Wer sollte in einer Besprechung Notizen machen? (2026 Leitfaden für Rollen und Regeln)

Um zu bestimmen, wer die Notizen in einer Besprechung, müssen Sie die Notwendigkeit einer genauen Dokumentation mit den kognitiven Anforderungen an Ihre Teilnehmer in Einklang bringen.

Traditionell wird diese Aufgabe von einer designierten Sekretärin oder einem jüngeren Mitarbeiter übernommen, aber im Jahr 2026 hat sich die Strategie geändert: Die Zuweisung eines Menschen als Schreiber zwingt Ihre wertvollsten Denker oft dazu, sich aus der strategischen Diskussion zurückzuziehen.

Warum das wichtig ist ist einfach: Schlecht zugewiesene Notizen führen zu verzerrten Aufzeichnungen, verlorenen Aktionspunkten und einem messbaren Rückgang der Teambeteiligung.

VOMO beseitigt das Dilemma der Wahl eines Mitschreibers, und dient als objektiver “digitaler Schreiber” für jede Sitzung. Durch die Gewährleistung 99% Genauigkeit Transkription, VOMO erstellt automatisch umsetzbare Besprechungsnotizen, Dadurch kann jeder Mensch im Raum aufhören zu tippen und anfangen, etwas beizutragen. Dadurch bleibt nicht nur das organisatorische Gedächtnis erhalten, sondern es wird auch sichergestellt, dass kein einziges Teammitglied durch Verwaltungsarbeit ins Abseits gedrängt wird.

Die versteckten Kosten des “designierten Notenschreibers”

Jahrzehntelang war die “designierter Notizenmacher” ist ein Grundnahrungsmittel für Vorstandsetagen. Die Forschung zur kognitiven Belastung offenbart jedoch eine verblüffende Wahrheit: Das menschliche Gehirn kann nicht gleichzeitig tief zuhören und genau aufnehmen. Wenn Sie ein Teammitglied damit beauftragen, Notizen zu machen, fordern Sie es auf, keinen strategischen Beitrag mehr zu leisten.

Kognitive Steuer: Wie manuelle Schreibarbeit die Entscheidungsqualität senkt

Die geistige Anstrengung, die erforderlich ist, um komplexe Argumente zusammenzufassen, während sie vor sich gehen, ist immens. Diese “kognitive Steuer” führt dazu, dass der Mitschreiber subtile Hinweise übersieht, keine Folgefragen stellt und eher zu einem passiven Beobachter als zu einem aktiven Problemlöser wird.

Die Kluft bei der Eingliederung: Voreingenommenheit bei der Aufgabenzuweisung angehen

Daten aus Arbeitsplatzstudien aus den Jahren 2024 und 2025 zeigen eine anhaltende Voreingenommenheit bei der “Hausarbeit” im Büro: Frauen und jüngere Mitarbeiter werden überproportional oft gebeten, Notizen zu machen. Im Jahr 2026 erkennen fortschrittliche Unternehmen, dass diese Praxis die gläserne Decke verstärkt und talentierte Mitarbeiter daran hindert, ihre Führungsqualitäten in kritischen Diskussionen unter Beweis zu stellen.

Traditionelle Rollen: Wer führt normalerweise das Protokoll?

Je nach Formalität der Sitzung variiert die Rolle:

1. Der Unternehmenssekretär: Unverzichtbar für Vorstandssitzungen, bei denen die Einhaltung von Rechtsvorschriften im Vordergrund steht.
2. Der Projektleiter: In agilen oder Scrum-Umgebungen ist es üblich, Blocker und Geschwindigkeit zu verfolgen.
3. Der rotierende Schreiber: Ein demokratischer Ansatz, der von den Teams genutzt wird, um den Verwaltungsaufwand zu teilen, dem es jedoch oft an Konsistenz in der Qualität mangelt.

Warum es wichtig ist: Die strategische Bedeutung von Sitzungsunterlagen

Die Person (oder das System), die die Sitzung aufzeichnet, hat den Schlüssel zu den Organisatorisches Gehirn. Das ist wichtig, weil:

• Rechenschaftspflicht: Wenn eine Maßnahme nicht in den Notizen steht, wird sie oft nicht durchgeführt.
• Wissensmanagement: Das Protokoll ist die einzige Möglichkeit, jemanden, der die Sitzung verpasst hat, in die Gruppe aufzunehmen oder eine vor sechs Monaten getroffene Entscheidung zu revidieren.
• Rechtliche Aspekte und Einhaltung von Vorschriften: In regulierten Branchen sind die Notizen der wichtigste Nachweis für die “Due Diligence”.”

Der Paradigmenwechsel 2026: Von menschlichen Schreibern zu KI-Intelligenz

Im Jahr 2026 hat die Frage “Wer soll Notizen machen?” eine neue Antwort: Der KI-Assistent. ### Warum niemand mehr “der Notizenmacher” sein sollte Wenn Sie das menschliche Element aus dem Aufnahmeprozess entfernen, erreichen Sie zwei Dinge:

1. Vollständige Teilnahme: Jedes Gehirn in diesem Raum ist 100% auf die Tagesordnung konzentriert.
2. Objektive Aufzeichnungen: Eine KI hat keine “Lieblingsidee”. Sie zeichnet auf, was tatsächlich gesagt wurde, und nicht, was der Protokollant Gedanken war wichtig.

