Wie man gute Besprechungsnotizen macht: Bewährte Praktiken, Beispiele und Vorlagen

Effektive Sitzungsnotizen machen bedeutet die Erfassung Entscheidungen, wichtige Diskussionspunkte und klare nächste Schritte, nicht alles aufzuschreiben, was gesagt wird. Gute Besprechungsnotizen helfen Teams dabei, sich aneinander zu orientieren, sich an das zu erinnern, was vereinbart wurde, und Gespräche in die Tat umzusetzen. Wenn sie gut gemacht sind, verringern Besprechungsnotizen Verwirrung, verhindern wiederholte Diskussionen und machen Besprechungen wirklich produktiv.

KI hat die Art und Weise, wie Besprechungsnotizen erstellt werden, völlig verändert. Fortschrittliche KI-Tools für Besprechungsnotizen wie VOMO verfügen über integrierte Aufzeichnungs- und Transkriptionsfunktionen sowie eine breite Palette von Vorlagen für Besprechungsnotizen. Sie machen es einfach, jede Besprechung in klare, gut strukturierte und ausgefeilte Besprechungsnotizen zu verwandeln.

In vielen Fällen geht es bei der Erstellung guter Besprechungsnotizen um die Wahl des richtigen KI-Tools für Besprechungsnotizen.

Zusammenfassung: Bessere Notizen für Meetings, die tatsächlich funktionieren

Um gute Besprechungsnotizen anzufertigen, sollten Sie sich vor der Besprechung vorbereiten, sich auf die Ergebnisse statt auf die Niederschrift konzentrieren, Ihre Notizen klar strukturieren und sie zeitnah weitergeben. Die effektivsten Notizen dokumentieren was beschlossen wurde, wer verantwortlich ist und wie es weitergeht, und schafft damit eine zuverlässige Referenz sowohl für die Teilnehmer als auch für diejenigen, die nicht dabei sein konnten.

Was sind Besprechungsnotizen?

Notizen zur Sitzung sind eine praktische Aufzeichnung der wichtigsten Informationen, die während einer Sitzung besprochen wurden. Sie enthalten in der Regel Themen der Tagesordnung, Schlüsselpunkte, Entscheidungen und Aktionspunkte. Im Gegensatz zu formellen Aufzeichnungen sind Besprechungsnotizen flexibel und können an persönliche oder Teamvorlieben angepasst werden.

In realen Arbeitsumgebungen werden Besprechungsnotizen häufig von Projektmanagern, Teamleitern und einzelnen Mitarbeitern verwendet, um Fortschritte und Verantwortlichkeiten zwischen den Besprechungen zu verfolgen.

Was sind Sitzungsprotokolle?

Sitzungsprotokolle sind eine formale und strukturierte Aufzeichnung einer Sitzung. Sie werden häufig in rechtlichen, regulatorischen oder Governance-Kontexten verwendet, in denen die Dokumentation bestimmten Standards entsprechen muss.

Sitzungsprotokolle umfassen in der Regel:

• Datum, Beginn und Ende der Sitzung
• Namen der Anwesenden und Abwesenden
• Erörterte Themen
• Anträge, Entscheidungen, Genehmigungen oder Ablehnungen
• Geplanter Termin der nächsten Sitzung

Der Begriff stammt aus dem Lateinischen Minuta Scriptura, und bedeutet “kleine Notizen”. Wichtig ist, dass die Protokolle nicht als wortwörtliche Abschrift gedacht, sondern eine offizielle Zusammenfassung der Ergebnisse.

Sitzungsnotizen vs. Sitzungsprotokolle: Die wichtigsten Unterschiede

Beide zeichnen zwar Sitzungen auf, dienen aber unterschiedlichen Zwecken.

Besprechungsnotizen sind informell, flexibel und für die alltägliche Zusammenarbeit optimiert. Sie eignen sich gut für Teamabstimmungen, Projektaktualisierungen, Planungssitzungen und Einzelgespräche.

