Verbale della riunione sono una componente cruciale di una comunicazione aziendale efficace e della tenuta dei registri. Forniscono un riassunto chiaro, conciso e accurato di ciò che è emerso durante una riunione, comprese le decisioni prese, le azioni concordate e i compiti assegnati. Un modello di verbale di riunione ben strutturato può semplificare il processo di acquisizione di queste informazioni, rendendo più facile per i partecipanti e gli assenti rimanere informati e responsabili. In questo blog esploreremo gli elementi essenziali di un ottimo modello di verbale di riunione e offriremo suggerimenti su come creare quello più adatto alle vostre esigenze.
Perché i verbali delle riunioni sono importanti?
I verbali delle riunioni hanno diverse funzioni fondamentali:
-
Documentazione: Forniscono una registrazione scritta di ciò che è stato discusso, deciso e assegnato durante la riunione. Questo è importante per la responsabilità e per i riferimenti futuri.
-
Chiarezza e concentrazione: Il verbale aiuta a garantire che tutti i partecipanti abbiano la stessa comprensione di ciò che è stato discusso e concordato. Aiuta a prevenire i malintesi e a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
-
Punti d'azione: I verbali delineano i punti d'azione specifici, i responsabili di ciascun compito e le scadenze, rendendo più facile monitorare i progressi e dare seguito agli impegni.
-
Conformità e prove legali: In alcuni casi, i verbali delle riunioni possono servire come prova legale delle decisioni prese, soprattutto in contesti formali come le riunioni del consiglio di amministrazione.
Per garantire che il verbale della riunione sia completo ed efficace, il modello deve includere i seguenti elementi essenziali:
Elementi essenziali di un ottimo modello di verbale di riunione
1. Dettagli della riunione
Iniziate il vostro verbale di riunione con i dettagli di base della riunione. Questa sezione fornisce il contesto e aiuta chiunque stia leggendo il verbale a capire lo scopo e la portata della riunione.
Dettagli chiave da includere:
-
Data: La data in cui si è svolta la riunione.
-
Tempo: Orario di inizio e fine della riunione.
-
Posizione: Dove si è svolta la riunione (luogo fisico o piattaforma virtuale).
-
Tipo di riunione: Specificare se si tratta di una riunione ordinaria, speciale, di consiglio o di progetto.
2. Partecipanti e assenti
Elencare chiaramente tutti i partecipanti, compresi i loro ruoli (ad esempio, presidente, segretario, membri del team). Annotate anche gli eventuali assenti, in modo da documentare chi era presente e chi ha perso la riunione.
Dettagli da includere:
-
Partecipanti: Nomi e ruoli dei presenti.
-
Assenti: Nomi di coloro che sono stati invitati ma non hanno potuto partecipare, con l'indicazione dei motivi dell'assenza.
3. Ordine del giorno
Includere un breve schema dell'ordine del giorno della riunione. In questo modo si definisce la struttura del verbale e si assicura che tutti i punti all'ordine del giorno siano trattati nelle note.
Componenti di una sezione dell'Agenda:
-
Punti all'ordine del giorno: Un elenco di argomenti o voci che sono stati pianificati per la discussione.
-
Regolazioni: Eventuali modifiche o integrazioni apportate all'ordine del giorno durante la riunione.
4. Approvazione del verbale precedente
Se applicabile, includere una sezione che riporti l'approvazione del verbale della riunione precedente. Questa è una pratica standard nelle riunioni formali e serve a riconoscere ufficialmente che il verbale precedente è accurato.
Dettagli da includere:
-
Revisione e approvazione: Registrare eventuali commenti o correzioni richiesti prima dell'approvazione del verbale.
-
Mozione di approvazione: Documento che ha spostato e appoggiato l'approvazione del verbale.
5. Punti di discussione
Per ogni punto all'ordine del giorno, fornire una sintesi della discussione che si è svolta. Questo dovrebbe includere i punti chiave sollevati, le informazioni importanti condivise e i diversi punti di vista.
Come documentare i punti di discussione:
-
Sintesi: Riassumere le discussioni principali senza entrare in inutili dettagli.
-
Decisioni: Annotare tutte le decisioni prese durante la discussione, anche se informali.
