Cara Menggunakan Zoom AI untuk Membuat Catatan Rapat - Langkah demi Langkah

Jika Anda pernah bertanggung jawab untuk mencatat selama rapat, Anda pasti tahu betapa menantangnya hal ini. Anda harus mencatat secara akurat masukan dari setiap peserta, tetapi gangguan sesaat dapat berarti kehilangan detail penting. Berfokus pada mendengarkan dan mengetik dapat menghalangi Anda untuk sepenuhnya terlibat dalam diskusi. Zoom AI mengatasi masalah ini dengan menangkap poin-poin penting secara otomatis, meringkas diskusi, dan menyoroti butir-butir tindakan, sehingga Anda dapat berpartisipasi secara aktif sekaligus memastikan tidak ada yang terlewatkan.

Untuk tim yang ingin memaksimalkan efisiensi rapat, Zoom AI dapat menghasilkan rangkuman waktu nyata dan tindak lanjut yang dapat ditindaklanjuti tanpa mengharuskan Anda merekam rapat. Banyak profesional telah melaporkan penghematan beberapa jam per minggu dengan menggunakan alat bantu pencatatan AI untuk menangani tugas dokumentasi yang sebelumnya menghabiskan banyak waktu.

Jika Anda mencari opsi yang lebih ramah anggaran, Anda dapat mencoba Pencatat Rapat VOMO AI. Itu menyediakan transkripsi waktu nyata dan ringkasan yang dihasilkan oleh AI tanpa memerlukan langganan yang mahal, menjadikannya alternatif yang dapat diakses oleh individu atau tim kecil.

Unduh VOMO Mulai Transkripsi Gratis

Memahami Pencatatan AI

Apa yang Dimaksud dengan Pencatatan Rapat yang Didukung AI?

Pencatatan rapat yang didukung AI, juga disebut sebagai catatan rapat otomatis atau Transkripsi AI, menggunakan kecerdasan buatan untuk merekam konten yang diucapkan dan menghasilkan rangkuman yang ringkas. Alat bantu AI ini tidak hanya menangkap kata-kata, tetapi juga mengidentifikasi poin-poin diskusi utama, keputusan, dan langkah selanjutnya. Misalnya, Zoom AI dapat secara otomatis menyoroti item tindakan dan tenggat waktu, sehingga anggota tim tahu siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.

Cara Kerja Pencatatan AI

Pencatatan AI mengandalkan pembuatan transkrip AI dan ringkasan rapat otomatis. Zoom AI menggunakan pemrosesan bahasa alami (NLP) untuk mengubah percakapan lisan menjadi teks, lalu meringkasnya menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti. AI mengidentifikasi poin-poin penting, menandai tindak lanjut, dan mengatur konten berdasarkan topik. Tidak seperti beberapa alat yang memerlukan rekaman rapat lengkap, Zoom AI dapat memberikan rangkuman secara real-time tanpa merekam, menjaga privasi sekaligus menjaga agar catatan tetap akurat dan mudah diakses.

Manfaat untuk Rapat Zoom

Catatan AI waktu nyata dan fitur transkripsi Zoom AI secara signifikan meningkatkan produktivitas rapat:

• Kurangi multitasking:Fokus pada diskusi daripada menulis catatan.
• Menangkap semua detail:Jangan pernah melewatkan poin penting atau tenggat waktu, bahkan selama percakapan multi-pembicara.
• Menghemat waktu pasca rapat:Ringkasan secara otomatis tersedia untuk ditinjau dan dibagikan.
• Mendukung tim global:Transkripsi multi-bahasa memungkinkan kolaborasi tanpa hambatan dalam rapat internasional.

Menurut survei Morning Consult, hampir 75% pemimpin tim melakukan pencatatan beberapa kali per minggu, dengan 48% menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang diharapkan. Zoom AI dapat mengurangi biaya tambahan ini secara drastis.

Mengaktifkan Catatan AI di Zoom

Fitur-fitur Asisten Rapat AI Zoom

AI Companion dari Zoom menyediakan serangkaian alat bantu yang komprehensif untuk meningkatkan efisiensi rapat:

• Cerdas catatan rapat:Merangkum rapat dengan sorotan, item tindakan, dan langkah selanjutnya.
• Pertanyaan dalam rapat:Ajukan pertanyaan kepada AI tentang diskusi tanpa mengganggu rapat.
• Perekaman cerdas:Secara otomatis memilah rekaman cloud ke dalam beberapa bab dan menyoroti momen-momen penting.
• Penyusunan email dan dokumen:Hasilkan email tindak lanjut atau dokumen bisnis langsung dari konten rapat.
• Perangkuman obrolan:Memadatkan utas obrolan yang panjang agar lebih cepat dipahami.

Cara Mengaktifkan Catatan AI Zoom

Untuk mengaktifkan catatan Zoom AI dengan akun Zoom berbayar:

1. AksesPengaturan zoomdan arahkan kePendamping AI.
2. NyalakanRingkasan Pertemuanuntuk menghasilkan ringkasan secara otomatis.
3. AktifkanPertanyaan Pendamping AIsehingga para peserta dapat bertanya tentang poin-poin diskusi.
4. AktifkanPerekaman Cerdasuntuk mengatur rekaman cloud dengan bab dan sorotan.

