ビジネスミーティングは、対面であれ、バーチャルであれ、ハイブリッドであれ、企業の基本的な部分です。アイデアを共有し、意思決定を行い、人間関係を構築する機会である。しかし、会議の成功は議題や参加者だけでなく、会議中のエチケットにも左右されることが多い。適切なビジネスミーティングのエチケットは、生産的な環境を育み、同僚への敬意を示し、ミーティングを円滑かつ効率的に進めることができます。このブログでは、すべてのプロフェッショナルが知っておくべきビジネスミーティングのエチケット・ルールトップ10をご紹介します。
1.時間を守る
時間厳守は敬意とプロ意識の表れです。時間通りに到着することは、あなたが他人の時間を大切にし、会議の目的に全力を尽くしていることを示す。
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なぜ重要なのか:遅刻は会議の流れを乱し、他の参加者を待たせたり、情報を繰り返したりすることになり、時間の無駄につながります。
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チップ:特に技術的な問題が発生しやすいバーチャル会議の場合は、数分前に会議に参加することを目指す。
2.準備する
会議を最大限に活用するには、準備が重要です。アジェンダを確認し、自分の役割を理解し、必要な書類やデータを準備して臨みましょう。
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なぜ重要なのか:準備することで、有意義な貢献ができ、会議を軌道に乗せることができる。
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チップ:事前の資料を読み、質問や話したいことを書き留めておく。
3.適切な服装
身だしなみは会議のプロフェッショナリズムを反映するものでなければなりません。直接会う会議の場合は、会社のドレスコードに従うか、会議の形式に合わせましょう。バーチャルミーティングの場合は、直接会ってミーティングをするときと同じような服装で臨みましょう。
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なぜ重要なのか:適切な服装は、会議とその参加者に対する敬意を示し、正しい雰囲気を作るのに役立つ。
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チップ:バーチャルミーティングであっても、カジュアルすぎる服装は避けましょう。洗練された身だしなみは、あなたの印象にプラスの影響を与えます。
4.注意散漫を最小限に抑える
対面会議でもバーチャル会議でも、気を散らすものを最小限に抑えることが重要です。つまり、携帯電話の電源を切り、関係のないタブを閉じ、マルチタスクを避けることです。
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なぜ重要なのか:会議に完全に集中することで、同僚への敬意を示し、重要な情報を見逃さないようにする。
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チップ:バーチャルミーティングでは、周囲の雑音が少ない静かな場所を選び、通知をオフにしておくこと。
5.積極的に参加するが、支配しない
積極的な参加は奨励されるが、バランスを取ることが重要だ。自分の見識を共有し、質問し、議論に参加しつつも、他の人に発言の機会を与えることを意識してください。
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なぜ重要なのか:会議は共同作業の場であり、誰の意見も貴重なものです。会話を支配することは、他の人の貢献を妨げることになりかねません。
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チップ:積極的な傾聴を実践し、物静かな同僚が自分の考えを共有するよう促す。
6.議題と時間制限を尊重する
議題には理由があり、それを尊重することで、会議を集中的かつ効率的に進めることができます。目の前のトピックに集中し、関係のない問題に脱線しないようにする。
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なぜ重要なのか:アジェンダと時間制限を尊重することで、予定されたトピックがすべてカバーされ、会議の時間超過を防ぐことができる。
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チップ:追加事項がある場合は、それをメモしておき、主要議題が終わった後に話し合うことを提案する。
7.明確かつ簡潔に伝える
会議で発言するときは、明瞭、簡潔、かつ要点を押さえた発言を心がけましょう。漫然とした発言は避け、自分の貢献が議論に付加価値を与えるようにする。
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なぜ重要なのか:明瞭なコミュニケーションは、相手が自分の言いたいことを素早く理解し、会議をテンポよく進めるのに役立つ。
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チップ:話す前に自分の考えを整理し、トピックに関連する重要なポイントに集中する。
8.敬意とプロ意識を持つ
会議中は、礼儀正しくプロフェッショナルな態度を保つ。これには、他の参加者に礼儀正しく接すること、中断を避けること、意見の相違に外交的に対処することなどが含まれます。
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なぜ重要なのか:尊敬に満ちた振る舞いは、前向きな会議環境を育み、オープンで生産的な対話を促します。
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チップ:異なる意見を述べるときは、"I see your point, but... "や "That's an interesting perspective, however... "といったフレーズを使う。
9.バーチャル会議でテクノロジーを賢く使う
バーチャル・ミーティングは定番となりつつあり、このテクノロジーを効果的に使う方法を知ることは、良いエチケットの一部となっている。これには、カメラをオンにしておくこと、話していないときはミュートにすること、プラットフォームの機能を熟知しておくことなどが含まれる。
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なぜ重要なのか:テクノロジーを適切に利用することで、会議の中断を最小限に抑え、会議の流れを維持することができる。
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チップ:会議が始まる前に機器とインターネット接続をテストし、プロフェッショナルな外観を保つためにカメラを目線の高さに置いてください。
10.適切なフォローアップ
ミーティング後、自分に割り当てられたアクション・アイテムのフォローアップを行う。情報共有の任務が与えられている場合は、速やかに行う。
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なぜ重要なのか:フォローアップは説明責任を示し、会議中の決定が確実に実行されるようにする。
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チップ:重要な要点と次のステップをEメールや共有文書にまとめ、締め切りのリマインダーを設定する。
会議の効率化
ビジネスミーティングのエチケットを守ることで、ミーティングの生産性と雰囲気を大幅に向上させることができます。対面であれバーチャルであれ、プロフェッショナリズム、敬意、心構えを示すことで、あなたの印象が良くなるだけでなく、相手にも最高の自分を発揮してもらうことができます。
会議をさらに効率化するには、次のようなツールの使用を検討してください。 VOMO AI会議のディスカッションを録音、書き起こし、要約することができ、意思決定、アクションアイテム、洞察の追跡を容易にします。会議の録音と書き起こしの方法については、こちらをクリックしてください。 VOMO AI.VOMO AIの AIに聞く を搭載している。 チャットGPT-4Oまた、簡潔なサマリーや重要なポイントを作成することで、チームの連携と集中力を維持することができます。これらのツールを統合し、会議のエチケットを守ることで、より生産的で成功するビジネス交流の舞台を整えることができます。
