Die 10 wichtigsten Etikette-Regeln für Geschäftstreffen, die jeder Profi kennen sollte

Geschäftstreffen sind ein grundlegender Bestandteil der Unternehmenswelt, egal ob sie persönlich, virtuell oder gemischt stattfinden. Sie sind eine Gelegenheit, Ideen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und Beziehungen aufzubauen. Der Erfolg eines Meetings hängt jedoch oft nicht nur von der Tagesordnung oder den Teilnehmern ab, sondern auch von den Umgangsformen während des Meetings. Die richtigen Umgangsformen bei geschäftlichen Besprechungen können ein produktives Umfeld fördern, den Respekt gegenüber Kollegen zeigen und sicherstellen, dass Besprechungen reibungslos und effizient verlaufen. In diesem Blog stellen wir Ihnen die 10 wichtigsten Regeln für Geschäftsbesprechungen vor, die jeder Geschäftsmann kennen sollte.

1. Pünktlich sein

Pünktlichkeit ist ein Zeichen von Respekt und Professionalität. Pünktliches Erscheinen zeigt, dass Sie die Zeit der anderen wertschätzen und sich dem Zweck des Treffens verpflichtet fühlen.

• Warum es wichtig ist: Verspätetes Erscheinen kann den Sitzungsablauf stören und zu Zeitverlusten führen, da andere warten oder Informationen wiederholen müssen.

• Tipp: Versuchen Sie, ein paar Minuten früher zur Sitzung zu kommen, insbesondere bei virtuellen Sitzungen, bei denen technische Probleme auftreten können.

2. Vorbereitet kommen

Vorbereitung ist das A und O, um das Beste aus jeder Sitzung herauszuholen. Gehen Sie die Tagesordnung durch, machen Sie sich mit Ihrer Rolle vertraut und bringen Sie die erforderlichen Unterlagen oder Daten mit.

• Warum es wichtig ist: Wenn Sie vorbereitet sind, können Sie einen sinnvollen Beitrag leisten und die Sitzung auf Kurs halten.

• Tipp: Lesen Sie alle Unterlagen, die Sie vor dem Treffen erhalten haben, und notieren Sie sich Fragen oder Punkte, die Sie besprechen möchten.

3. Angemessene Kleidung

Ihr Auftreten sollte die Professionalität des Treffens widerspiegeln. Halten Sie sich bei persönlichen Besprechungen an die Kleiderordnung Ihres Unternehmens oder an die Formalität der Besprechung. Bei virtuellen Besprechungen sollten Sie sich so kleiden, wie Sie es bei einem persönlichen Treffen tun würden.

• Warum es wichtig ist: Angemessene Kleidung zeugt von Respekt gegenüber der Sitzung und ihren Teilnehmern und trägt dazu bei, den richtigen Ton zu treffen.

• Tipp: Vermeiden Sie auch bei virtuellen Treffen allzu legeres Auftreten. Ein gepflegtes Erscheinungsbild kann sich positiv darauf auswirken, wie Sie wahrgenommen werden.

4. Ablenkungen minimieren

Sowohl bei persönlichen als auch bei virtuellen Besprechungen ist es wichtig, die Ablenkung zu minimieren. Das bedeutet, dass Sie Ihr Telefon zum Schweigen bringen, unzusammenhängende Tabs schließen und Multitasking vermeiden sollten.

• Warum es wichtig ist: Wenn Sie sich voll und ganz auf die Sitzung konzentrieren, zeigen Sie Ihren Kollegen gegenüber Respekt und stellen sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen verpassen.

• Tipp: Wählen Sie für virtuelle Meetings einen ruhigen Ort mit wenig Hintergrundgeräuschen und stellen Sie sicher, dass Ihre Benachrichtigungen ausgeschaltet sind.

5. Sich aktiv beteiligen, aber nicht dominieren

Aktive Teilnahme ist erwünscht, aber es ist wichtig, ein Gleichgewicht zu finden. Teilen Sie Ihre Erkenntnisse mit, stellen Sie Fragen und beteiligen Sie sich an Diskussionen, aber achten Sie darauf, dass auch andere zu Wort kommen können.

• Warum es wichtig ist: Meetings sind eine Umgebung der Zusammenarbeit, und jeder Beitrag ist wertvoll. Wer das Gespräch dominiert, kann die Beiträge anderer unterdrücken.

• Tipp: Üben Sie aktives Zuhören und ermutigen Sie ruhigere Kollegen, ihre Gedanken mitzuteilen.

6. Tagesordnung und Zeitvorgaben einhalten

Eine Tagesordnung wird aus einem bestimmten Grund festgelegt, und ihre Einhaltung trägt dazu bei, dass die Sitzung konzentriert und effizient verläuft. Bleiben Sie bei den anstehenden Themen und schweifen Sie nicht zu sachfremden Fragen ab.