6. Decisioni prese
Illustrare chiaramente tutte le decisioni prese durante la riunione. Questa sezione deve essere concisa e indicare esattamente cosa è stato deciso, da chi e le implicazioni di tali decisioni.
Dettagli da includere:
-
Decisioni: Una breve descrizione di ogni decisione.
-
Parti responsabili: Chi ha preso la decisione o chi è responsabile della sua esecuzione.
7. Punti d'azione
I punti d'azione sono probabilmente la parte più critica dei verbali di riunione. Esse delineano i compiti specifici che devono essere portati a termine, i responsabili e le scadenze.
Componenti dei punti d'azione:
-
Descrizione del compito: Una descrizione chiara del compito o dell'azione.
-
Assegnato a: Nome della persona o del team responsabile del compito.
-
Data di scadenza: Termine ultimo per il completamento.
8. Dettagli della prossima riunione
Alla fine del verbale, includere dettagli sulla prossima riunione in programma. Questo aiuta a tenere tutti informati sulle prossime riunioni e prepara i partecipanti alle discussioni future.
Dettagli da includere:
-
Data e ora: Quando è prevista la prossima riunione.
-
Posizione/Piattaforma: Dove si terrà la prossima riunione.
-
Ordine del giorno preliminare: Se disponibile, includere una bozza dell'ordine del giorno della prossima riunione.
9. Note o commenti aggiuntivi
Includere una sezione per eventuali note aggiuntive, commenti o approfondimenti che non rientrano nelle altre categorie. Questa sezione garantisce che non venga tralasciato nulla di importante.
Esempi:
-
Articoli di follow-up: Note sui punti che richiedono un follow-up nella prossima riunione.
-
Commenti generali: Qualsiasi altra informazione pertinente che possa essere utile per riferimenti futuri.
10. Linee di firma (se richieste)
Per le riunioni più formali, come quelle del consiglio di amministrazione o quelle legali, includere le linee di firma del presidente della riunione e della persona che redige il verbale. In questo modo si formalizza il documento e si ottiene una registrazione ufficiale.
Dettagli da includere:
-
Firma del presidente: Conferma che il verbale rispecchia fedelmente la riunione.
-
Firma del verbalizzante: Verifica che i verbali siano stati registrati con precisione.
Suggerimenti per un verbale di riunione efficace
-
Siate concisi: Concentratevi sui punti chiave e sulle decisioni senza registrare ogni dettaglio della conversazione.
-
Utilizzare un linguaggio chiaro: Scrivete con un tono chiaro e professionale, evitando il gergo o i termini ambigui.
-
Rivedere e distribuire tempestivamente: Distribuire il verbale subito dopo la riunione per garantire un follow-up tempestivo dei punti d'azione.
-
Utilizzare i modelli: L'uso di un modello garantisce la coerenza tra le riunioni e facilita l'acquisizione delle informazioni necessarie da parte di chi redige i verbali.
Massimizzare l'efficacia dei verbali delle riunioni
Un modello di verbale di riunione ben fatto è essenziale per una comunicazione efficace e per la responsabilità all'interno di qualsiasi organizzazione. Includendo tutti gli elementi necessari, come i dettagli della riunione, i partecipanti, i punti all'ordine del giorno, le decisioni e le azioni da intraprendere, è possibile creare un resoconto completo che mantenga tutti allineati e in linea.
Per coloro che desiderano snellire ulteriormente il processo, si può considerare l'utilizzo di strumenti digitali come VOMO AIche può trascrivere le discussioni delle riunioni e aiutare a generare verbali di riunione organizzati e attuabili senza alcuno sforzo. Con VOMO Grazie alle funzioni avanzate di trascrizione e analisi AI, è possibile acquisire ogni dettaglio delle riunioni e convertirle in contenuti utili e condivisibili che migliorano la produttività e la comunicazione all'interno del team. Clicca qui per imparare a registrare e trascrivere i verbali delle riunioni con VOMO AI.
Che si tratti di piccole riunioni di team o di grandi sessioni aziendali, un solido modello di verbale di riunione combinato con gli strumenti giusti può fare la differenza nel mantenere una comunicazione chiara ed efficace.