Sitzungsprotokolle sind formell, standardisiert und oft für die Einhaltung von Vorschriften oder für die Unternehmensführung erforderlich. Sie werden in der Regel für Vorstandssitzungen, öffentliche Anhörungen oder offizielle organisatorische Entscheidungen verwendet.

Für die meisten Projekt- und Teamsitzungen, Sitzungsnotizen sind ausreichend und effizienter.

Warum es wichtig ist, gute Sitzungsnotizen zu machen

Entscheidungen klar dokumentieren

Entscheidungen, die in Sitzungen getroffen werden, können später leicht vergessen oder falsch interpretiert werden. Schriftliche Notizen schaffen eine mit einem Zeitstempel versehene Referenz, aus der hervorgeht, worauf man sich geeinigt hat und warum. Dies hilft, Streitigkeiten zu vermeiden, und sorgt dafür, dass die Teams im Laufe der Zeit zur Verantwortung gezogen werden.

In der Praxis zeigt sich, dass Teams, die Besprechungsnotizen an einem gemeinsamen Ort aufbewahren, vor allem bei langwierigen Projekten Nachfragen und wiederholte Diskussionen vermeiden.

Asynchrone Teilnahme aktivieren

Nicht jeder kann an jeder Besprechung teilnehmen. Die gemeinsame Nutzung von Besprechungsnotizen ermöglicht es abwesenden Teammitgliedern, sich über Entscheidungen und Zusammenhänge zu informieren, ohne dass eine weitere Besprechung erforderlich ist. Dies ist besonders wertvoll für verteilte oder zeitzonenübergreifende Teams.

Der asynchrone Zugriff auf Notizen gibt den Menschen Zeit, Informationen in Ruhe zu verarbeiten, anstatt in Echtzeit zu reagieren.

Verbesserung von Gedächtnis und Erinnerungsvermögen

Der Psychologe Hermann Ebbinghaus hat mit seiner “Vergessenskurve” nachgewiesen, dass Menschen neu gelernte Informationen ohne Verstärkung schnell vergessen. Die Wiederholung schriftlicher Notizen kurz nach einer Sitzung verbessert das Behalten deutlich.

Teams, die ihre Besprechungsnotizen auch nur einmal innerhalb von 24 Stunden durchgehen, erinnern sich eher an ihre Entscheidungen und halten ihre Zusagen ein.

Was in einem guten Format für Besprechungsnotizen enthalten sein sollte

Tagesordnungspunkte und Diskussionspunkte

Gliedern Sie die Notizen rund um die Tagesordnung, um sie zu strukturieren. Fassen Sie zu jedem Thema die wichtigsten Diskussionspunkte zusammen, anstatt jeden Kommentar aufzuzeichnen.

Auf diese Weise lassen sich die Notizen später leichter durchsuchen, und die Leser können Zusammenhänge schneller erkennen.

Aktionspunkte und nächste Schritte

Jede produktive Sitzung sollte zu klaren Aktionen führen. Notieren Sie für jeden Aktionspunkt:

• Was zu tun ist
• Wer ist verantwortlich?
• Jede relevante Frist

So wird aus Gesprächen eine Ausführung.

Ideen, Entscheidungen und wichtige Schlussfolgerungen

Halten Sie Ideen fest, die später wieder aufgegriffen werden können, wichtige Entscheidungen, die sich auf das Projekt auswirken, und die wichtigsten Erkenntnisse, die das Ergebnis der Besprechung zusammenfassen. Diese Elemente sind oft der wertvollste Teil von Besprechungsnotizen.

Vorlagen und Beispiele für Besprechungsnotizen

Die Verwendung einer einheitlichen Vorlage für Besprechungsnotizen spart Zeit und stellt sicher, dass nichts Wichtiges vergessen wird. Zu den gängigen Vorlagen gehören:

• Notizen zur Teambesprechung
• Anmerkungen zur Projektaktualisierung
• Zusammenfassungen von Kundentreffen
• Notizen zu Einzelgesprächen

Vorlagen helfen den Teams auch dabei, genau zu wissen, wo sie Entscheidungen und Aktionspunkte in verschiedenen Sitzungen finden.

