ビジネスや組織の会議では、議事録とメモの両方が、議論や決定を文書化する上で重要な役割を果たします。この2種類の記録の違いを理解することで、ニーズに合った方法を選択し、効果的なコミュニケーションとフォローアップを行うことができます。このブログでは 議事録 とノート、それぞれの利点と効果的な使い方。
議事録とは何か？
会議議事録 会議録（かいぎろく）とは、会議中に話し合われたこと、決定されたことを形式的、構造的に記録したものである。法的または組織的な目的で必要とされることが多く、議事の包括的で公式な記録となる。
議事録の主な特徴
- 正式な構造:通常、日時、場所、出席者、議題、討議内容、決定事項、行動項目、今後の会議日程など、決められたテンプレートに従う。
- 詳細資料:誰が何を言ったか、決定の根拠など、ディスカッションに関する詳細な情報を把握。
- 法的および組織的要件:多くの場合、規制基準、内規、または社内方針を遵守するために必要である。
- 公式記録:会議の公式記録として承認され、多くの場合、参加者によって検討され承認される。
会議議事録のテンプレート例
- 見出し:日時、場所、ミーティングの種類。
- 出席:出席者と欠席者のリスト
- 招集:誰が開会し、どのような挨拶があったか。
- 前回議事録の承認:前回の議事録の確認と承認。
- レポート:各部署または委員会からの報告書の要約。
- 旧事業:前回の会議での未解決問題のフォローアップ。
- 新規事業:新しいトピック、提案、決定について議論する。
- アクション・アイテム:具体的な仕事内容、責任者、期限。
- 休会:会議の終了時刻および閉会の辞。
ミーティングノートとは何か？
会議メモ とは、会議中に話し合われた重要事項を非公式にまとめたものである。議事録よりも柔軟性があり、メモを取る人やチームのニーズに合わせることができる。
ミーティングノートの主な機能
- 非公式な構造:厳密な形式には従わず、メモを取る人の好みや会議の目的によって変えることができる。
- 簡潔な要約:詳細には触れず、要点、重要なポイント、行動項目を把握することに重点を置く。
- 柔軟性:ブレーンストーミング、プロジェクトの最新情報、1対1のディスカッションなど、さまざまなタイプのミーティングに適応できる。
- 個人使用:個人的に参照したり、チームメンバーと共有したり、欠席者のために簡単な振り返りを作成したりするためによく使われる。
ミーティングノートのテンプレート例：
- 日時:ミーティングはいつ行われたのか。
- 出席者:出席者の氏名
- 主なポイント:議論された主なトピックを箇条書きにまとめる。
- 決定事項:決定事項に関する簡単なメモ。
- アクション・アイテム:割り当てられたタスクのリスト、責任者と期限。
- 次のステップ:フォローアップのための行動や会議の計画
正しい方法の選択
議事録とノートのどちらを選ぶかは、会議の目的や組織のニーズによって異なる。
会議録の使用時期：
- フォーマル・ミーティング:取締役会、公式委員会、法的文書が必要な会合など。
- 規制遵守:法律または組織細則を遵守するために詳細な記録を保持する必要がある場合。
- 公式記録:会議の承認された公式記録が必要な場合。
ミーティングノートを使うとき：
- 非公式ミーティング:チームのチェックイン、ブレーンストーミングセッション、プロジェクトのアップデートなど、柔軟性が必要な場合。
- パーソナル・リファレンス:素早く振り返ったり、不在のチームメンバーと要点を共有したり、個人的なタスクやフォローアップを記録したり。
- 効率性:詳細な文書が必要なく、要点の要約で十分な場合。
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