做有效的會議記錄 意味著捕捉 決定、討論重點和明確的下一步, 不要寫下人們說的每一句話。好的會議記錄可以幫助團隊保持一致、記住已經達成的共識，並將談話內容轉化為行動。如果做得好，會議記錄可以減少混亂、避免重複討論，並使會議真正富有成效。.
AI 徹底改變了會議筆記的建立方式。先進的 AI 會議筆記工具，例如 VOMO 內建錄音及轉錄功能，並提供多種會議記錄範本。它們讓您輕鬆地將任何會議轉換成清晰、結構良好、精緻的會議筆記。.
在許多情況下，創造出色的會議筆記其實關鍵在於選擇正確的 AI 會議筆記工具。.
摘要：如何做更有效的會議筆記？
要記好會議筆記，請在會議前做好準備，將焦點放在成果上而不是謄本上，清楚地組織您的筆記，並及時分享這些筆記。最有效的會議記錄 決定了什麼、誰負責，以及接下來會發生什麼事, 為與會者和未能參加的人提供可靠的參考資料。.
什麼是會議記錄？
會議記錄 是會議中討論的最重要資訊的實用記錄。它們通常包括議程主題、重點、決定和行動項目。與正式的記錄不同，會議記錄具有彈性，可以根據個人或團隊的喜好進行調整。.
在實際工作環境中，專案經理、團隊領導和個人貢獻者經常用會議記錄來追蹤會議間的進度和責任。.
什麼是會議記錄？
會議記錄 是一個 正式和结构化的记录 會議。它們通常用於法律、法規或治理環境，在這些環境中，文件必須符合特定標準。.
會議記錄 通常包括
- 會議日期、開始時間和結束時間
- 出席者和缺席者姓名
- 討論主題
- 議案、決定、批准或拒絕
- 下次會議的預定日期
這個詞來自拉丁文 小經文, ，意思是「小筆記」。重要的是，會議記錄是 並非一字不漏的謄本, ，而是正式的結果摘要。.
會議記錄 vs 會議紀要：主要差異
雖然兩者都記錄會議，但目的不同。.
會議記錄是非正式的、靈活的，並針對日常協作進行了最佳化。它們適用於團隊同步、專案更新、規劃會議和一對一會議。.
會議記錄是正式、標準化的記錄，通常為合規或管理所需。會議記錄通常用於董事會會議、公聽會或正式的組織決策。.
適用於大多數的專案和團隊會議、, 會議記錄充分且更有效率.
為什麼做好會議筆記很重要
清楚記錄決策
在會議中做出的決策很容易在日後忘記或誤解。書面記錄可建立時間戳記的參考資料，闡明所同意的事項和原因。這有助於避免爭議，並讓團隊長期負責。.
實際上，將會議記錄儲存於共用位置的團隊可以減少後續問題和重複討論，尤其是在長期專案中。.
啟用非同步參與
不是每個人都能出席每次會議。共用會議記錄可以讓缺席的團隊成員在不需要另一次會議的情況下趕上決策和內容。這對於分散式或跨時區的團隊尤其重要。.
非同步存取筆記讓人們有時間深思熟慮處理資訊，而非即時反應。.
改善記憶和回憶
心理學家 Hermann Ebbinghaus 透過他的「遺忘曲線」證明，人們在沒有強化的情況下，會快速遺忘新學到的資訊。在會議結束後不久複習書面筆記可以顯著改善記憶力。.
即使是在 24 小時內重溫一次會議記錄的團隊，也更有可能記住決策並履行承諾。.
好的會議記錄格式應包括哪些內容
議程項目與討論重點
圍繞議程組織筆記，使其有條理。在每個主題下，總結討論的重點，而不是記錄每項意見。.
這種方法讓筆記更容易在日後掃描，並幫助讀者快速瞭解上下文。.
行動項目與下一步
每次富有成效的會議都應該產生明確的行動。對於每個行動項目，請注意：
- 需要做什麼
- 由誰負責
- 任何相關期限
這可將對話變成執行。.
想法、決定和主要心得
擷取日後可能會再討論的想法、影響專案的重大決策，以及總結會議成果的主要觀點。這些元素通常是會議記錄中最有價值的部分。.
會議記錄範本與範例
使用一致的會議記錄範本可節省時間，並確保不會遺漏任何重要事項。常見的範本包括
- 團隊會議記錄
- 專案更新說明
- 客戶會議摘要
- 一對一會議記錄
範本也能幫助團隊清楚知道在不同會議中，在哪裡可以找到決策和行動項目。.
