在商業和組織會議的領域中，會議記錄和筆記在記錄討論和決策方面都扮演著重要的角色。瞭解這兩種記錄類型的差異，可協助您選擇符合需求的正確方法，並確保有效的溝通與後續行動。本部落格將探討 會議記錄 和筆記，它們各自的優點，以及如何有效地使用它們。
什麼是會議記錄？
會議記錄 是正式、有條理的會議討論和決定記錄。通常需要用於法律或組織目的，並提供全面、正式的會議記錄。
會議記錄的主要功能：
- 正式結構:通常遵循固定的範本，包括日期、時間、地點、出席者、議程項目、討論、決定、行動項目和未來會議日期。
- 詳細文件:擷取討論的詳細資訊，包括誰說了什麼以及決策背後的理由。
- 法律和組織要求:通常為符合法規標準、附則或內部政策所必需。
- 官方記錄:作為正式、經核准的會議記錄，通常由與會者審閱與核准。
會議記錄範例：
- 標題:日期、時間、地點和會議類型。
- 出席率:出席者及缺席者名單。
- 開始:誰宣布會議開始及任何開場白。
- 批准先前的會議記錄:確認並通過上次會議的會議記錄。
- 報告:各部門或委員會的報告摘要。
- 舊事:跟進前幾次會議未解決的問題。
- 新業務:討論新的主題、提案和決定。
- 行動項目:指派的具體任務、負責人和截止期限。
- 休會:會議結束時間及任何閉幕詞。
什麼是會議記錄？
會議記錄 是會議中討論重點的非正式摘要。它們比會議記錄更為靈活，可根據記錄人或團隊的需求量身打造。
會議記錄的主要功能：
- 非正式結構:不要遵循嚴格的格式，可以依記者的喜好和會議目的而有所不同。
- 簡明摘要:專注於捕捉重點、關鍵要點和行動項目，而不涉及大量細節。
- 彈性:可適用於不同類型的會議，例如集思會、專案更新或一對一討論。
- 個人使用:通常用於個人參考、與團隊成員分享，或為缺席的參與者製作快速重溫。
會議記錄範例：
- 日期和時間:會議舉行的時間。
- 與會者:出席者姓名。
- 重點:總結所討論主要議題的 Bullet points。
- 所做的決定:簡要說明所達成的任何決定。
- 行動項目:指派的任務清單、負責人和截止期限。
- 下一步:任何計劃中的後續行動或會議。
選擇正確的方法
會議記錄和筆記之間的選擇取決於會議的目的和組織的需求。
何時使用會議記錄：
- 正式會議:例如董事會會議、正式委員會會議或任何需要法律文件的聚會。
- 法規遵循:當有必要保存詳細記錄以符合法律或組織章程時。
- 官方記錄:需要經核准的正式會議記錄時。
何時使用會議記錄：
- 非正式會議:例如需要彈性的團隊檢查、集思會或專案更新。
- 個人參考:適用於快速重溫、與不在的團隊成員分享重點，或追蹤個人工作和後續追蹤。
- 效率:不需要詳細文件，只需摘要說明重點即可。
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