Natürlich ist dieses Verfahren inzwischen sehr einfach. Fortgeschrittene AI-Tools verfügen über eine breite Palette von Vorlagen für Besprechungsnotizen für verschiedene Szenarien. Sie können automatisch die richtige Vorlage auswählen und anwenden, so dass Sie nichts manuell ausfüllen müssen, und Sie müssen nicht einmal selbst Vorlagen herunterladen oder hochladen.

Schritt für Schritt Besprechungsnotizen machen

Schritt 1: Vor der Sitzung vorbereiten

Gehen Sie die Tagesordnung und die Ziele der Besprechung im Vorfeld durch. Legen Sie Ihr Notizformat im Voraus fest, damit Sie sich auf das Zuhören konzentrieren können, anstatt während der Besprechung zu formatieren.

Die Vorbereitung hilft Ihnen zu erkennen, welche Informationen am wichtigsten sind.

Schritt 2: Aufzeichnung wichtiger Informationen während der Besprechung

Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse, nicht auf die wortwörtliche Niederschrift. Schreiben Sie Entscheidungen, Meinungsverschiedenheiten, Risiken und nächste Schritte auf. Verwenden Sie Aufzählungspunkte und kurze Sätze, um mit der Diskussion Schritt zu halten.

Viele erfahrene Notizenmacher verlassen sich auf Abkürzungen und Symbole, um Ideen schnell zu erfassen.

Schritt 3: Organisieren und strukturieren Sie die Notizen nach der Besprechung

Bereinigen Sie kurz nach der Sitzung Ihre Notizen. Fassen Sie zusammenhängende Punkte zusammen, klären Sie unklare Verweise und stellen Sie sicher, dass die Aktionspunkte leicht zu identifizieren sind.

Dieser Schritt dauert oft nur ein paar Minuten, verbessert aber die Qualität der Noten erheblich.

Schritt 4: Überprüfen und teilen Sie Ihre Notizen

Prüfen Sie vor der Weitergabe die Richtigkeit und Vollständigkeit. Verteilen Sie die Notizen dann an alle Beteiligten, damit alle das gleiche Verständnis von dem haben, was passiert ist und wie es weitergeht.

Rechtzeitiger Austausch stärkt die Verantwortlichkeit.

Beste Methoden für die Erstellung von Sitzungsnotizen

Unterschiedliche Methoden wirken bei unterschiedlichen Menschen:

• Gliederungsmethode für Sitzungen mit Tagesordnung
• Cornell-Methode zur Trennung von Schlüsselideen und Details
• Quadranten-Methode zur Verfolgung von Aktionen und Fragen
• Dia-basierte Notizen für präsentationsintensive Sitzungen

Wenn Sie eine Methode wählen, die zu Ihrer Rolle und der Art der Besprechung passt, wird das Anfertigen von Notizen einfacher und effektiver.

Digitale und handschriftliche Sitzungsnotizen

Forschungen haben ergeben, dass handschriftliche Notizen das konzeptionelle Verständnis verbessern können, weil sie den Lernenden zwingen, zusammenzufassen, anstatt abzuschreiben. Digitale Notizen hingegen lassen sich leichter weitergeben, durchsuchen und speichern.

Viele Fachleute verwenden handschriftliche Notizen während der Besprechungen und digitalisieren sie anschließend zur langfristigen Speicherung.

10 bewährte Tipps für die Erstellung effektiver Sitzungsnotizen

Das Anfertigen klarer und umsetzbarer Besprechungsnotizen ist eine der effektivsten Methoden, um sicherzustellen, dass Ihr Team auf dem gleichen Stand bleibt, Aufgaben weiterverfolgt und wertvolle Diskussionen aufbewahrt. Im Folgenden finden Sie zehn bewährte Tipps, die sich auf Forschung und Praxis stützen und Ihnen helfen, bessere Besprechungsnotizen zu erstellen.

