Per iniziare una riunione con una nota positiva, dedicare i primi due minuti a un'idea di “Cavo di alimentazione”-Come ad esempio condividere una recente vittoria del team o una specifica gratitudine, piuttosto che tuffarsi direttamente nei problemi o nella logistica. Iniziare con richieste immediate o silenzi imbarazzanti crea un “contagio emotivo” negativo che abbassa il morale e soffoca la creatività. Stabilendo una zona di sicurezza psicologica fin dall'inizio, si stimola il cervello del team a collaborare e a risolvere meglio i problemi.
VOMO trasforma automaticamente le registrazioni in note di riunione strutturate, permettendovi di smettere di essere uno “scriba” e di concentrarvi interamente sulla facilitazione dell'energia positiva. Con 99%-trascrizione accurata gestendo la documentazione, siete liberi di mantenere il contatto visivo e di impegnarvi con il vostro team, sapendo che ogni decisione chiave e punto d'azione è stato catturato perfettamente senza il vostro sforzo manuale.
La psicologia dell“”apertura positiva": Perché i primi 2 minuti sono importanti
I primi due minuti di una riunione non servono solo ad aspettare che le persone si registrino, ma stabiliscono il tono biochimico dell'intera sessione. Le ricerche della psicologia positiva suggeriscono che iniziare con un “Power Lead” - un'affermazione o una riflessione positiva - rilascia dopamina nel cervello.
- L'effetto “Power Lead”: Quando i cervelli sono inondati di dopamina, diventano 12% più produttivi e significativamente più abili nella risoluzione di problemi creativi.
- Sicurezza psicologica: Un'apertura positiva segnala che la riunione è una “zona sicura”. Questo incoraggia i membri del team a esprimere idee rischiose senza temere critiche immediate.
- Azioni ibride: Per i team remoti, le “chiacchiere pre-riunione” spesso si perdono. Un inizio positivo e strutturato assicura che i dipendenti remoti si sentano inclusi come quelli presenti nella sala.
5 strategie per dare una scossa all'energia (al di là dei “fatti divertenti”)
Non servono giochi imbarazzanti per rompere il ghiaccio per creare energia. È sufficiente spostare l'attenzione dallo “stress” alla “connessione”.”
- 1. Il giro della “gratitudine”: Chiedete a tutti di nominare una persona della telefonata per la quale sono grati. Questo crea immediatamente coesione e abbassa le barriere difensive.
- 2. Il “Win” Recap: Iniziate rivedendo un successo della scorsa settimana. VOMO può aiutare in questo senso riepilogo dei principali successi dal precedente note di riunione, fornendo un elenco di risultati già pronti da leggere.
- 3. Il “Controllo del polso”: Chiedete un check-in di una parola o di un Emoji per sapere come si sentono gli altri. È un modo rapido per valutare il burnout senza fare domande invasive.
- 4. L'allineamento dello “scopo”: Ricordare al team perché questa riunione è importante. Collegate l'ordine del giorno alla missione più ampia dell'azienda.
- 5. L'ospite “unplugged”: Il leader non deve prendere appunti. Decidere chiaramente chi deve prendere appunti in una riunione consente di stabilire un contatto visivo, di sorridere e di impegnarsi. Lasciate la documentazione all'intelligenza artificiale.
15 copioni di riunioni da copiare e incollare (esempi per ogni scenario)
A volte sapete di dover essere positivi, ma non sapete cosa dire. Ecco dei copioni che potete utilizzare immediatamente.
Per lo Standup del lunedì mattina:
- “Bentornati! Prima di tuffarci nei bloccanti, facciamo un giro: Qual è la cosa che non vedete l'ora di spedire questa settimana?”.”
- “Buon lunedì. Iniziamo con una ‘Vittoria lampo’: chi ha ottenuto una piccola vittoria nel fine settimana?”.”
- “Scrolliamoci di dosso la tristezza del lunedì”. Sondaggio veloce: Qual è la cosa migliore che avete mangiato questo fine settimana?".”
