Jos haluat aloittaa kokouksen myönteisessä hengessä, varaa ensimmäiset kaksi minuuttia aikaa “Virtajohto”-kuten kertoa tiimin äskettäisestä voitosta tai erityisestä kiitollisuudesta, sen sijaan että menisit suoraan ongelmiin tai logistiikkaan. Välittömät vaatimukset tai kiusallinen hiljaisuus aiheuttavat negatiivista “tunnekuohua”, joka alentaa moraalia ja tukahduttaa luovuuden. Luomalla psykologisen turvavyöhykkeen jo varhaisessa vaiheessa valmistelet tiimin aivot parempaan yhteistyöhön ja ongelmanratkaisuun.
VOMO muuttaa tallenteet automaattisesti jäsennellyt kokousmuistiot, jolloin voit lakata olemasta “kirjuri” ja keskittyä täysin positiivisen energian välittämiseen. Osoitteessa 99%-tarkka transkriptio dokumentoinnin käsittelyssä voit pitää katsekontaktia ja olla yhteydessä tiimiisi tietäen, että jokainen tärkeä päätös ja toimintakohta on tallennettu täydellisesti ilman manuaalista työtäsi.
“Positiivisen avoimuuden” psykologia: Miksi ensimmäiset 2 minuuttia ovat tärkeitä
Minkä tahansa kokouksen ensimmäiset kaksi minuuttia eivät ole vain odottelua, että ihmiset kirjautuvat sisään, vaan ne asettavat biokemiallisen sävyn koko istunnolle. Positiivisen psykologian tutkimukset osoittavat, että kokouksen aloittaminen “Power Leadilla” eli myönteisellä lausunnolla tai pohdinnalla vapauttaa aivoissa dopamiinia.
- “Power Lead” -vaikutus: Kun aivoihin virtaa dopamiinia, niistä tulee 12% tuottavampia ja ne ovat huomattavasti parempia luovassa ongelmanratkaisussa.
- Psykologinen turvallisuus: Positiivinen avaus viestii siitä, että kokous on “turvallinen alue”. Tämä rohkaisee tiimin jäseniä ilmaisemaan riskialttiita ajatuksia ilman pelkoa välittömästä kritiikistä.
- Hybridipääoma: Etätiimeissä kokousta edeltävä keskustelu on usein hukassa. Jäsennelty positiivinen aloitus varmistaa, että etätyöntekijät tuntevat olevansa yhtä lailla mukana kuin huoneessa olevat.
5 strategiaa, joilla herätät energiaa (muutakin kuin “hauskoja faktoja”)
Energian luomiseen ei tarvita kiusallisia jäänmurtajapelejä. Sinun on vain siirrettävä painopiste “stressistä” “yhteyteen”.”
- 1. “Kiitollisuus”-kierros: Pyydä kaikkia nimeämään yksi henkilö, josta he ovat kiitollisia. Tämä lisää välittömästi yhteenkuuluvuutta ja madaltaa puolustusmuuria.
- 2. “Win” Recap: Aloita tarkastelemalla viime viikon onnistumista. VOMO voi auttaa tässä automaattisesti yhteenveto tärkeimmistä voitoista edellisestä kokousmuistiinpanot, jolloin saat valmiin luettelon saavutuksista luettavaksi.
- 3. “Pulssin tarkistus”: Pyydä yhden sanan tai emojin muodossa tapahtuvaa tarkistusta siitä, miltä jokaisesta tuntuu. Se on nopea tapa arvioida loppuunpalamista ilman tungettelevaa kyselemistä.
- 4. “Tarkoituksen” kohdentaminen: Muistuta ryhmää miksi tämä kokous on tärkeä. Liitä esityslista yrityksen laajempaan tehtävään.
- 5. “Unplugged”-isäntä: Johtajan ei pitäisi olla muistiinpanojen laatija. Päätetään selkeästi kenen pitäisi tehdä muistiinpanoja kokouksessa voit ottaa katsekontaktin, hymyillä ja sitoutua. Jätä dokumentointi tekoälylle.
15 Copy-Paste-kokousskriptiä (esimerkkejä jokaiseen skenaarioon)
Joskus tiedät, että sinun pitäisi olla positiivinen, mutta et tiedä, mitä sanoa. Tässä on käsikirjoituksia, joita voit käyttää heti.
Maanantaiaamun standupia varten:
- “Tervetuloa takaisin! Ennen kuin sukellamme blokkaajiin, kierrellään: Mikä on yksi asia, jota odotatte innolla tällä viikolla?”
- “Hyvää maanantaita. Aloitetaan ‘Snap Victory’-voitolla - kenellä oli pieni voitto viikonloppuna?”."
- “Ravistellaan maanantaiblues pois. Pikakysely: Mikä on parasta, mitä söit tänä viikonloppuna?”
