AI-kokousmuistiinpanojen tekeminen Microsoft Teamsissa - askel askeleelta

Tekoälyn kokousmuistiinpanojen tekeminen Microsoft Teamsissa

Yksityiskohtaisten muistiinpanojen tekeminen Microsoft Teamsin kokouksissa voi olla haastavaa, varsinkin kun sinun on keskityttävä keskusteluun sen sijaan, että kirjoittaisit kaiken muistiin. Microsoft Teams tarjoaa useita tekoälypohjaisia ja yhteistoiminnallisia muistiinpanotyökaluja, joiden avulla voit tehdä automaattisesti yhteenvetoja keskusteluista, korostaa keskeisiä kohtia ja luoda toimivia kokousmuistiinpanoja. Käyttämällä näitä työkaluja tiimit voivat säästää useita tunteja viikossa dokumentointitehtävissä ja varmistaa, ettei mitään jää huomaamatta.

Jos etsit budjettiystävällisempää vaihtoehtoa, VOMO AI-kokouksen muistiinpanoväline voi täydentää Teamsia. Se tarjoaa reaaliaikaisen transkription ja tekoälyn luomat yhteenvedot ilman kallista tilausta, mikä tekee siitä käytännöllisen ratkaisun yksityishenkilöille tai pienille tiimeille.

Microsoft Teamsin yhteisten muistiinpanojen ominaisuuden käyttäminen

Ennen kokousta

Yhteistyömuistiinpanojen avulla osallistujat voivat lisätä manuaalisesti muistiinpanoja, jotka näkyvät reaaliajassa kokouksen aikana. Sen käyttöönotto:

1. Avaa Microsoft Teams ja siirry Tapaa välilehti.
2. Valitse Aikatauluta kokous.
3. Klikkaa Lisää kokousmuistiinpanoja kutsun alareunassa. Lisää esityslistoja, muistiinpanoja tai tehtäviä, jotka näkyvät jaetussa näkymässä kokouksen aikana.

Kokouksen aikana

1. Napsauta aktiivisessa Teams-kokouksessa Huomautukset työkalupalkissa.
2. Käytä Kokousmuistiinpanot-ruudussa luoda esityslistan, kirjoittaa muistiinpanoja ja seurata tehtäviä reaaliajassa.

Muistiinpanojen käyttäminen kokouksen jälkeen

1. Avaa Microsoft Teams ja siirry Kalenteri.
2. Valitse kokous, jota haluat tarkastella, ja valitse sitten Laajenna kokouksen yksityiskohtia > Yksityiskohdat > Huomautukset.
3. Muistiinpanoja voi hakea myös Microsoft 365 -haun kautta kokouksen nimen perusteella.

Yhteistyöhön perustuvien muistiinpanojen edut

• Kaikkien osallistujien muokattavissa olevat jäsennellyt bullet pointit.
• Synkronoi kaikki Microsoft 365 -sovellukset, mukaan lukien Teams-keskustelu ja OneNote.
• Käytettävissä kokouksen jälkeen tarkistusta ja muokkausta varten.

Rajoitukset

• Vaatii manuaalista kirjoittamista, mikä voi häiritä.
• Ei tallenna automaattisesti puhuttua sisältöä.
• Rajoitetut muotoiluvaihtoehdot, eikä sitä voi helposti viedä Microsoft-sovellusten ulkopuolelle.
• Käytettävissä vain organisaatioille, joilla on työ- tai koulutilit ja jotka ovat ottaneet käyttöön julkisen esikatselun ominaisuudet.

Microsoft Teamsin älykkään yhteenveto-ominaisuuden käyttäminen

Mikä on älykäs yhteenveto

Intelligent Recap on tekoälypohjainen ominaisuus, joka analysoi nauhoitettuja kokouksia ja luo:

• Värikoodatut kokousaiheet
• Luvut, joissa on aikajanamerkit
• Tiivistetyt muistiinpanot
• Toimintakohteet

Se käyttää Tekoälyn transkriptio ja luonnollisen kielen käsittelyä nopeiden yhteenvetojen ja tehtävien luomiseen Teams Premium -käyttäjille.

Älykkään yhteenvedon käyttöönotto

1. Valitse kokouksessa Lisää > Tallenna ja kirjoita.
2. Valitse Aloita tallennus tai Aloita transkriptio.
3. Kokouksen jälkeen mene osoitteeseen Kalenteri, valitse kokous ja napsauta Yhteenveto välilehti.

Älykkäiden muistiinpanojen edut

• Tarjoaa lähtökohdan muistiinpanoille ja tehtäville.
• Tukee 25 kieltä.
• Kaikkien kokousosallistujien saatavilla.
• Muistiinpanoja voidaan muokata kokouksen jälkeen.