1. Wählen Sie eine Notizmethode, die zu Ihrem Stil passt

Nicht alle Methoden zum Notizenmachen sind für jeden geeignet. Wählen Sie ein System, das zu Ihrer Rolle, Ihrem Lernstil und der Art der Besprechung passt.

Beispiele für Methoden:

• Cornell-Methode: Teilen Sie Ihre Seite in zwei Spalten auf - die wichtigsten Punkte auf der linken Seite, detaillierte Notizen auf der rechten Seite. So können Sie später wichtige Entscheidungen schnell wiederfinden.
• Gliederungsmethode: Verwenden Sie die gemeinsam genutzte Tagesordnung als Rahmen und fügen Sie unter jedem Thema Notizen hinzu. Ideal für strukturierte Teamsitzungen.
• Quadranten-Methode: Unterteilen Sie die Notizen in vier Abschnitte: allgemeine Punkte, Ihre Aktionspunkte, die Aktionspunkte der anderen und Fragen. Nützlich, um Verantwortlichkeiten klar zu verfolgen.
• Dia-Methode: Wenn eine Präsentation gemeinsam genutzt wird, können Sie Notizen direkt auf den Folien anbringen, um Diskussionspunkte mit Bildmaterial zu verknüpfen.

Ein Fall aus der Praxis: Ein Marketingteam, das die Cornell-Methode anwandte, berichtete von 40% schnelleren Überarbeitungszeiten bei der Erstellung von Wochenberichten, da die wichtigsten Punkte sofort sichtbar waren.

2. Konzentration auf Entscheidungen und Ergebnisse, nicht auf das Gesagte

Der Versuch, jedes Wort zu erfassen, verschwendet Zeit und führt zu unübersichtlichen Notizen. Konzentrieren Sie sich auf Entscheidungen, Aktionspunkte und nächste Schritte.

Tipp: Verwenden Sie Kurzschrift, Abkürzungen oder Symbole, um Ideen schnell zu erfassen, ohne dass der Sinn verloren geht.

Fall: Während einer 90-minütigen Produktstrategiebesprechung zeichnete ein Projektleiter nur die wichtigsten Entscheidungen und Aufgabenzuweisungen auf und stellte später fest, dass die Teammitglieder 30% eher in der Lage waren, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

3. Handschriftliche Notizen können das Erinnerungsvermögen verbessern

Die Forschung zeigt, dass handschriftliche Notizen das Behalten von konzeptionellen Informationen erleichtern. Notizen mit Stift und Papier fördern das aktive Zuhören und reduzieren Ablenkungen wie E-Mails oder Multitasking.

Beispiel: Ein Teamleiter experimentierte einen Monat lang mit handschriftlichen Notizen und stellte fest, dass er sich bei Nachfassaktionen besser an Kundenanfragen erinnerte und Missverständnisse, die zuvor zu Verzögerungen geführt hatten, vermeiden konnte.

4. Verwenden Sie Vorlagen, um die Erstellung von Notizen zu vereinfachen.

Vorlagen sorgen für Konsistenz und beschleunigen den Prozess des Notierens. Ob Sie nun Besprechungsnotizen oder förmliche Protokolle, Eine strukturierte Vorlage stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen übersehen.

Beispiel: Ein Software-Entwicklungsteam führte eine gemeinsame Vorlage für Besprechungsnotizen ein, die Tagesordnungspunkte, Verantwortliche für Maßnahmen und Fristen enthielt. Die Anzahl der E-Mails zur Klärung von Fragen nach der Besprechung wurde um 50% reduziert.

5. Beauftragen Sie einen speziellen Notizenmacher

Wenn der Gastgeber die Besprechung moderiert, beauftragen Sie eine andere Person, Notizen zu machen. Wechseln Sie bei wiederkehrenden Besprechungen die Person, die die Notizen macht, ab, damit alle Teilnehmer Erfahrungen sammeln können und das Engagement erhalten bleibt.

Fall: Bei einer abteilungsübergreifenden wöchentlichen Synchronisierung führte der Wechsel des Protokollführers zu vollständigeren und genaueren Notizen, da jeder Teilnehmer eine neue Perspektive auf die wichtigsten Informationen einbrachte.

