有效的會議記錄應清晰、有條理且以行動為重點。若要撰寫實際可用的會議記錄，您需要以容易掃描和容易分享的格式，記錄決策、責任和下一步。我們的目標不是要記錄所有的發言內容，而是要記錄重要的事項，讓團隊可以在沒有混亂的情況下向前邁進。.
本指南涵蓋什麼是真正的會議記錄、會議記錄與其他會議記錄有何不同。 會議記錄, 、應該包含哪些內容、經過驗證的記筆方法，以及 AI 會議記事工具如何將會談變成可用的文件。.
您可以使用 VOMO, 這是一款 AI 會議記錄器，內建數十種會議範本，可自動轉錄對話內容，並將其轉換成清晰、結構良好的會議記錄，只需花費最少的人力。.
為什麼撰寫有效的會議筆記比以往更重要？
會議是進行協調的地方，但如果沒有 筆記, 在實際的專案環境中，不清楚的筆記會導致重覆討論、錯過最後期限，以及責任落差。在真實的專案環境中，不清楚的筆記會導致重覆討論、錯過最後期限以及責任缺失。.
撰寫良好的會議記錄有助於團隊：
- 減少後續問題
- 保存決策歷史
- 支援非同步協作
- 讓專案持續進行，無須不斷開會
從文件的角度來看，結構化的會議記錄也更容易搜尋、重複使用，並在日後進行總結，因此遠比原始記錄更有價值。.
什麼是會議記錄（以及它們不是什麼）
會議記錄是會議中討論的重點的簡明記錄。它們著重於結果，而非完整的對話。.
好的會議筆記通常能捕捉到
- 重要討論點
- 作出的決定
- 行動項目和所有者
- 了解決策原因所需的背景資料
沒有單一的規定格式。實際上，有效的會議記錄會因團隊、角色和會議類型而異。.
什麼是會議記錄以及何時使用會議記錄
會議記錄是一種正式的會議文件。會議記錄通常用於需要正式記錄的法律、法規或治理場合。.
會議記錄通常包括
- 會議日期、時間及會期
- 出席者與缺席者
- 討論主題
- 正式決定、動議或表決
- 預定下次會議
儘管名稱是會議紀錄，但會議紀錄並非要逐分記錄事件。此名詞來自 小經文, 意思是簡短的說明。.
對大多數的專案團隊而言，定期的會議記錄就足夠了。會議記錄最好保留給正式或遵循規範的會議。.
會議記錄 vs 會議紀要：主要差異
會議記錄靈活實用。會議記錄是有條理且正式的。.
使用 會議記錄 為：
- 團隊同步
- 專案更新
- 1:1 會議
- 規劃會議
使用 會議記錄 為：
- 董事會會議
- 公開或法律會議
- 正式公司程序
選擇正確的格式可避免過度記錄，同時仍能保護重要的決策。.
做高品質的會議筆記的好處
清楚記錄決策
即使是強大的團隊也會隨著時間遺忘一些細節。書面筆記可以建立可靠的記錄，記下決定的內容和時間，有助於解決未來的分歧，並讓專案保持問責性。.
啟用非同步參與
不是每個人都能出席每次會議。共享筆記可以讓缺席的團隊成員在不需要第二次會議的情況下趕上進度，這對分散式團隊來說尤其有價值。.
改善記憶和回憶
有關記憶的研究顯示，資訊在沒有強化的情況下會迅速消失。在會議結束後重溫筆記有助於保留決策和上下文，遠勝於單獨依賴記憶。.
有效的會議記錄格式應包含哪些內容
實用的會議記錄範本應包括
- 會議名稱和日期
- 出席者與角色
- 議程項目或目的
- 討論重點
- 作出的決定
- 包含所有者和截止日期的行動項目
- 後續或下次會議細節
這些元素可在清晰度與速度之間取得平衡，讓會議結束後仍可長時間使用筆記。.
如何逐步撰寫會議筆記
會前準備
事先檢閱議程並設定簡單的筆記結構。知道將討論的主題有助於您專注於結果，而不是事後才慌忙整理。.
在會議中擷取關鍵資訊
專注於意義，而非逐字記錄。寫下決定、責任和未解決的問題。速記法、符號和小點可以幫助您跟上進度。.
會議結束後的組織與清理
會議結束後，請立即檢閱您的筆記，以保持上下文的新鮮感。澄清含糊不清的觀點，將相關的想法歸類，並強調行動項目。.
分享並儲存筆記
迅速分發筆記，讓每個人都有相同的理解。將筆記儲存在可搜尋的中央位置，以便日後參考。.
行之有效的會議筆記方法
不同的會議需要不同的技巧：
- 概述方法： 遵循議程，並在每個項目下新增備註
- 康奈爾方法： 將重點與輔助細節分開
- 象限法： 將筆記分為一般筆記、您的任務、他人的任務和問題
- 基於幻燈片的筆記： 直接在簡報投影片上新增筆記
最好的方法是您可以持續使用而不會拖慢會議速度的方法。.
讓會議記錄毫無用處的常見錯誤
避免這些陷阱：
- 撰寫冗長、無條理的段落
- 混合討論與行動項目
- 未指定任務所有者
- 遺漏日期和截止日期
- 每次會議使用不同的形式
一致性比完美更重要。.
AI 會議記錄工具如何改善會議記錄
AI 會議記事工具解決了記事中最大的問題之一：注意力分散。.
AI 會議記錄工具可以取代在聆聽與書寫之間做出選擇：
- 自動轉錄會議音訊
- 識別關鍵討論點
- 擷取決策與行動項目
- 在幾秒鐘內生成結構化的會議筆記
這對於重複舉行的會議、長時間的討論或快節奏的對話尤其有用，因為手寫筆記往往會遺漏一些細節。.
實際上，使用 AI 會議記錄工具的團隊每週都能節省時間，並產生更一致的文件。.
如何將會議記錄轉換為明確的行動項目
確保跟進：
- 包含專門的行動項目部分
- 具體說明需要做什麼、由誰做、何時做
- 在會議結束時檢討行動項目
- 與所有參與者清楚分享
範例：
“「準備第二季預算預測 - 業主：Alex - 到期：6 月 15 日」”
明確的所有權將筆記變成執行。.
使用會議記錄建立團隊知識庫
隨著時間的推移、, 會議記錄不僅僅是記錄. .它們成為了機構知識。.
當連續儲存時，會議記錄：
- 保存決策歷史
- 為新團隊成員提供背景資料
- 防止重複討論
- 支援持續學習
AI 會議記錄工具可建立可搜尋的結構化記錄，並可在不同專案中重複使用，讓這一切變得更容易。.
撰寫受用的會議筆記的最後感言
會議記錄的重點在於明確性、決定和下一步。您不需要完美的措辭。您需要的是結構、一致性和跟進。.
無論您是以手動方式撰寫筆記，或是使用 AI 會議記錄器，目標都是一樣的：將會談轉化為共同的理解與真正的進步。只要方法正確，會議記錄就不會再是被遺忘的文件，而會開始成為核心的生產力資產。.
