Kyllä, Microsoft Copilot voi transkriboida kokouksia ja äänitallenteita, mutta sillä on joitakin tärkeitä ehtoja. Copilot itse ei suoraan muuta äänitteitä tekstiksi. Sen sijaan se integroituu Microsoft Teamsiin ja Wordiin, joissa on jo transkriptiotoiminnot. Jos esimerkiksi Teamsissa kokous on nauhoitettu tai transkriptio on käytössä, Copilot voi käyttää tekstiä yhteenvetojen, toimintakohteiden, vastaamattomien kysymysten ja muiden asioiden luomiseen.
Jos tarvitset ammattimaista palvelua, voit valita kolmannen osapuolen transkriptiotyökaluja, kuten VOMO, joka voi transkriboida sekä ääntä että videota ja tuottaa myös tekoälypohjaisia tiivistelmiä.
Miten Copilot käsittelee ääntä tekstiksi
Kun otat Microsoft Teamsissa käyttöön transkription, alusta luo reaaliaikaisen transkriptin keskustelusta. Copilot rakentuu tuon transkriptiotiedoston päälle, jolloin voit kysyä esimerkiksi seuraavia kysymyksiä. "Mitä päätöksiä tehtiin?" tai "Mitä tehtäviä annettiin?". Tämä tekee Copilotista käytännöllisen ääni tekstiksi assistentti, sillä se ei vain kirjoita puhtaaksi vaan myös tulkitsee ja tiivistää sisällön.
Jos kukaan ei kytke transkriptiota (tai Copilotia itseään) päälle kokouksen aikana, Copilot ei voi analysoida transkriptiota jälkikäteen. Tällöin sinulla on vain mahdollisuus luoda muistiinpanoja manuaalisesti tai ladata erillinen transkriptio toiseen tekoälytyökaluun.
Kopilotti tiimien kokouksissa: Käyttäjän vs. ylläpitäjän asetukset
Copilotin käyttäminen Teamsissa vaatii jonkin verran asetuksia:
- Käyttäjän asetukset: Jos sinulla on Copilot-lisenssi, voit ottaa Copilotin käyttöön kokousten aikana. Voit päättää, toimiiko se vain kokouksen aikana (väliaikainen transkripti) tai kokouksen aikana ja sen jälkeen (jatkuva transkriptio).
- Hallintopolitiikka: Järjestelmänvalvojat hallitsevat oletuskäytäntöjä Teamsin hallintakeskuksessa osoitteessa Kokoukset > Kokouskäytännöt. Nämä asetukset voivat ohittaa käyttäjän valinnat, mikä tarkoittaa, että ylläpitäjät päättävät, tallennetaanko transkriptiot, ovatko ne väliaikaisia vai poistetaanko ne kokonaan käytöstä.
Käytännöt vaikuttavat siihen, voiko Copilot pysyä aktiivisena kokouksen jälkeen vai onko se rajoitettu vain live-käyttöön. Esimerkiksi:
- Käytössä ja tallennettu transkripti vaaditaan (oletus) - Copilot käyttää aina transkriptiota, ja transkriptiot säilyvät kokouksen jälkeen.
- Käytössä, kun transkripti tallennetaan oletusarvoisesti - Copilot ja transkriptio ovat oletusarvoisesti käytettävissä, mutta järjestäjät voivat kytkeä ne pois päältä.
- Osoitteessa - Copilot toimii vain kokousten aikana, ja tilapäiset pöytäkirjat häviävät kokouksen päätyttyä.
- Off - Copilot on oletusarvoisesti poistettu käytöstä, mutta järjestäjät voivat ohittaa tämän tiettyjen kokousten osalta.
Mitä tapahtuu kokouspöytäkirjoille?
Kun transkriptio on käytössä, Teams tallentaa transkriptiot kokouksen järjestäjän OneDriveen (eikä Exchange Onlineen, kuten ennen vuoden 2024 loppua). Näitä puhtaaksikirjoituksia voidaan jakaa sisäisesti osallistujien kanssa, mutta ei automaattisesti ulkoisten osallistujien kanssa.
Jos Copilot on käynnissä kokouksen aikana, se käyttää tätä transkriptiota kaikkien tietojensa saamiseksi. Ilman pöytäkirjaa Copilot ei voi luoda muistiinpanoja tai vastata kokouksen jälkeisiin kysymyksiin.
