若要有效地記錄董事會會議筆記，您需要一種結構化的方法，能夠清楚地記錄決策、動議、投票和指派的行動，而不會將會議變成謄本。書寫良好的董事會會議記錄可支援合規性、問責性和跟進性，同時為正式的董事會奠定基礎。 會議記錄.
本指南說明什麼是董事會會議記錄、它們與正式會議記錄有何不同、為什麼它們對治理很重要、應該包含和排除哪些內容、最佳實務架構、實例，以及 AI 如何改善整個流程。.
為了讓這個過程變得更輕鬆，可使用下列工具 VOMO 充任 內建數十種會議範本的 AI 會議記錄器, 可讓您自動謄寫董事會會議，並產生清晰、結構良好的筆記，而無需手動操作。.
什麼是董事會會議記錄？
董事會會議記錄 是在董事會會議期間建立的工作記錄，用以記錄重要的討論、決策、動議和行動項目。通常由公司秘書、治理專業人員或指定的記錄員進行記錄。.
與核准的會議記錄不同，筆記並不是預設的法律記錄。相反，它們是用來準備正式董事會會議記錄的原始資料。高品質的筆記讓會議結束後製作準確、合規的會議紀錄變得更容易。.
董事會會議記錄 vs 董事會會議記錄：主要差異
瞭解董事會會議記錄與董事會會議記錄之間的差異，對於良好的治理至關重要。.
董事會會議記錄 是：
- 非正式且靈活
- 內部使用或作為繪圖材料
- 未經董事會批准
- 不屬於永久法律記錄的一部分
董事會會議記錄 是：
- 正式、標準化的文件
- 經董事會核准
- 儲存為公司記錄的一部分
- 須接受稽核、訴訟及法規審查
強大的董事會治理有賴於兩者。清晰的筆記可讓會議記錄準確無誤，而經核准的會議記錄則可提供法律保護和透明度。.
為什麼董事會會議記錄和會議紀錄是關鍵任務？
董事會成員經常花費 每年數百小時 董事會的責任，包括策略、監督、合規性和風險管理。如果沒有可靠的文件，重要的背景和責任可能會遺失。.
精心準備的董事會會議筆記和會議記錄：
- 保留決策理由
- 文件受信人監督
- 減少後續跟進的困惑
- 支援法規遵循
- 在審計或訴訟期間保護董事
在許多司法管轄區，保存準確的董事會會議記錄並非可有可无。不這樣做可能會使決策無效或使董事面臨法律風險。.
董事會會議記錄的類型：公開會議與閉門會議
董事會會議通常包括不同的會議類型，每種類型都有獨特的文件需求。.
公開會議記錄
- 涵蓋向股東、會員或公眾開放的會議
- 記錄討論、決議和投票
- 可能需要公佈，視法規而定
閉門會議記錄
- 涵蓋機密討論
- 包括敏感的法律、財務或人事事宜
- 安全儲存並限制存取
知道您要記錄的是哪個階段，會直接影響應該記錄哪些資訊以及如何措詞。.
董事會會議記錄應包含哪些資訊
有效的董事會會議記錄 專注於實質內容，而非對話。.
要捕捉的核心要素包括
- 日期、時間和會議形式
- 出席率與法定人數確認
- 批准之前的會議記錄
- 議案、決議和表決結果
- 主要討論摘要
- 已申報的利益衝突
- 與業主的行動項目
- 休會時間
註解應清楚反映 決定, 由誰負責以及 接下來.
董事會會議記錄不包括的內容
最常見的錯誤之一就是包含太多的細節。.
避免錄製：
- 情緒語言或意見
- 逐字辯論或爭論
- 側邊對話
- 法律推測或假設
- 敏感人員詳細資訊
- 未核准的未來計劃
董事會會議記錄應維持事實性、中立性及可辯護性。.
董事會會議文件的法律與合規考量
董事會會議 文件在法律遵循方面扮演直接的角色。.
主要考慮因素包括
- 適當通知董事
- 確認法定人數
- 準確的投票記錄
- 安全儲存與保留
- 董事會正式批准會議記錄
不同司法管轄區的監管期望各異，但法院一致將經核准的會議記錄視為董事會行為的證據。導致會議記錄不完整或不準確的筆記會造成治理風險。.
董事會會議筆記結構：最佳實務範本
使用一致的結構可提高精確度和效率。.
建議的董事會會議記錄結構：
- 會議標題（日期、時間、地點）
- 出席率與法定人數
- 議程項目
- 討論摘要
- 議案與投票
- 達成的決定
- 行動項目
- 下一步
這種結構反映了正式會議記錄的批准方式，減少了日後的返工。.
組織良好的董事會會議記錄範例
會議： 產品策略檢閱
日期： 2024 年 9 月 21 日
格式： 虛擬
議程項目
- 產品上市時間表
- 行銷投資
- 風險評估
關鍵決策
- 延遲一週上市以降低供應風險
- 數位行銷預算已核准
行動項目
- 完成修訂的時間表 - 負責人：Sarah - 預期：10 月 1 日
- 準備行銷計劃 - 負責人：Emma - 到期：10 月 5 日
下一步
- 已安排後續審查會議
這種形式讓責任和結果一目了然。.
如何在會議前做董事會會議筆記
準備工作決定音符品質。.
會議前：
- 檢閱議程和先前的會議記錄
- 瞭解治理規則和程序
- 準備結構化的大綱
- 與董事會主席釐清期望
有準備的筆記者會花較少的時間在反應上，而花較多的時間在捕捉重要的事情上。.
如何在會議中記錄董事會會議筆記
會議期間：
- 追蹤出席率和法定人數
- 遵循議程結構
- 專注於結果，而非措辭
- 記錄議案、投票和決定
- 必要時要求說明
您的目標是精準度，而不是速度。.
如何在會議後完成董事會會議記錄
會後
- 立即檢閱和清理筆記
- 確認不清楚的項目
- 另外附上證明文件
- 為起草會議記錄準備筆記
- 安全儲存筆記
及時審核可減少錯誤並保護決策背景。.
記錄董事會會議筆記的最佳做法
經過驗證的最佳做法包括
- 使用一致的語言和格式
- 精確追蹤行動項目
- 檢閱筆記是否有錯誤
- 進行定期合規性審查
- 維護安全儲存與備份
一致性可建立信任和法律可靠性。.
AI 如何改善董事會會議筆記與會議記錄
AI 工具 越來越多的協助：
- 即時轉錄
- 確定決定和議案
- 擷取行動項目
- 將筆記轉為正式會議記錄
使用 AI 輔助筆記的組織表示，可大幅節省時間並使文件更一致，讓治理專業人員能專注於策略監督，而非行政清理。.
強大董事會會議記錄的實際影響
組織良好的董事會會議記錄：
- 提高會議效率
- 減少主管的混淆
- 加強機構記憶
- 支援更好的長期決策
隨著時間的推移，它們將成為策略性資產，而非行政負擔。.
有效記錄董事會會議筆記的最後構想
董事會會議記錄不僅僅是記錄。它們是合規性、問責性和卓越治理的基礎。.
使用明確的結構、專注於決策與行動、排除不必要的細節，並迅速檢閱會議記錄。如果做得好，董事會會議記錄可以保護董事、支援更好的決策，並將會議轉化為可衡量的進展。.