6. Aufzeichnung von Sitzungen als Backup, nicht als Ersatz

Verwenden Sie Aufzeichnungswerkzeuge, um Ihre Notizen zu ergänzen. Transkriptionen von Video- oder Audioaufnahmen machen es einfach, Punkte zu überprüfen und verpasste Details zu extrahieren.

Bewährte Praxis: Informieren Sie die Teilnehmer, dass die Besprechung aufgezeichnet wird, und speichern Sie die Aufzeichnungen an einem gemeinsamen Ort, damit das Team darauf zugreifen kann.

Fall: Ein Remote-Team, das eine automatische Transkriptionssoftware für Zoom-Meetings verwendete, sparte 2 Stunden pro Woche für die manuelle Nachbereitung und stellte gleichzeitig sicher, dass keine Entscheidungen verloren gingen.

7. Aufgabeninhaber und Fristen deutlich hervorheben

Jeder Aktionspunkt sollte folgende Angaben enthalten Wer ist verantwortlich? und wenn es fällig ist. Dadurch wird die Verantwortlichkeit sichergestellt und Verwirrung vermieden.

Beispiel: Nach einer Vorstandssitzung, eine Notiz enthalten:

• John: Erstellung des Q2-Finanzberichts bis zum 15. Juni
• Maria: Präsentation der Marketingstrategie auf der nächsten Vorstandssitzung

Diese Klarheit führte zu einer 100% pünktlichen Erledigung der Folgeaufgaben.

8. Gemeinsam an Notizen in Echtzeit arbeiten

Verwenden Sie nach Möglichkeit Tools für die Zusammenarbeit, damit mehrere Teilnehmer während der Besprechung Beiträge leisten können. Dies ermöglicht Korrekturen und Ergänzungen und stellt sicher, dass kein wichtiger Punkt übersehen wird.

Beispiel: Mithilfe eines gemeinsam genutzten Google Docs konnte ein Produktteam Ideen, Entscheidungen und Fragen gleichzeitig erfassen und so das häufige Problem der fragmentierten Notizen verschiedener Teilnehmer vermeiden.

9. Unmittelbar nach der Sitzung Notizen austauschen

Verteilen Sie Notizen so schnell wie möglich an alle Teilnehmer. Dies stärkt die Verantwortlichkeit, ermöglicht es asynchronen Teammitgliedern, den Rückstand aufzuholen, und stellt sicher, dass umsetzbare Punkte sichtbar sind, solange sie noch frisch sind.

Bewährte Praxis: Nutzen Sie Projektmanagement- oder Kommunikationsplattformen (z. B. Slack, Teams oder ein gemeinsames Laufwerk) für einfachen Zugriff und Benachrichtigungen.

Fall: Ein Vertriebsteam, das Besprechungsnotizen innerhalb von 30 Minuten nach der Besprechung austauschte, meldete eine um 25% schnellere Weiterverfolgung von Kundenaktionen.

10. Notizen in eine Wissensdatenbank verwandeln

Besprechungsnotizen sind wertvolle langfristige Ressourcen. Organisieren Sie sie in einem zentralen Repository, damit Ihr Team auf Entscheidungen, gelernte Lektionen und wiederkehrende Probleme zurückgreifen kann.

Beispiel: Ein Projektteam nutzte ein KI-gestütztes Notizentool, um Besprechungsnotizen automatisch zu transkribieren, zusammenzufassen und zu speichern. Innerhalb von sechs Monaten reduzierte diese Wissensdatenbank doppelte Arbeit um 20% und half neuen Teammitgliedern, sich schneller einzuarbeiten.

Wie man Besprechungsnotizen in Aktionspunkte umwandelt

Nach der Sitzung:

1. Überprüfen Sie Ihre Notizen und extrahieren Sie alle Aktionspunkte
2. Klärung der Verantwortlichkeiten und Fristen
3. Den Teilnehmern die Aufgaben klar vermitteln

Eine Notiz wie “Quartalsbericht vorbereiten” wird zum Beispiel nützlicher, wenn sie wie folgt umgeschrieben wird:
“Erstellen Sie bis zum 15. Juni einen Finanzbericht für Q2”.”

