Actas y notas de reunión: Cuál es la diferencia y por qué es importante

En el ámbito de las reuniones empresariales y organizativas, tanto las actas como las notas desempeñan un papel crucial a la hora de documentar los debates y las decisiones. Comprender las diferencias entre estos dos tipos de registros puede ayudarle a elegir el método adecuado para sus necesidades y garantizar una comunicación y unas acciones de seguimiento eficaces. En este blog se analizan las diferencias entre las actas y las notas de reunión, sus respectivas ventajas y cómo utilizarlas con eficacia.

¿Qué son las actas de reunión?

Actas de la reunión son registros formales y estructurados de lo que se ha debatido y decidido durante una reunión. Suelen ser necesarias a efectos legales u organizativos y constituyen un registro oficial y exhaustivo de las deliberaciones.

Características principales de las actas de reunión:

1. Estructura formal: Suelen seguir un modelo fijo que incluye la fecha, la hora, el lugar, los asistentes, los puntos del orden del día, los debates, las decisiones tomadas, los puntos de acción y las fechas de futuras reuniones.

2. Documentación detallada: Captura información detallada sobre las discusiones, incluyendo quién dijo qué y la justificación de las decisiones.

3. Requisitos legales y organizativos: A menudo necesarias para cumplir las normas reglamentarias, los estatutos o las políticas internas.

4. Registro oficial: Sirven de acta oficial y aprobada de la reunión, a menudo revisada y aprobada por los participantes.

Ejemplo de plantilla de acta de reunión:

1. Rúbrica: Fecha, hora, lugar y tipo de reunión.

2. Asistencia: Lista de asistentes y ausentes.

3. Llamada al orden: Quién ha abierto la reunión y cualquier observación introductoria.

4. Aprobación de las actas anteriores: Confirmación y aprobación del acta de la última reunión.

5. Informes: Resúmenes de informes de diversos departamentos o comités.

6. Asuntos antiguos: Seguimiento de las cuestiones no resueltas en reuniones anteriores.

7. Nuevas actividades: Debate sobre nuevos temas, propuestas y decisiones.

8. Acciones: Tareas específicas asignadas, responsables y plazos.

9. Aplazamiento: Hora de conclusión de la reunión y observaciones finales.

¿Qué son las notas de reunión?

Notas de la reunión son resúmenes informales de los puntos clave tratados en una reunión. Son más flexibles que las actas y pueden adaptarse a las necesidades del anotador o del equipo.

Características principales de Meeting Notes:

1. Estructura informal: No siguen un formato estricto y pueden variar en función de las preferencias de la persona que toma las notas y del objetivo de la reunión.

2. Resúmenes concisos: Céntrese en captar los puntos principales, las conclusiones clave y los elementos de acción sin entrar en muchos detalles.

3. Flexibilidad: Puede adaptarse a distintos tipos de reuniones, como sesiones de intercambio de ideas, actualizaciones de proyectos o conversaciones individuales.

4. Uso personal: A menudo se utiliza como referencia personal, para compartir con los miembros del equipo o para crear un resumen rápido para los participantes ausentes.

Ejemplo de plantilla para notas de reunión:

1. Fecha y hora: Cuándo tuvo lugar la reunión.

2. Asistentes: Nombres de los presentes.

3. Puntos principales: Viñetas que resumen los principales temas tratados.

4. Decisiones adoptadas: Breves notas sobre las decisiones adoptadas.

5. Acciones: Lista de tareas asignadas, con personas responsables y plazos.

6. Próximos pasos: Acciones de seguimiento o reuniones previstas.

Elegir el método adecuado

La elección entre actas y notas depende del objetivo de la reunión y de las necesidades de la organización.

Cuándo utilizar las actas de reunión:

• Reuniones formales: Como reuniones del consejo de administración, reuniones oficiales de comités o cualquier reunión que requiera documentación legal.

• Cumplimiento de la normativa: Cuando sea necesario mantener registros detallados para el cumplimiento de las leyes o los estatutos de la organización.

• Registros oficiales: Cuando se requiera un acta oficial aprobada de la reunión.

Cuándo utilizar las notas de reunión:

• Reuniones informales: Por ejemplo, en las reuniones de control del equipo, las sesiones de intercambio de ideas o las actualizaciones de proyectos en las que se necesita flexibilidad.

• Referencia personal: Para recapitulaciones rápidas, compartir puntos clave con miembros ausentes del equipo o realizar un seguimiento de tareas personales y seguimientos.

• Eficacia: Cuando no es necesaria una documentación detallada y basta con un resumen de los puntos clave.

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