Wie KI die Rolle von Meetings neu definiert

VOMO verändert die Dynamik von Besprechungen, indem es Ihrem Team den Verwaltungsaufwand abnimmt.

99%-Genauigkeit: Mehr Vertrauen in die Maschine als in den Stift

Menschen, die Notizen machen, sind anfällig für Müdigkeit und Ablenkung. VOMO unterhält 99% Genauigkeit Transkription von der ersten bis zur letzten Minute, um sicherzustellen, dass Fachbegriffe und konkrete Zahlen fehlerfrei erfasst werden.

Automatisierte Sprecheridentifizierung: Wer hat was gesagt, verifiziert

Eine der schwierigsten Aufgaben bei der manuellen Aufzeichnung von Notizen ist die Verfolgung mehrerer Sprecher. Die fortschrittliche Spracherkennung von VOMO markiert die Sprecher automatisch und liefert eine klare, überprüfbare Aufzeichnung darüber, wer eine Bewegung gemacht oder eine Aufgabe übernommen hat.

KI-gestützte Zusammenfassungen: Aktion statt Transkription

Niemand will eine Abschrift mit 10.000 Wörtern lesen. VOMO zeichnet nicht nur auf, sondern fasst zusammen. Es extrahiert die “Must-Know”-Aktionspunkte und -Entscheidungen und verwandelt eine lange Diskussion in Sekundenschnelle in ein strukturiertes, umsetzbares Dokument.

Bewährte Praktiken für die Meeting-Dokumentation in der KI-Ära

• Setzen Sie sich eine Absicht: Informieren Sie das Team, dass VOMO aufzeichnet, damit sich alle auf das Brainstorming konzentrieren können.
• Überprüfen, nicht schreiben: Nehmen Sie sich nach der Besprechung 5 Minuten Zeit, um die von der KI erstellte Zusammenfassung zu überprüfen und gegebenenfalls persönliche Nuancen hinzuzufügen.
• Synchronisierung mit Task-Managern: Nutzen Sie die Exporte von VOMO, um Aktionspunkte direkt an Jira, Asana oder Monday.com zu senden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F1: Was ist die 40-20-40-Regel für Sitzungen?

Die 40-20-40-Regel ist ein Produktivitätsrahmen, der die Bedeutung des gesamten Lebenszyklus einer Besprechung hervorhebt:

• 40% Vorbereitung: Festlegung der Tagesordnung, Bestimmung der Teilnehmer und Festlegung der Ziele.
• 20% Das Treffen: Die tatsächliche Zeit, die mit Diskussionen und Zusammenarbeit verbracht wird.
• 40% Weiterverfolgung: Verteilen von Notizen, Verfolgen von Maßnahmen und Sicherstellen der Ausführung.
• Moderner Tipp: KI-Tools wie VOMO den manuellen Arbeitsaufwand in der abschließenden 40% erheblich reduzieren und sicherstellen, dass keine Entscheidung nach dem Ende der Sitzung verloren geht.

F2: Welcher Beamte ist für das Anfertigen von Notizen während einer Sitzung zuständig?

In einer formellen oder unternehmerischen Umgebung ist die Sekretärin ist der Beamte, der offiziell für die Protokollführung zuständig ist. In agileren oder weniger formellen Teamkonstellationen fällt diese Rolle oft dem Projektleiter (PM) oder eine designierter Schreiber. Im Jahr 2026 delegieren jedoch viele vorausschauende Beamte den Erfassungsprozess an die künstliche Intelligenz, um sicherzustellen, dass sie in den Führungsdiskussionen aktiv bleiben können.

F3: Kann eine Unterstützungsperson in einer Besprechung Notizen machen?

Ja, eine unterstützende Person (z. B. ein Verwaltungsassistent oder ein Assistent der Geschäftsleitung) macht oft Notizen, damit sich die Hauptbeteiligten auf das Gespräch konzentrieren können. Dies ist zwar effektiv, kann aber manchmal zu einer “Kontextlücke” führen, wenn die unterstützende Person mit den technischen Nuancen nicht sehr vertraut ist. Verwendung von VOMO als sekundäre Schicht gewährleistet, dass sich der Supportmitarbeiter auf die Zusammenfassungen auf hoher Ebene konzentrieren kann, während die KI die komplexen technischen Details mit 99% Genauigkeit.

F4: Wie nennt man die Person, die während einer Sitzung Notizen macht?

Die gebräuchlichsten Bezeichnungen für diese Funktion sind:

• Schreiber: Eine allgemeine Bezeichnung für jemanden, der die Diskussion aufzeichnet.
• Protokollführerin: Speziell für formale Zwecke verwendet Sitzungsprotokolle.
• Blockflöte: Ein neutraler Begriff, der häufig in Workshops zur Zusammenarbeit verwendet wird.
• Sekretärin: Der offizielle Titel in Gremien und Ausschüssen.

F5: Was ist die “7er-Regel” in Sitzungen?

Die Die 7er-Regel legt nahe, dass die Effektivität einer Sitzung um 10% abnimmt, wenn mehr als sieben Teilnehmer hinzukommen. Sobald man neun oder zehn Personen erreicht, wird die Entscheidungsfindung deutlich langsamer und schwieriger.

• Anwendung: Um eine hohe Beteiligung aufrechtzuerhalten, sollten Sie die Anzahl der “Menschen” gering halten und ein KI-Tool verwenden, um die Ergebnisse zu erfassen und an diejenigen zu verteilen, die nur “informiert” und nicht “beteiligt” werden müssen.”