AI-Transkriptionstools machen all dies viel einfacher. Sie können automatisch die wichtigsten Punkte aus Besprechungen identifizieren, Aktionspunkte zusammen mit ihren Besitzern und Fristen extrahieren und sogar E-Mail-Erinnerungen an die verantwortlichen Parteien senden.

Verwendung von Besprechungsnotizen zum Aufbau einer Wissensdatenbank

Mit der Zeit entwickeln sich Besprechungsnotizen von einfachen Erinnerungen zu einer leistungsstarken Wissensressource, die die Effizienz und die Entscheidungsfindung in Ihrem Team fördern kann. Wenn sie an einem zentralen, durchsuchbaren Ort gespeichert werden - z. B. auf einem gemeinsamen Laufwerk, einem Unternehmens-Wiki oder einer Projektmanagement-Plattform - bieten sie greifbare Vorteile:

• Lernen Sie aus vergangenen Entscheidungen: Durch die Dokumentation von Diskussionen und Ergebnissen aus wöchentlichen Teamabstimmungen oder abteilungsübergreifenden Besprechungen können Teams nachvollziehen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden, und so das Risiko verringern, Fehler der Vergangenheit zu wiederholen. Ein Produktteam, das die Notizen vergangener Sprints überprüft, kann beispielsweise wiederkehrende Engpässe feststellen und die Planung entsprechend anpassen.
• Neue Mitglieder werden schneller aufgenommen: Neue Mitarbeiter können sich schnell einarbeiten, indem sie auf historische Sitzungsnotizen zugreifen, anstatt sich nur auf mündliche Erklärungen zu verlassen. Eine Fallstudie eines mittelgroßen Technologieunternehmens zeigte, dass neue Mitarbeiter, die zentralisierte Notizen verwendeten, ihre Einarbeitungszeit um 30% reduzierten.
• Vermeiden Sie die Wiederholung von Fehlern: Wenn gelernte Lektionen und Folgemaßnahmen klar dokumentiert werden, können Teams proaktiv verhindern, dass sich Fehler wiederholen. So konnte ein Marketingteam, das die Notizen zu Besprechungen nach einer Kampagne speicherte, feststellen, welche Messaging-Strategien nicht erfolgreich waren, und deren Wiederholung in künftigen Kampagnen vermeiden.
• Aufrechterhaltung des institutionellen Wissens: Besprechungsnotizen bewahren das Wissen auch dann, wenn wichtige Teammitglieder ausscheiden, und gewährleisten so Kontinuität. In verteilten Teams können virtuelle Meetings, die in einer durchsuchbaren Wissensdatenbank dokumentiert sind, Zeitzonen überbrücken und eine asynchrone Zusammenarbeit ermöglichen, ohne dass der Kontext verloren geht.

Indem sie Besprechungsnotizen nicht als statische Aufzeichnungen, sondern als lebendigen Wissensschatz behandeln, schaffen Teams eine Ressource, die kontinuierliches Lernen fördert, die strategische Planung unterstützt und letztlich das Unternehmenswachstum beschleunigt.

Letzte Überlegungen: Wie man gute Besprechungsnotizen macht, die genutzt werden

Gute Besprechungsnotizen sind klar, prägnant und umsetzbar. Sie versuchen nicht, alles zu erfassen - nur das, was wichtig ist. Indem Sie sich im Voraus vorbereiten, sich auf die Ergebnisse konzentrieren und die Notizen zeitnah weitergeben, verwandeln Sie Meetings von zeitraubenden Diskussionen in treibende Kräfte für echten Fortschritt.

Richtig gemacht, sind Besprechungsnotizen nicht nur eine Dokumentation. Sie sind ein Werkzeug für bessere Entscheidungen und stärkere Teamarbeit.