Korkean panoksen kokouksiin tai hallituksen kokouksiin: (Jos tarvitset virkistystä protokollasta, lue seuraavaa miten kokouspöytäkirja laaditaan)
- “Kiitos kaikille, että olette täällä. Haluan aloittaa antamalla tunnustusta uskomattomista ponnisteluista erityisesti projekti X:n hyväksi...”.”
- “Meillä on täysi esityslista, mutta ensin haluan tuoda esiin erään juuri saamamme myönteisen asiakaspalautteen.”
- “Ennen kuin tarkastelemme haasteita, käymme hetkeksi läpi ne virstanpylväät, jotka saavutimme onnistuneesti viime vuosineljänneksellä.”
1-on-1-keskusteluihin ja suoritusarviointeihin: (Ks. suuntaviivat osoitteessa miten tehdä kokousmuistiinpanoja kaikenlaisissa kokouksissa.)
- “Olen odottanut tätä innolla. Millainen olo sinulla on työmäärästäsi juuri nyt asteikolla 1-10?”
- “Ennen kuin katsomme mittareita, kerro minulle jotain, mistä olit todella ylpeä viime kuussa.”
- “Mikä on yksi asia, jonka voin tehdä tällä viikolla poistaakseni esteen tieltäsi?”
Kauko-/hybridipuheluita varten:
- “Tiedän, että olemme kaikki kuvaruuduilla, joten vilkuttakaamme nopeasti kameran kanssa ja tervehtikäämme [Nimi], joka tulee [Sijainti]sta.”
- “Tehdään ‘Sound Check’ - kaikki irrottavat äänet ja sanovat ‘Hyvää huomenta’ samaan aikaan!”
- “Kirjoita yksi ‘Non-Work Win’ chat-kenttään sillä aikaa, kun odotamme muiden liittymistä.”
Kriisi- tai ongelmanratkaisukokouksiin (Resilienssi):
- “Meillä on tänään vaikea ongelma ratkaistavana, mutta kun katson tämän huoneen lahjakkuutta, olen varma, että meillä on oikeat ihmiset ratkaisemaan sen.”
- “Aloitetaan erottamalla ‘faktat’ ja ‘tarinat’ toisistaan. Mitä tiedämme varmasti toimivan juuri nyt?”
- “Ennen kuin arvostelemme virhettä, arvostetaan niitä tunteja, joita tiimi on käyttänyt saadakseen meidät näin pitkälle.”
“Unplugged Host”: Miten tekoäly luo yhteyden
Suurin kokoustunnelman tappaja on hajamielinen isäntä. Jos katsot alaspäin muistikirjaasi tai kirjoitat kuumeisesti kannettavalla tietokoneellasi, osoitat, että et ole mukana. Et voi edistää energiaa toimimalla kirjurina.
VOMO antaa sinulle mahdollisuuden olla täysin läsnä. Käyttämällä alustaa nauhoittamiseen ja puhtaaksikirjoittamiseen voit katsoa tiimiäsi silmiin.
- 99%-tarkka transkriptio: VOMO tuottaa erittäin tarkat transkriptiot, joissa on puhujan tunnistus, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että sana jää huomaamatta.
- Automaattiset toimintakohteet: VOMO muuttaa tallenteet automaattisesti jäsennellyiksi muistiinpanoiksi. Näin varmistat, että tallennat täsmälleen mitä kokouspöytäkirjoihin pitäisi ja mitä ei pitäisi sisällyttää. ja päätökset, jolloin varmistetaan, että “tylsät asiat” hoidetaan välittömästi.
- Trust the Record: Kun tiimi tietää, että VOMO tallentaa yksityiskohdat, se lakkaa tekemästä puolustuksellisia muistiinpanoja ja alkaa ideoida luovasti.
“Vibe Killersin” käsittely: Tekniikkaongelmat
Logistiikka voi kaataa parhaatkin avaajat. Tässä kerrotaan, miten ne hoidetaan tyylikkäästi.
“Dead Silence”: Jos kysyt kysymyksen, eikä kukaan vastaa, älä turhaudu. Käytä VOMOn tekoälyä koskevat kysymykset ja vastaukset ominaisuus esittää kysymyksiä suoraan aiemmista äänityksistäsi muistin ja keskustelun herättämiseksi.
Myöhästymissääntö: Älä koskaan aloita kokousta uudelleen myöhästynyttä osallistujaa varten. Se on epäkunnioittavaa täsmällisiä osallistujia kohtaan. Sano sen sijaan yksinkertaisesti: “Tervetuloa! Keskustelemme [Aihe]. Voit katsoa myöhemmin VOMO-tiivistelmästä, mitä missasit.”."
“Tekniikkahäiriön” hankaluus: Jos näyttö jäätyy, älä hätäänny. Pidä varavitsi valmiina tai kysy “päivän kysymys”, kunnes IT-osasto selvittää asian.
