Cara Membuat Catatan Rapat AI di Tim Microsoft - Langkah demi Langkah

Cara Membuat Catatan Rapat AI di Tim Microsoft

Membuat catatan terperinci selama rapat Microsoft Teams bisa menjadi tantangan, terutama ketika Anda perlu fokus pada diskusi daripada mengetik semuanya. Microsoft Teams menyediakan beberapa alat bantu pencatatan kolaboratif yang didukung oleh AI untuk meringkas diskusi secara otomatis, menyoroti poin-poin penting, dan menghasilkan catatan rapat yang dapat ditindaklanjuti. Dengan menggunakan alat bantu ini, tim dapat menghemat beberapa jam per minggu untuk tugas dokumentasi dan memastikan tidak ada yang terlewatkan.

Jika Anda mencari opsi yang lebih ramah anggaran, Pencatat Rapat VOMO AI dapat melengkapi Tim. Ini menyediakan transkripsi waktu nyata dan ringkasan yang dihasilkan oleh AI tanpa perlu berlangganan yang mahal, menjadikannya solusi praktis untuk individu atau tim kecil.

Cara Menggunakan Fitur Catatan Kolaboratif Microsoft Teams

Sebelum Rapat

Catatan Kolaboratif memungkinkan peserta menambahkan catatan secara manual yang muncul secara real time selama rapat. Untuk mengaturnya:

1. Buka Microsoft Teams dan masuk ke halaman Bertemu tab.
2. Pilih Jadwalkan Pertemuan.
3. Klik Menambahkan catatan rapat di bagian bawah undangan. Tambahkan agenda, catatan, atau tugas yang akan muncul di panel bersama selama rapat.

Selama Rapat

1. Dalam rapat Tim yang aktif, klik Catatan di bilah alat.
2. Gunakan tombol Panel catatan rapat untuk membuat agenda, mengetik catatan, dan melacak tugas secara real time.

Mengakses Catatan Setelah Rapat

1. Buka Microsoft Teams dan masuk ke halaman Kalender.
2. Pilih rapat yang ingin Anda tinjau, lalu klik Perluas detail rapat > Detail > Catatan.
3. Catatan juga dapat dicari melalui pencarian Microsoft 365 berdasarkan nama rapat.

Manfaat Catatan Kolaboratif

• Poin-poin terstruktur yang dapat diedit oleh semua peserta.
• Sinkronisasi di seluruh aplikasi Microsoft 365, termasuk Teams chat dan OneNote.
• Dapat diakses setelah rapat untuk ditinjau dan diedit.

Keterbatasan

• Memerlukan pengetikan manual, yang dapat mengganggu.
• Tidak secara otomatis menangkap konten yang diucapkan.
• Opsi pemformatan terbatas dan tidak mudah diekspor di luar aplikasi Microsoft.
• Hanya tersedia untuk organisasi dengan akun kantor atau sekolah yang telah mengaktifkan fitur pratinjau publik.

Cara Menggunakan Fitur Rekap Cerdas Microsoft Teams

Apa itu Rekap Cerdas

Intelligent Recap adalah fitur bertenaga AI yang menganalisis rekaman rapat dan menghasilkan:

• Topik rapat dengan kode warna
• Bab dengan penanda garis waktu
• Catatan yang dirangkum
• Butir-butir tindakan

Ini menggunakan Transkripsi AI dan pemrosesan bahasa alami untuk membuat rangkuman dan tugas cepat bagi pengguna Teams Premium.

Cara Mengaktifkan Rekap Cerdas

1. Dalam rapat, klik Lebih lanjut > Merekam dan menyalin.
2. Pilih Mulai merekam atau Mulai transkripsi.
3. Setelah pertemuan, kunjungi Kalender, pilih rapat, dan klik tombol Rekap tab.

Manfaat Catatan Rekap Cerdas

• Menyediakan titik awal untuk catatan dan tugas.
• Mendukung 25 bahasa.
• Dapat diakses oleh semua peserta rapat.
• Catatan dapat diedit setelah rapat.