Rajoitukset

• Vaatii Teams Premium -lisenssin.
• Tekoälyn luoma sisältö voi vaatia tarkistusta tarkkuuden varmistamiseksi.
• Toimii vain nauhoitetuissa ja puhtaaksikirjoitetuissa kokouksissa.

Microsoft Teamsin tekoälyn luomien muistiinpanojen ominaisuuden käyttäminen

Mitä ovat tekoälyn luomat muistiinpanot

Tekoälyn luomat muistiinpanot kirjoitat automaattisesti puhtaaksi suunnitellut kokoukset ja teet yhteenvedon tärkeimmistä keskustelukohdista. Nämä muistiinpanot ovat saatavilla Yhteenveto välilehdellä ja antaa jäsenneltyjä yhteenvetoja ja toimintakohteita.

Kuinka ottaa käyttöön tekoälyn luomat muistiinpanot

1. Avaa Teams ja siirry osoitteeseen Kalenteri.
2. Varaa uusi kokous.
3. Kytke päälle Tekoälyn luomat muistiinpanot ennen kutsun lähettämistä.
4. Kokouksen aikana voit myös ottaa tekoälymuistiinpanot käyttöön seuraavilla tavoilla Huomautukset > kimallus kuvake.

Tekoälyn tuottamien muistiinpanojen käyttäminen kokouksen jälkeen

1. Mene osoitteeseen Chat välilehti Teamsissa.
2. Valitse kokouskeskustelu, jossa tekoälymuistiinpanot ovat käytössä.
3. Klikkaa Yhteenveto nähdäksesi pöytäkirjat, yhteenvedot ja suositellut tehtävät.

Edut

• Poistaa manuaalisen muistiinpanojen tekemisen.
• Osallistujat voivat muokata muistiinpanoja kokouksen aikana tai sen jälkeen.
• Tarjoaa välittömiä yhteenvetoja ja toimintakohteita.

Rajoitukset

• Käytettävissä vain aikataulutettuihin kokouksiin, ei pikakokouksiin tai kanavakokouksiin.
• Edellyttää Microsoft 365 Copilot -lisenssiä ja julkisen esikatselun käyttöoikeutta.
• Tekoälytiivistelmät saattavat vaatia tarkkuuden tarkistamista.

VOMOn käyttäminen täydentävänä tekoälyn muistiinpanovälineenä

Jos sinulla ei ole pääsyä Teams Premium -palveluun tai jos haluat reaaliaikaiset tekoälyn muistiinpanot ilman kalliita tilauksia, VOMO AI-kokouksen muistiinpanoväline on hyvä vaihtoehto:

• Kaappaa Microsoft Teams -kokousten suorat transkriptiot.
• Luo tekoälypohjaisia yhteenvetoja ja toimintakohteita välittömästi.
• Mahdollistaa vuorovaikutuksen transkriptin kanssa selvennysten tai syvempien oivallusten saamiseksi.
• Toimii useissa kokouksissa ilman lisälisensointikustannuksia.

VOMO auttaa tiimejä säästämään aikaa ja ylläpitämään tarkkoja ja toimivia kokousmuistiinpanoja.

Parhaat käytännöt tekoälyn kokousmuistiinpanoja varten Microsoft Teamsissa

• Ota aina käyttöön transkriptio tarkkojen tekoälytiivistelmien laatimiseksi.
• Nauhoita kokoukset älykkään tiedonkeruun tehokkuuden maksimoimiseksi.
• Tarkista tekoälyn tuottamien muistiinpanojen täydellisyys ja asiayhteys.
• Jaa muistiinpanot ja tehtävät heti kokousten jälkeen, jotta yhdenmukaistaminen nopeutuu.
• Yhdistä Teamsin tekoälytyökalut ja VOMO budjettiystävällisiin reaaliaikaisiin yhteenvetoihin.

Päätelmä

KäyttämälläTekoäly kokousten muistiinpanojen tekemiseen osoitteessa Microsoft Teams voi parantaa tuottavuuttasi huomattavasti, sillä se varmistaa, että jokainen keskustelukohta, toimintakohta ja päätös tallennetaan tarkasti ilman, että se häiritsee osallistumistasi kokoukseen. Hyödyntämällä Collaborative Notes-, Intelligent Recap- ja AI-Generated Notes -muistiinpanoja tiimit voivat säästää tunteja viikossa ja ylläpitää samalla jäsenneltyä ja toimintakelpoista dokumentaatiota. Niille, jotka etsivät kustannustehokasta vaihtoehtoa tai reaaliaikaista tekoälytukea, VOMO AI-kokouksen muistiinpanoväline tarjoaa saumattoman puhtaaksikirjoituksen ja tekoälyyn perustuvat tiivistelmät, joiden avulla on helppo pysyä kärryillä jokaisesta kokouksesta. Näiden tekoälytyökalujen avulla tiimit voivat keskittyä yhteistyöhön ja päätöksentekoon manuaalisen muistiinpanojen tekemisen sijaan.