• Warum es wichtig ist: Die Einhaltung der Tagesordnung und der Zeitvorgaben gewährleistet, dass alle geplanten Themen behandelt werden und verhindert, dass die Sitzungen zu lange dauern.

• Tipp: Wenn Sie zusätzliche Punkte haben, notieren Sie diese und schlagen Sie vor, sie nach Abschluss der Haupttagesordnungspunkte zu erörtern.

7. Kommunizieren Sie klar und prägnant

Wenn Sie in einer Besprechung sprechen, sollten Sie sich klar, prägnant und auf den Punkt bringen. Vermeiden Sie Abschweifungen, und stellen Sie sicher, dass Ihre Beiträge einen Mehrwert für die Diskussion darstellen.

• Warum es wichtig ist: Eine klare Kommunikation hilft den anderen, Ihre Argumente schnell zu verstehen, und sorgt für ein zügiges Tempo der Sitzung.

• Tipp: Ordnen Sie Ihre Gedanken, bevor Sie sprechen, und beschränken Sie sich auf die wichtigsten Punkte, die für das zu behandelnde Thema relevant sind.

8. Seien Sie respektvoll und professionell

Bewahren Sie während des gesamten Treffens ein respektvolles und professionelles Auftreten. Dazu gehören ein höflicher Umgang mit den anderen Teilnehmern, das Vermeiden von Unterbrechungen und ein diplomatischer Umgang mit Meinungsverschiedenheiten.

• Warum es wichtig ist: Ein respektvolles Verhalten fördert ein positives Sitzungsklima und einen offenen, produktiven Dialog.

• Tipp: Verwenden Sie Formulierungen wie "Ich verstehe Ihren Standpunkt, aber..." oder "Das ist eine interessante Perspektive, aber...", wenn Sie eine abweichende Meinung äußern.

9. Technologie in virtuellen Meetings sinnvoll einsetzen

Virtuelle Meetings sind zu einem festen Bestandteil geworden, und es gehört zu den guten Umgangsformen, zu wissen, wie man diese Technologie effektiv nutzt. Dazu gehört, die Kamera eingeschaltet zu lassen, sich stumm zu schalten, wenn man nicht spricht, und mit den Funktionen der Plattform vertraut zu sein.

• Warum es wichtig ist: Der richtige Einsatz von Technologie minimiert Unterbrechungen und trägt dazu bei, den Sitzungsablauf aufrechtzuerhalten.

• Tipp: Testen Sie Ihre Ausrüstung und Ihre Internetverbindung, bevor die Sitzung beginnt, und halten Sie Ihre Kamera auf Augenhöhe, um einen professionellen Eindruck zu vermitteln.

10. Angemessene Nachbereitung

Kümmern Sie sich nach dem Treffen um alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben. Wenn Sie mit der Weitergabe von Informationen beauftragt wurden, tun Sie dies umgehend.

• Warum es wichtig ist: Die Nachbereitung zeigt Verantwortlichkeit und trägt dazu bei, dass die in der Sitzung getroffenen Entscheidungen umgesetzt werden.

• Tipp: Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse und die nächsten Schritte in einer E-Mail oder einem gemeinsamen Dokument zusammen und setzen Sie Erinnerungen für alle Fristen.

Optimieren Sie Ihre Meetings

Die Einhaltung dieser Knigge-Regeln für Geschäftsbesprechungen kann die Produktivität und die Atmosphäre Ihrer Besprechungen erheblich verbessern. Ob persönlich oder virtuell, wenn Sie Professionalität, Respekt und Bereitschaft zeigen, wird das nicht nur ein gutes Licht auf Sie werfen, sondern auch andere ermutigen, ihr Bestes zu geben.

Um Ihre Besprechungen weiter zu rationalisieren, können Sie Tools verwenden wie VOMO AImit dem sich Besprechungen aufzeichnen, transkribieren und zusammenfassen lassen, so dass Entscheidungen, Maßnahmen und Erkenntnisse leichter nachvollzogen werden können. Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie Meetings aufzeichnen und transkribieren können mit VOMO AI. Mit VOMO KIs Fragen Sie AI Funktion, unterstützt durch ChatGPT-4Okönnen Sie prägnante Zusammenfassungen und die wichtigsten Ergebnisse erstellen, die Ihrem Team helfen, sich zu orientieren und zu konzentrieren. Durch die Integration dieser Tools und die Einhaltung der Meeting-Etikette schaffen Sie die Voraussetzungen für produktivere und erfolgreichere geschäftliche Interaktionen.