撰寫一份清晰、簡潔且可執行的備忘錄，在任何工作場所都是一項重要技能，但對許多人而言，最困難的部分在於如何開始撰寫。無論您是需要總結會議、溝通決策，或是要求後續行動，一份精心撰寫的備忘錄都能穿透雜音，讓每個人保持一致。
但問題是：您不必從頭開始。
將對話變成精練的備忘錄 VOMO AI
在我們深入探討結構和格式之前，這裡有一個更聰明的方式來建立備忘錄 - 不用盯著空白的螢幕。
🎥 觀看它如何運作：
VOMO AI 可在數秒內將您的會議音訊轉換為清晰、有條理的備忘錄。它會自動擷取：
- 討論重點
- 作出的決定
- 附有指派人員和截止期限的行動項目
您甚至可以提示 VOMO 以正式的語氣生成備忘錄，以便與您的團隊或領導分享。您無需再重寫筆記或猜測最重要的事項，VOMO 已為您完成繁重的工作，讓您可以專注於推動工作向前邁進。
什麼是備忘錄，什麼時候應該使用？
A 便箋 (備忘錄」的簡稱）是一種內部溝通文件，用於：
- 通知同事有關更新或變更
- 要求輸入或採取行動
- 總結會議成果
- 將決定記錄在案，以供日後參考
與隨便的訊息或冗長的報告不同，備忘錄簡短、重點突出且容易消化，非常適合忙碌的團隊和快速移動的專案。
有效備忘錄的主要組成部分
以下是適用於大多數專業備忘錄的標準結構：
標頭
- 至:收件人姓名和職稱
- 來自:您的姓名和職稱
- 日期:完整日期
- 主題:清晰簡潔的主題
開幕
- 說明便條的目的
- 提供任何必要的背景資料
身體
- 分解重點或更新
- 使用圓點或簡短的章節，以提高清晰度
- 包含支持您的訊息的任何資料或範例
關閉
- 概述下一步或要求採取的行動
- 如果適用，添加截止日期
- 包含您的聯絡資訊以便後續跟進
撰寫備忘錄的最佳實務
- 直接:先說您需要說的話
- 保持簡短:堅持相關內容
- 使用淺白語言:避免使用術語，除非您的聽眾期望使用術語
- 清晰的格式:使用間距、小符號和標題幫助讀者快速掃描
使用 VOMO AI 在會議後起草備忘錄
如果您的備忘錄是根據團隊會議、一對一或語音錄製而成、 VOMO AI 能做的不只是轉錄，它還能將您的口語對話轉換成簡潔、有條理的摘要，並提供便箋格式。
您甚至可以將謄本匯出為可編輯的格式，抽出行動項目，或請 AI 以備忘錄的形式重寫。對於經常性的會議來說，它可以大大節省時間。
最終想法
知道如何撰寫一份強而有力的備忘錄仍是一項寶貴的職場技能，但這並不表示您必須單獨撰寫。有了以下工具 VOMO AI您可以將原始對話轉換為清晰的文件，以推動成果並保持團隊一致。
想要不再慌忙記起會議上說了什麼，或是在空白的文件中掙扎嗎？