當然，這個過程已經變得非常簡單。進階 AI 工具 自帶多種適用於不同場景的會議筆記範本。它們可以自動選擇和套用合適的範本，因此不需要手動填寫任何東西，您甚至不需要自己下載或上傳範本。.
如何逐步記錄會議筆記
步驟 1：會議前的準備
提前檢閱議程和會議目標。提前設定您的筆記格式，這樣您在會議中就可以專心聆聽而不是格式化。.
準備工作可協助您辨識哪些資訊最重要。.
步驟 2：記錄會議中的關鍵資訊
專注於結果，而非逐字記錄。寫下決定、不同意見、風險和下一步。使用圓點和短語跟上討論。.
許多經驗豐富的筆記員都依賴縮寫和符號來快速捕捉想法。.
步驟 3：會後整理和組織筆記
會議結束後不久，清理您的筆記。將相關的要點歸類、釐清不清楚的參考資料，並確保行動項目容易辨識。.
這個步驟通常只需要幾分鐘，但卻能大大改善筆記的品質。.
步驟 4：檢閱並分享您的筆記
在分享之前，請檢查正確性和完整性。然後將筆記分發給所有相關的利害關係人，讓每個人都對發生的事情和接下來的工作有相同的了解。.
及時分享可加強問責性。.
會議記錄的最佳方法
不同的方法對不同的人有效：
- 概述方法 適用於議程主導型會議
- 康奈爾方法 用於分隔關鍵概念和細節
- 象限法 用於追蹤行動和問題
- 幻燈片式筆記 適用於簡報繁重的會議
選擇符合您的角色和會議類型的方法，可以讓記筆記更容易、更有效。.
數位與手寫會議筆記
研究顯示，手寫筆記可以改善對概念的理解，因為它們會迫使您總結而不是抄寫。數位筆記則更容易分享、搜尋和儲存。.
許多專業人士在會議中使用手寫筆記，會後再將筆記數位化，以便長期儲存。.
10 個有效會議記錄的秘訣
撰寫清晰且可執行的會議記錄，是確保團隊保持一致、跟進任務，以及保留寶貴討論內容的最有效方法之一。以下是十個經過研究和實際實踐證明有效的秘訣，可以幫助您記錄更好的會議筆記。.
1.選擇適合自己風格的筆記方法
並非所有記筆記的方法都適用於每個人。挑選一套符合您的角色、學習風格和會議類型的系統。.
方法範例：
- 康奈爾方法： 將您的頁面分成兩欄 - 關鍵點在左側，詳細備註在右側。這有助於日後快速找到重要的決策。.
- 綱要方法： 使用預先共用的議程作為框架，在每個主題下加入備註。結構化團隊會議的理想選擇。.
- 象限法： 將筆記分為四個部分：一般要點、您的行動項目、其他人的行動項目，以及問題。有助於清楚追蹤責任。.
- 幻燈片方法： 如果要分享簡報，可直接在投影片上註釋筆記，將討論重點與視覺效果連結起來。.
實際案例： 一個使用 Cornell 方法的行銷團隊表示，在準備每週報告時，由於關鍵點立即可見，因此審閱時間快了 40%。.
2.專注於決策和結果，而非所說的一切
試著記下每個字既浪費時間，又會產生雜亂無章的筆記。專注於 決定、行動項目及下一步.
提示： 使用速記、縮寫或符號來快速捕捉想法，而不會失去意義。.
案例： 在 90 分鐘的產品策略會議中，一位專案經理只記錄了關鍵決策和任務分配，之後發現團隊成員準時完成行動項目的可能性提高了 30%。.
3.手寫筆記可以提高記憶力
研究顯示，手寫比打字更能幫助保留概念資訊。手寫筆記鼓勵積極聆聽，減少電子郵件或多工作業的分心。.
範例： 一位團隊領導試著用手寫筆記了一個月，發現在後續追蹤過程中，客戶要求的回憶力有所改善，避免了之前造成延誤的溝通錯誤。.
4.使用範本簡化筆記
範本提供一致性，並加快記筆記的過程。無論您是在做 會議記錄 或 正式會議記錄, 結構化模板可確保您不會遺漏關鍵資訊。.
範例： 一個軟體開發團隊採用了共用的會議記錄範本，包括議程項目、行動負責人和截止日期。他們減少了 50% 的會後澄清電子郵件。.
5.指派專門的筆記員
如果會議主持人是主持人，請指派其他人做筆記。對於重複舉行的會議，輪流擔任記錄員，讓每個人都有經驗，並維持參與。.
案例： 在跨部門的每週同步會議中，輪換筆記員能讓筆記更完整、準確，因為每位參與者都能以全新的角度來看待哪些資訊最重要。.
