La registrazione delle riunioni in Microsoft Teams può essere incredibilmente utile per catturare le discussioni importanti, tenere traccia dei punti d'azione e fornire un riferimento per coloro che non hanno potuto partecipare. Ecco una guida completa su come registrare efficacemente le riunioni in Microsoft Teams.
Perché registrare le riunioni in team?
Prima di addentrarci nelle fasi, è importante capire perché la registrazione delle riunioni è utile:
- Precisione: Assicura che tutte le discussioni e le decisioni siano accuratamente registrate.
- Recensione: Consente ai partecipanti di rivedere la riunione per una migliore comprensione.
- Responsabilità: Aiuta a tenere traccia degli elementi di azione e a dare seguito alle attività.
- Formazione: Serve come materiale di formazione per i nuovi dipendenti o per coloro che hanno perso la riunione.
Prerequisiti per la registrazione in team
Per registrare una riunione in Microsoft Teams, sono necessari alcuni prerequisiti:
- Licenze: Assicurarsi di disporre delle licenze Microsoft 365 corrette. La registrazione delle riunioni richiede una licenza Office 365 Enterprise E1, E3 o E5.
- Permesso: Solo l'organizzatore della riunione o un partecipante della stessa organizzazione dell'organizzatore può avviare una registrazione.
- Immagazzinamento: Le riunioni registrate vengono salvate su OneDrive for Business o SharePoint, quindi è necessario avere accesso a queste soluzioni di archiviazione.
Come registrare una riunione in team
Seguite questi passaggi per registrare la riunione in Microsoft Teams:
Fase 1: avvio della riunione
- Aprire Microsoft Teams: Avviare l'applicazione Microsoft Teams.
- Partecipare o avviare una riunione: Unitevi a una riunione esistente o iniziatene una nuova.
Fase 2: inizio della registrazione
- Accesso ai controlli delle riunioni: Una volta avviata la riunione, passare il mouse sulla finestra della riunione per visualizzare la barra di controllo.
- Selezionare altre opzioni: Fare clic sui tre punti (...) per aprire il menu delle opzioni.
- Avvio della registrazione: Dal menu a discesa, selezionare "Avvia registrazione".
Fase 3: Registrazione delle notifiche
Una volta avviata la registrazione, nella parte superiore della riunione appare un banner che informa tutti i partecipanti dell'inizio della registrazione. Questo garantisce la trasparenza e la conformità ai requisiti legali in materia di notifiche di registrazione.
Fase 4: Interruzione della registrazione
- Accesso ai controlli delle riunioni: Passare nuovamente sopra la finestra della riunione per visualizzare la barra di controllo.
- Selezionare altre opzioni: Fare clic sui tre punti (...) per aprire il menu delle opzioni.
- Interrompere la registrazione: Selezionare "Interrompi registrazione" dal menu a discesa.
La registrazione si interrompe automaticamente quando tutti i partecipanti lasciano la riunione.
Fase 5: accesso alla registrazione
- Individuare la registrazione: La registrazione verrà salvata su OneDrive for Business dell'organizzatore o sul sito SharePoint del team.
- Condividere la registrazione: È possibile condividere la registrazione con i partecipanti alla riunione o con chiunque abbia bisogno di accedervi.
Suggerimenti per una registrazione efficace delle riunioni
1. Informare i partecipanti
Informare sempre i partecipanti che la riunione sarà registrata prima di iniziare la registrazione. In questo modo si garantisce la conformità alle leggi sulla privacy e si tiene conto di tutti i partecipanti.
2. Audio e video chiari
Assicuratevi di avere una buona microfono e fotocamera di qualità per catturare un audio chiaro e video. Ridurre al minimo il rumore di fondo per migliorare la qualità della registrazione.
3. Utilizzare un'agenda strutturata
Un ordine del giorno strutturato aiuta a mantenere la riunione in carreggiata e garantisce che la registrazione sia organizzata e facile da seguire.
4. Revisione e modifica
Dopo la riunione, rivedete la registrazione per assicurarvi che abbia catturato tutti i dettagli importanti. È possibile utilizzare gli strumenti di editing video per tagliare le parti non necessarie o evidenziare i segmenti chiave.
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