Les réunions d'affaires sont un élément fondamental du monde de l'entreprise, qu'elles soient en personne, virtuelles ou hybrides. Elles sont l'occasion de partager des idées, de prendre des décisions et de nouer des relations. Toutefois, le succès d'une réunion dépend souvent non seulement de l'ordre du jour ou des participants, mais aussi de l'étiquette adoptée pendant la réunion. Une bonne étiquette en réunion d'affaires peut favoriser un environnement productif, témoigner du respect envers les collègues et garantir que les réunions se déroulent sans heurts et de manière efficace. Dans ce blog, nous aborderons les dix règles d'étiquette les plus importantes en matière de réunions d'affaires que tout professionnel devrait connaître.
1. Être ponctuel
La ponctualité est un signe de respect et de professionnalisme. En arrivant à l'heure, vous montrez que vous accordez de l'importance au temps des autres et que vous vous engagez à respecter l'objectif de la réunion.
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Pourquoi c'est important: Les retardataires peuvent perturber le déroulement de la réunion et faire perdre du temps aux autres qui attendent ou doivent répéter des informations.
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Conseil: Essayez de rejoindre la réunion quelques minutes à l'avance, en particulier pour les réunions virtuelles où des problèmes techniques peuvent survenir.
2. Se préparer
La préparation est essentielle pour tirer le meilleur parti d'une réunion. Examinez l'ordre du jour, comprenez votre rôle et apportez les documents ou les données nécessaires.
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Pourquoi c'est important: Le fait d'être préparé vous permet d'apporter une contribution significative et de maintenir la réunion sur la bonne voie.
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Conseil: Lisez les documents préparatoires à la réunion et notez les questions ou les points que vous aimeriez aborder.
3. S'habiller correctement
Votre apparence doit refléter le professionnalisme de la réunion. Pour les réunions en personne, suivez le code vestimentaire de votre entreprise ou adaptez votre tenue à la formalité de la réunion. Pour les réunions virtuelles, habillez-vous comme vous le feriez pour une réunion en personne.
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Pourquoi c'est important: Une tenue vestimentaire appropriée témoigne du respect que l'on porte à la réunion et à ses participants, et contribue à donner le ton.
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Conseil: Même pour les réunions virtuelles, évitez les tenues trop décontractées. Une apparence soignée peut avoir un impact positif sur la façon dont vous êtes perçu.
4. Minimiser les distractions
Lors des réunions en personne ou virtuelles, il est essentiel de minimiser les distractions. Cela signifie qu'il faut faire taire son téléphone, fermer les onglets non liés et éviter le multitâche.
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Pourquoi c'est important: En vous concentrant pleinement sur la réunion, vous faites preuve de respect envers vos collègues et vous vous assurez de ne pas manquer d'informations importantes.
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Conseil: Pour les réunions virtuelles, choisissez un endroit calme avec un minimum de bruit de fond et veillez à ce que vos notifications soient désactivées.
5. Participer activement, mais ne pas dominer
La participation active est encouragée, mais il est important de trouver un équilibre. Faites part de vos idées, posez des questions et participez aux discussions, mais n'oubliez pas de donner aux autres la possibilité de s'exprimer.
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Pourquoi c'est important: Les réunions sont des environnements de collaboration et la contribution de chacun est précieuse. Dominer la conversation peut étouffer les contributions des autres.
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Conseil: Pratiquez l'écoute active et encouragez les collègues plus silencieux à partager leurs idées.
6. Respecter l'ordre du jour et le temps imparti
Un ordre du jour est établi pour une raison, et le respecter permet de maintenir la réunion ciblée et efficace. Tenez-vous-en aux sujets abordés et évitez de dériver vers des questions sans rapport avec l'objet de la réunion.
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Pourquoi c'est important: Le respect de l'ordre du jour et du temps imparti permet de couvrir tous les sujets prévus et d'éviter les dépassements de temps.
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Conseil: Si vous avez des points supplémentaires, notez-les et proposez d'en discuter après l'achèvement des principaux points de l'ordre du jour.
7. Communiquer de manière claire et concise
Lorsque vous prenez la parole lors d'une réunion, essayez d'être clair, concis et direct. Évitez de divaguer et veillez à ce que vos contributions apportent une valeur ajoutée à la discussion.
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Pourquoi c'est important: Une communication claire aide les autres à comprendre rapidement vos arguments et permet à la réunion de se dérouler à un bon rythme.
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Conseil: Organisez vos idées avant de prendre la parole et tenez-vous-en aux points clés du sujet abordé.
8. Être respectueux et professionnel
Maintenir un comportement respectueux et professionnel tout au long de la réunion. Cela implique d'être courtois envers les autres participants, d'éviter les interruptions et de gérer les désaccords avec diplomatie.
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Pourquoi c'est important: Un comportement respectueux favorise un environnement de réunion positif et encourage un dialogue ouvert et productif.
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Conseil: Utilisez des phrases telles que "Je comprends votre point de vue, mais..." ou "C'est un point de vue intéressant, mais..." lorsque vous donnez une opinion différente.
9. Utiliser la technologie à bon escient lors des réunions virtuelles
Les réunions virtuelles sont devenues incontournables, et savoir utiliser efficacement cette technologie fait partie de la bonne étiquette. Il s'agit notamment de garder la caméra allumée, de se mettre en sourdine lorsqu'on ne parle pas et de se familiariser avec les fonctionnalités de la plateforme.
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Pourquoi c'est important: Une bonne utilisation de la technologie permet de minimiser les perturbations et de maintenir le rythme de la réunion.
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Conseil: Testez votre équipement et votre connexion Internet avant le début de la réunion, et gardez votre appareil photo à hauteur des yeux pour une apparence professionnelle.
10. Assurer un suivi approprié
Après la réunion, assurez le suivi des actions qui vous ont été confiées. Si vous avez été chargé de partager des informations, faites-le rapidement.
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Pourquoi c'est important: Le suivi est une preuve de responsabilité et permet de s'assurer que les décisions prises au cours de la réunion sont suivies d'effet.
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Conseil: Résumez les principales conclusions et les prochaines étapes dans un courriel ou un document partagé, et fixez des rappels pour les échéances.
Rationalisez vos réunions
Le respect de ces règles d'étiquette en matière de réunions d'affaires peut améliorer de manière significative la productivité et l'atmosphère de vos réunions. Que ce soit en personne ou virtuellement, faire preuve de professionnalisme, de respect et de préparation ne donnera pas seulement une bonne image de vous, mais encouragera également les autres à donner le meilleur d'eux-mêmes à la table.
Pour rationaliser davantage vos réunions, envisagez d'utiliser des outils tels que VOMO AIqui permet d'enregistrer, de transcrire et de résumer les discussions d'une réunion, facilitant ainsi le suivi des décisions, des actions et des idées. Cliquez ici pour savoir comment enregistrer et transcrire une réunion avec VOMO AI. Avec VOMO AI Demander à l'IA La fonctionnalité, alimentée par ChatGPT-4OVous pouvez ainsi générer des résumés concis et des points clés à retenir, ce qui permet à votre équipe de rester alignée et concentrée. En intégrant ces outils et en respectant l'étiquette des réunions, vous ouvrirez la voie à des interactions professionnelles plus productives et plus fructueuses.