6.將會議記錄作為備份，而非取代
使用錄製工具來補充您的筆記。從視訊或錄音記錄轉錄內容，可輕鬆核實重點並擷取遺漏的細節。.
最佳實踐： 告知與會者會議將會錄音，並將錄音儲存於共用位置，以供團隊存取。.
案例： 使用 Zoom 會議自動轉錄軟體的遠端團隊，每週可節省 2 小時的手動跟進時間，同時確保不會遺失任何決策。.
7.清楚地突出任務所有人和截止期限
每個行動項目應指定 由誰負責 和 到期. .這可確保問責性並減少混亂。.
範例： 在一次董事會會議後，有一張便條包括：
- John: 於 6 月 15 日前準備第二季財務報告
- 瑪麗在下次董事會會議上提出行銷策略
這種明確性導致 100% 準時完成後續任務。.
8.即時協作筆記
如果可能的話，請使用協作工具，讓多位參與者都能在會議中貢獻心力。這樣可以進行修正、補充，並確保不會遺漏任何重要的觀點。.
範例： 使用共用的 Google Doc，產品團隊可以同時捕捉想法、決策和問題，避免了不同與會者的筆記支離破碎的常見問題。.
9.會議結束後立即分享筆記
儘快將筆記分發給所有參與者。這樣可以加強責任感，讓非同步的團隊成員趕上進度，並確保可執行的項目在新鮮的時候就能看到。.
最佳實踐： 使用專案管理或通訊平台 (例如 Slack、Teams 或共用磁碟機)，以方便存取和通知。.
案例： 一個在會議結束後 30 分鐘內分享會議記錄的銷售團隊報告說，客戶行動的跟進速度提高了 25%。.
10.將筆記轉化成知識庫
會議記錄是寶貴的長期資源。將它們組織在一個集中的儲存庫中，讓您的團隊可以參考決策、經驗教訓和重複發生的問題。.
範例： 一個專案團隊使用人工智能驅動的筆記工具來自動轉錄、總結和儲存會議記錄。在六個月內，這個知識庫減少了 20% 的重複工作，並幫助新團隊成員更快上任。.
如何將會議記錄轉換成行動項目
會後
- 檢閱您的筆記並擷取所有行動項目
- 明確所有權和截止期限
- 清楚地向參與者傳達任務
例如，將類似「準備季度報告」的附註改寫為「準備季度報告」會更有用：
“「在 6 月 15 日前準備第二季財務報告」。”
AI 謄寫工具 讓這一切變得更容易。它們可以自動識別會議的重點、擷取行動項目以及其所有人和截止日期，甚至還可以發送電子郵件提醒相關負責人。.
如何使用會議記錄建立知識庫
隨著時間的推移，會議記錄已經從簡單的提醒功能演變成一種強大的知識資源，可以推動整個團隊的效率和決策。當儲存在集中且可搜尋的位置時 (例如共用磁碟機、公司維基或專案管理平台)，它們就能提供實質的好處：
- 從過去的決定中學習： 透過記錄每週團隊同步會議或跨部門會議的討論內容和結果，團隊可以參考為何做出某些選擇，降低重蹈覆轍的風險。例如，產品團隊檢閱過去的衝刺記錄時，可能會注意到重複出現的瓶頸，並據此調整規劃。.
- 更快加入新會員： 新員工可以透過存取過往的會議筆記而非僅依賴口頭說明，快速上手。來自一家中型科技公司的案例研究顯示，使用集中式筆記的新員工，入職時間減少了 30%。.
- 避免重複錯誤： 若能清楚記錄經驗教訓與行動項目後續追蹤，團隊就能主動避免錯誤再次發生。舉例來說，一個行銷團隊儲存活動後的會議記錄，就能找出哪些訊息傳達策略表現不佳，避免在未來的活動中重蹈覆轍。.
- 保持機構知識： 即使關鍵團隊成員離開，會議記錄仍可保存知識，確保連續性。在分散式團隊中，將虛擬會議記錄在可搜尋的知識庫中，可以縮短時區距離，並在不遺失上下文的情況下實現異步協作。.
透過將會議記錄視為活生生的知識資產，而非靜態記錄，團隊可以創造一種資源，促進持續學習、支援策略規劃，並最終加速組織成長。.
最後的想法：如何做有用的會議筆記
有效的會議筆記清晰、簡潔、可行。他們不會嘗試記錄所有事情，只會記錄重要的事情。透過事先準備、專注於結果，以及及時分享筆記，您可以將會議從耗時的討論轉變為真正進步的動力。.
做得好的會議記錄不僅僅是文件。它們是做出更好決策和加強團隊合作的工具。.
