ويحول دون تجاوز الوقت المخصص للاجتماعات.
-
نصيحة: إذا كانت لديك نقاط إضافية، فقم بتدوينها واقترح مناقشتها بعد اكتمال بنود جدول الأعمال الرئيسية.
7. التواصل بوضوح وإيجاز
عند التحدث في الاجتماع، احرص على أن تكون واضحًا وموجزًا وفي صلب الموضوع. تجنب الاستطراد، وتأكد من أن مساهماتك تضيف قيمة للمناقشة.
-
ما أهمية ذلك: يساعد التواصل الواضح الآخرين على فهم نقاطك بسرعة ويحافظ على سير الاجتماع بوتيرة جيدة.
-
نصيحة: نظّم أفكارك قبل التحدث والتزم بالنقاط الرئيسية ذات الصلة بالموضوع الذي تتم مناقشته.
8. كن محترماً ومحترفاً
حافظ على سلوك محترم ومهني طوال الاجتماع. وهذا يشمل التعامل بلباقة مع المشاركين الآخرين وتجنب المقاطعة والتعامل مع الخلافات بدبلوماسية.
-
ما أهمية ذلك: السلوك المحترم يعزز بيئة الاجتماعات الإيجابية ويشجع على الحوار المفتوح والمثمر.
-
نصيحة: استخدم عبارات مثل "أفهم وجهة نظرك، ولكن..." أو "هذه وجهة نظر مثيرة للاهتمام، ولكن..." عند تقديم رأي مخالف.
9. استخدام التكنولوجيا بحكمة في الاجتماعات الافتراضية
لقد أصبحت الاجتماعات الافتراضية عنصرًا أساسيًا، ومعرفة كيفية استخدام التكنولوجيا بفعالية جزء من آداب السلوك. ويشمل ذلك إبقاء الكاميرا قيد التشغيل، وكتم الصوت عند عدم التحدث، والإلمام بميزات المنصة.
-
ما أهمية ذلك: الاستخدام السليم للتكنولوجيا يقلل من الاضطرابات ويساعد في الحفاظ على سير الاجتماع.
-
نصيحة: اختبر معداتك واتصالك بالإنترنت قبل بدء الاجتماع، وحافظ على الكاميرا في مستوى العينين للحصول على مظهر احترافي.
10. المتابعة بشكل مناسب
بعد الاجتماع، قم بمتابعة أي بنود عمل تم تكليفك بها. إذا تم تكليفك بمشاركة المعلومات، فقم بذلك على الفور.
-
ما أهمية ذلك: تُظهر المتابعة المساءلة وتساعد على ضمان تنفيذ القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع.
-
نصيحة: قم بتلخيص النتائج الرئيسية والخطوات التالية في رسالة بريد إلكتروني أو مستند مشترك، وقم بتعيين تذكيرات لأي مواعيد نهائية.
تبسيط اجتماعاتك
يمكن أن يؤدي الالتزام بقواعد آداب اجتماعات العمل هذه إلى تحسين إنتاجية اجتماعاتك وأجواءها بشكل كبير. وسواءً كان الاجتماع شخصياً أو افتراضياً، فإن إظهار الاحترافية والاحترام والاستعداد لن ينعكس عليك بشكل جيد فحسب، بل سيشجع الآخرين على تقديم أفضل ما لديهم إلى طاولة الاجتماع.
لزيادة تبسيط اجتماعاتك، فكِّر في استخدام أدوات مثل VOMO AI، والذي يمكنه تسجيل مناقشات الاجتماعات وتدوينها وتلخيصها، مما يسهل تتبع القرارات وعناصر الإجراءات والأفكار. انقر هنا للتعرف على كيفية تسجيل الاجتماعات وتدوينها باستخدام VOMO AI. مع فومو الذكاء الاصطناعي اسأل الذكاء الاصطناعي ميزة مدعوم من دردشةGPT-4O، يمكنك إنشاء ملخصات موجزة وموجزات موجزة والنتائج الرئيسية، مما يساعد فريقك على الحفاظ على التوافق والتركيز. من خلال دمج هذه الأدوات والالتزام بآداب الاجتماعات، ستمهد الطريق لمزيد من التفاعلات التجارية المثمرة والناجحة.