Per le riunioni ad alto rischio o del consiglio di amministrazione: (Se avete bisogno di un aggiornamento sul protocollo, leggete come redigere un verbale di riunione)
- “Grazie a tutti per essere qui. Vorrei iniziare riconoscendo l'incredibile sforzo compiuto in particolare per il Progetto X...”.”
- “Abbiamo un'agenda fitta di appuntamenti, ma prima voglio sottolineare un feedback positivo dei clienti che abbiamo appena ricevuto”.”
- “Prima di esaminare le sfide, prendiamoci un momento per rivedere le pietre miliari che abbiamo raggiunto con successo lo scorso trimestre”.”
Per gli incontri a tu per tu e le valutazioni delle prestazioni: (Vedere le linee guida su come prendere appunti per qualsiasi tipo di riunione)
- “Non vedevo l'ora di farlo. Come si sente in questo momento rispetto al suo carico di lavoro, su una scala da 1 a 10?”.”
- “Prima di esaminare le metriche, mi dica qualcosa di cui è stato veramente orgoglioso di aver realizzato il mese scorso”.”
- “Qual è una cosa che posso fare questa settimana per rimuovere un ostacolo per voi?”.”
Per le chiamate remote/ibride:
- “So che siamo tutti sugli schermi, quindi facciamo un rapido saluto con la telecamera per salutare [Nome] che si unisce a noi da [Luogo]”.”
- “Facciamo un ‘Sound Check’ - tutti si tolgono il microfono e dicono ‘Good Morning’ allo stesso tempo!”.”
- “Scrivete un ‘Non-Work Win’ nella casella della chat mentre aspettiamo che gli altri si uniscano”.”
Per le riunioni di crisi o di risoluzione dei problemi (resilienza):
- “Abbiamo un problema difficile da risolvere oggi, ma guardando il talento in questa stanza, sono sicuro che abbiamo le persone giuste per risolverlo”.”
- “Cominciamo a separare i ‘fatti’ dalle ‘storie’. Cosa sappiamo con certezza che sta funzionando in questo momento?”.”
- “Prima di criticare l'errore, apprezziamo le ore che il team ha impiegato per portarci fin qui”.”
L“”ospite senza spina": Come l'intelligenza artificiale crea connessione
Il più grande killer delle vibrazioni della riunione è un ospite distratto. Se guardate il vostro taccuino o digitate freneticamente sul portatile, state segnalando un disimpegno. Non si può facilitare l'energia mentre si agisce come scriba.
Il VOMO permette di essere pienamente presenti. Utilizzando la piattaforma per registrare e trascrivere, vi liberate di guardare il vostro team negli occhi.
- 99%-Trascrizione accurata: VOMO fornisce trascrizioni altamente accurate con l'identificazione del parlante, in modo da non doversi preoccupare di perdere nemmeno una parola.
- Voci di azione automatizzate: VOMO trasforma automaticamente le registrazioni in note strutturate. In questo modo si assicura di catturare esattamente cosa deve e non deve essere incluso nel verbale della riunione e le decisioni, assicurando che le “cose noiose” siano gestite istantaneamente.
- Fiducia nel record: Quando il team sa che VOMO sta catturando i dettagli, smette di prendere appunti sulla difensiva e inizia a fare brainstorming creativo.
Gestire i “killer delle vibrazioni”: Ritardatari e problemi tecnici
Anche le migliori aperture possono essere ostacolate dalla logistica. Ecco come gestirli con grazia.
Il “silenzio tombale”: Se fate una domanda e nessuno vi risponde, non sentitevi frustrati. Utilizzate Domande e risposte sull'intelligenza artificiale di VOMO per porre domande direttamente sulle registrazioni passate per stimolare la memoria e la discussione.
La regola del ritardatario: Non riavviare mai la riunione per un ritardatario. Manca di rispetto ai partecipanti puntuali. Invece, dite semplicemente: “Benvenuti! Stiamo discutendo di [argomento]. Potete controllare il riepilogo VOMO più tardi per sapere cosa vi siete persi”.”
L'imbarazzo del “guasto tecnico”: Se una schermata si blocca, non fatevi prendere dal panico. Preparate una battuta di riserva o fate una “domanda del giorno” mentre l'IT risolve il problema.