Keterbatasan

• Memerlukan lisensi Teams Premium.
• Konten yang dihasilkan AI mungkin memerlukan verifikasi untuk keakuratannya.
• Hanya berfungsi untuk rapat yang direkam dan ditranskrip.

Cara Menggunakan Fitur Catatan yang Dibuat oleh AI dari Microsoft Teams

Apa Itu Catatan yang Dihasilkan AI

Catatan yang Dihasilkan AI secara otomatis mentranskrip rapat yang dijadwalkan dan merangkum poin-poin diskusi utama. Catatan ini tersedia melalui menu Rekap dan memberikan ringkasan terstruktur dan item tindakan.

Cara Mengaktifkan Catatan yang Dihasilkan AI

1. Buka Tim dan masuk ke Kalender.
2. Jadwalkan pertemuan baru.
3. Nyalakan Catatan yang dihasilkan AI sebelum mengirim undangan.
4. Selama rapat, Anda juga dapat mengaktifkan catatan AI melalui Catatan > ikon kilau.

Mengakses Catatan yang Dibuat oleh AI Setelah Rapat

1. Pergi ke halaman Mengobrol di Tim.
2. Pilih obrolan rapat dengan catatan AI yang diaktifkan.
3. Klik Rekap untuk melihat transkrip, ringkasan, dan tugas yang direkomendasikan.

Manfaat

• Meniadakan pencatatan manual.
• Peserta dapat mengedit catatan selama atau setelah pertemuan.
• Memberikan ringkasan dan item tindakan segera.

Keterbatasan

• Hanya tersedia untuk pertemuan terjadwal, bukan pertemuan instan atau saluran.
• Memerlukan lisensi Microsoft 365 Copilot dan akses pratinjau publik.
• Ringkasan AI mungkin memerlukan verifikasi untuk keakuratannya.

Menggunakan VOMO sebagai Alat Pencatatan AI Pelengkap

Jika Anda tidak memiliki akses ke Teams Premium atau ingin catatan AI waktu nyata tanpa langganan yang mahal, Pencatat Rapat VOMO AI adalah pilihan yang bagus:

• Menangkap transkrip langsung dari rapat Microsoft Teams Anda.
• Menghasilkan ringkasan dan item tindakan yang didukung oleh AI secara instan.
• Memungkinkan Anda berinteraksi dengan transkrip untuk mendapatkan klarifikasi atau wawasan yang lebih dalam.
• Dapat digunakan di beberapa pertemuan tanpa biaya lisensi tambahan.

VOMO membantu tim menghemat waktu sambil mempertahankan catatan rapat yang akurat dan dapat ditindaklanjuti.

Praktik Terbaik untuk Catatan Rapat AI di Tim Microsoft

• Selalu aktifkan transkripsi untuk ringkasan AI yang akurat.
• Rekam rapat untuk memaksimalkan efektivitas Intelligent Recap.
• Tinjau catatan yang dihasilkan AI untuk kelengkapan dan konteksnya.
• Bagikan catatan dan tugas segera setelah rapat untuk penyelarasan yang lebih cepat.
• Kombinasikan alat bantu Teams AI dengan VOMO untuk rangkuman real-time yang ramah anggaran.

Kesimpulan

MenggunakanAI untuk membuat catatan rapat di Tim Microsoft dapat meningkatkan produktivitas Anda secara dramatis, memastikan bahwa setiap poin diskusi, item tindakan, dan keputusan dicatat secara akurat tanpa mengganggu Anda dalam berpartisipasi dalam rapat. Dengan memanfaatkan Catatan Kolaboratif, Rekap Cerdas, dan Catatan yang Dihasilkan AI, tim dapat menghemat waktu berjam-jam per minggu sambil mempertahankan dokumentasi yang terstruktur dan dapat ditindaklanjuti. Bagi mereka yang mencari alternatif yang hemat biaya atau dukungan AI real-time, Pencatat Rapat VOMO AI menawarkan transkripsi tanpa batas dan ringkasan AI, sehingga memudahkan Anda untuk tetap berada di puncak setiap rapat. Dengan menggunakan alat bantu AI ini, tim dapat berfokus pada kolaborasi dan pengambilan keputusan, daripada mencatat secara manual.