Setelah diaktifkan, catatan akan muncul secara real-time dan dapat dibagikan melalui email atau Zoom Team Chat, sehingga menyederhanakan kolaborasi dan tindak lanjut.

Menggunakan Catatan AI Zoom Sebelum, Selama, dan Setelah Rapat

Sebelum Rapat:

• Siapkan catatan AI terlebih dahulu untuk Zoom atau platform terintegrasi seperti Microsoft Teams danGoogle Meet.
• Tinjau topik diskusi melalui integrasi Slack untuk menyiapkan pertanyaan dan poin pembicaraan.

Selama Rapat:

• Tangkap ide Anda sendiri dan minta AI Companion menyempurnakannya dengan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
• Buat catatan langsung di dalam Zoom AI Companion tanpa berpindah aplikasi.
• Menerjemahkan dan meringkas konten dalam bahasa lain untuk tim global.

Setelah Rapat:

• Melihat ringkasan rapat secara detail tanpa memerlukan rekaman.
• AI secara otomatis mengidentifikasi tugas dan item tindakan lanjutan.
• Bagikan rangkuman melalui email, obrolan, atau Zoom Docs untuk penyelarasan tim yang cepat.
• Ubah ringkasan menjadi templat Zoom Documents untuk menyusun laporan, email, atau dokumen bisnis, dan mengotomatiskan alur kerja untuk tindak lanjut tugas.

Menggunakan Catatan AI untuk Memaksimalkan Produktivitas

Zoom AI memungkinkan Anda untuk fokus pada rapat sementara AI menangani pencatatan. Setelah rapat, Anda dapat mengubah rangkuman rapat menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti, memprioritaskan item, dan mengintegrasikannya ke dalam alur kerja Anda. Tim dapat melacak keputusan, mengalokasikan tanggung jawab, dan menjaga kesinambungan di seluruh rapat, semuanya tanpa meninggalkan ekosistem Zoom.

Misalnya, dengan menggunakan templat Zoom Docs, tim produk dapat dengan cepat mengubah sesi curah pendapat menjadi rencana proyek yang dapat ditindaklanjuti. Dengan mengotomatiskan tindak lanjut dan dokumentasi, pencatatan AI memastikan tidak ada ide atau tugas yang terlewatkan, sehingga meningkatkan laba atas investasi waktu dan produktivitas tim.

Praktik Terbaik untuk Pencatatan AI Zoom

• Aktifkanringkasan waktu nyatauntuk setiap pertemuan untuk mengurangi beban kerja setelah pertemuan.
• Menetapkan yang dihasilkan oleh AIitem tindakan segerauntuk menjaga akuntabilitas.
• Integrasikan denganSlack, email, atau Zoom Dokumenuntuk memusatkan konten rapat.
• Gunakan catatan AI untukpertemuan yang terlewatuntuk mengejar ketinggalan dengan cepat tanpa bergantung pada catatan rekan kerja.
• Dorong peserta untukmengajukan pertanyaan kepada AIselama rapat untuk mengklarifikasi poin-poin tanpa mengganggu diskusi.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat mengubah rapat Zoom dari yang semula menguras produktivitas menjadi alat kolaborasi yang efisien, menghemat waktu setiap minggunya, dan memastikan semua diskusi penting didokumentasikan.

PERTANYAAN YANG SERING DIAJUKAN

Apa pencatat rapat AI gratis terbaik?

The pencatat rapat AI gratis terbaik tergantung pada apa yang Anda butuhkan. Alat-alat seperti Zoom AI Companion (Pendamping AI) yang sudah ada di dalam paket Zoom berbayar menawarkan ringkasan AI yang andal tanpa perangkat lunak tambahan. Untuk pengguna yang mencari opsi ramah anggaran yang dapat digunakan dengan Zoom dan platform lainnya, Pencatat Rapat VOMO AI adalah pilihan yang kuat. Aplikasi ini menyediakan transkripsi waktu nyata dan ringkasan rapat otomatis tanpa memerlukan langganan yang mahal, menjadikannya salah satu solusi gratis atau berbiaya rendah terbaik untuk merekam konten rapat.

Dapatkah AI membuat catatan rapat?

Ya. AI dapat membuat catatan rapat dengan menggunakan teknologi speech-to-text untuk mengubah percakapan lisan menjadi teks dan kemudian menerapkan pemrosesan bahasa alami untuk mengidentifikasi poin-poin penting, keputusan, dan item tindakan. Pencatat rapat AI dapat menghasilkan transkrip waktu nyata, meringkas diskusi, dan menyoroti langkah selanjutnya, sehingga peserta dapat fokus pada percakapan alih-alih mencatat secara manual. Alat bantu seperti Zoom AI Companion dapat melakukan hal ini tanpa Anda perlu merekam rapat.

BERBAGI :

Facebook Twitter Reddit Linkedin