Kopilotti ilman opintosuoritusotetta
Mielenkiintoista on, että voit käyttää Copilotia Teams-kokouksissa, vaikka tallennus ja transkriptio olisi poistettu käytöstä. Tällöin Copilot käsittelee väliaikaisia puheesta tekstiksi tiedot reaaliajassa. Näin voit pyytää Copilotilta yhteenvetoja tai toimintakohteita. ainoastaan kokouksen aikana. Kun kokous kuitenkin päättyy, kaikki väliaikaiset tiedot hävitetään, eikä Copilot enää näy Yhteenveto-välilehdellä.
Tämä vaihtoehto on hyödyllinen luottamuksellisissa kokouksissa, joissa haluat tekoälyn apua, mutta et halua, että pöytäkirjoja tallennetaan pitkällä aikavälillä.
Tekeekö Copilot transkriptioita kokouksista?
Kyllä, Copilot voi auttaa kokousten puhtaaksikirjoittamisessa, mutta se toimii yhdessä Microsoft Teamsin kanssa. Kun nauhoitat Teams-kokouksen, alusta luo automaattisesti suoran transkriptin. Sen jälkeen Copilot käyttää tätä transkriptiota tiivistämään keskeiset kohdat, korostamaan toimintakohteita ja luomaan jäsenneltyjä kokousmuistiinpanoja. Vaikka Copilot ei itse kaappaa ääntä, se parantaa Microsoftin sisäänrakennettua transkriptiotoimintoa muuttamalla raakapöytäkirjat selkeäksi ja hyödylliseksi sisällöksi.
Copilot vs. muut transkriptiotyökalut
Copilotin vahvuutena on integraatio verrattuna erityisiin transkriptio-ohjelmistoihin. Erikoistyökalut voivat tukea useita formaatteja tai edistyneempää muokkausta, mutta Copilot pitää kaiken Microsoft 365:n sisällä. Se yhdistää transkription kehittyneeseen tiivistämiseen, mikä helpottaa transkriptioiden uudelleenkäyttöä asiakirjoihin, esityksiin tai jopa video tekstiksi työnkulut koulutusta tai sisällön luomista varten.
Usein kysytyt kysymykset Copilot Transcription in Teams -palvelusta
Kirjoittaako Copilot kokoukset automaattisesti?
Ei. Jonkun on otettava Copilot tai transkriptio käyttöön kokouksen aikana. Ilman sitä Copilotilla ei ole transkriptiota, jonka pohjalta työskennellä.
Voinko käyttää Copilotia kokouksen jälkeen?
Kyllä, jos transkriptio on otettu käyttöön ja tallennettu. Copilot voi myöhemmin analysoida ja vastata kirjoitusta koskeviin kysymyksiin.
Voiko Copilot työskennellä tallentamatta transkriptiota?
Kyllä. Jos asetuksena on Vain kokouksen aikana, Copilot käyttää väliaikaista puheesta tekstiksi -dataa. Nämä tiedot kuitenkin poistetaan, kun kokous päättyy.
Voivatko ulkopuoliset osallistujat käyttää Copilotia?
Ei. Ulkopuoliset osallistujat eivät voi olla vuorovaikutuksessa Copilotin kanssa, vaikka heillä olisikin lisenssi.
Missä transkriptiot säilytetään?
Pysyvät pöytäkirjat tallennetaan kokouksen järjestäjän OneDriveen, ei Exchange Onlineen.
Käyttääkö Copilot kokousten sisältöä koulutukseen AI-mallit?
Copilot ei käytä kokoustietojasi mallien kouluttamiseen.
Lopulliset ajatukset: Pitäisikö sinun käyttää Copilotia kokousten transkriptioihin?
Jos olet jo Microsoft 365 -ekosysteemissä, Copilot on kätevä tapa mennä pelkkää transkriptiota pidemmälle. Se muuntaa kokousten raakapöytäkirjat käyttökelpoisiksi muistiinpanoiksi, yhteenvedoiksi ja oivalluksiksi. Se vaatii kuitenkin asianmukaiset asetukset ja on riippuvainen Teamsin tallennus/kirjoituskäytännöistä.
Organisaatioille, jotka tarvitsevat joustavampaa transkriptiota eri alustoilla, Copilotin yhdistäminen kolmansien osapuolten palveluihin, kuten VOMOon, tarjoaa molempien maailmojen parhaat puolet: luotettavan transkription ja kehittyneen tekoälyn tiivistämisen.
