لبدء الاجتماع بشكل إيجابي، خصص أول دقيقتين من الاجتماع لـ “دليل الطاقة”-مثل مشاركة فوز حديث للفريق أو امتنان معين- بدلاً من الغوص مباشرةً في المشاكل أو الخدمات اللوجستية. إن البدء بالمطالب الفورية أو الصمت المحرج يخلق “عدوى عاطفية” سلبية تقلل من الروح المعنوية وتخنق الإبداع. من خلال إنشاء منطقة من الأمان النفسي في وقت مبكر، فإنك تهيئ أدمغة الفريق لتحسين التعاون وحل المشاكل.
فومو تحويل التسجيلات تلقائيًا إلى ملاحظات الاجتماع المنظم, مما يتيح لك التوقف عن كونك “كاتبًا” والتركيز بالكامل على تسهيل الطاقة الإيجابية. مع النسخ الدقيق 99% من خلال التعامل مع التوثيق، أنت حر في الحفاظ على التواصل البصري والتفاعل مع فريقك، مع العلم أن كل قرار رئيسي وبند عمل يتم تسجيله بشكل مثالي دون جهد يدوي منك.
سيكولوجية “الافتتاح الإيجابي”: لماذا الدقيقتان الأوليان مهمتان
لا تقتصر الدقيقتان الأوليان من أي اجتماع على انتظار تسجيل دخول الأشخاص، بل تحددان النغمة الكيميائية الحيوية للجلسة بأكملها. تشير الأبحاث في علم النفس الإيجابي إلى أن البدء بـ “قيادة الطاقة” - عبارة أو انعكاس إيجابي - يطلق الدوبامين في الدماغ.
- تأثير “دليل الطاقة”: عندما يتم إغراق الأدمغة بالدوبامين، فإنها تصبح أكثر إنتاجية بنسبة 121 تيرابايت في الساعة 3 تيرابايت وأفضل بكثير في حل المشكلات الإبداعية.
- السلامة النفسية: يشير الافتتاح الإيجابي إلى أن الاجتماع هو “منطقة آمنة”. وهذا يشجع أعضاء الفريق على التعبير عن الأفكار المحفوفة بالمخاطر دون الخوف من النقد الفوري.
- الأسهم المختلطة: بالنسبة للفرق التي تعمل عن بُعد، غالبًا ما تضيع “ثرثرة ما قبل الاجتماع”. تضمن البداية الإيجابية المنظمة أن يشعر الموظفون عن بُعد بأنهم مشمولون تماماً مثل الموجودين في الغرفة.
5 استراتيجيات لإثارة الطاقة (ما وراء “الحقائق الممتعة”)
لا تحتاج إلى ألعاب كسر الجليد المحرجة لخلق الطاقة. تحتاج ببساطة إلى تحويل التركيز من “التوتر” إلى “التواصل”.”
- 1. جولة “الامتنان”: اطلب من الجميع تسمية شخص واحد في المكالمة يشعرون بالامتنان له. هذا يبني على الفور التماسك ويقلل من الحواجز الدفاعية.
- 2. خلاصة “الفوز”: ابدأ بمراجعة نجاح من الأسبوع الماضي. يمكن أن يساعدك VOMO هنا من خلال تلخيص المكاسب الرئيسية من السابق ملاحظات الاجتماع, مما يمنحك قائمة جاهزة من الإنجازات لتقرأها.
- 3. “فحص النبض”: اسأل عن كلمة واحدة أو رمز تعبيري للتحقق من شعور الجميع. إنها طريقة سريعة لقياس مدى الإرهاق دون استجواب متطفل.
- 4. محاذاة “الغرض”: تذكير الفريق لماذا هذا الاجتماع مهم ربط جدول الأعمال بالمهمة الأكبر للشركة.
- 5. المضيف “غير موصول”: يجب ألا يكون القائد هو مدون الملاحظات. اتخاذ القرار بوضوح من يجب أن يدون الملاحظات في الاجتماع يسمح لك بالتواصل البصري والابتسام والتفاعل. اترك التوثيق للذكاء الاصطناعي.
15 نص اجتماع بالنسخ واللصق (أمثلة لكل سيناريو)
أحياناً تعرف أنك بحاجة إلى أن تكون إيجابياً، ولكنك لا تعرف ماذا تقول. إليك بعض النصوص التي يمكنك استخدامها على الفور.
لـ "صباح الإثنين ستاندوب
- “مرحباً بعودتك! قبل أن نغوص في الحاصرات، دعنا ننتقل إلى الحاصرات: ما هو الشيء الوحيد الذي أنت متحمس لشحنه هذا الأسبوع؟”
- “يوم اثنين سعيد. دعونا نبدأ بـ ‘انتصار مفاجئ’ - من حقق فوزاً صغيراً خلال عطلة نهاية الأسبوع؟”
- “دعونا نتخلص من كآبة يوم الإثنين. استطلاع سريع: ما هو أفضل شيء أكلته في عطلة نهاية الأسبوع هذه؟”
للاجتماعات رفيعة المستوى أو اجتماعات مجلس الإدارة (إذا كنت بحاجة إلى مراجعة البروتوكول، اقرأ كيفية تدوين محاضر الاجتماعات)
- “شكراً لكم جميعاً على وجودكم هنا. وأود أن أبدأ بالإشادة بالجهد الرائع الذي بذلتموه تحديداً في المشروع X...”
- “لدينا جدول أعمال حافل، ولكنني أريد أولاً أن أسلط الضوء على جزء من ملاحظات العملاء الإيجابية التي تلقيناها للتو.”
- “قبل أن نلقي نظرة على التحديات، دعونا نتوقف لحظة لنستعرض الإنجازات التي حققناها بنجاح في الربع الأخير.”
للمقابلات الفردية ومراجعات الأداء: (انظر الإرشادات على كيفية تدوين ملاحظات الاجتماع لأي نوع من الاجتماعات)
- “لقد كنت أتطلع إلى هذا. ما هو شعورك حيال عبء العمل الآن على مقياس من 1 إلى 10؟”
- “قبل أن نلقي نظرة على المقاييس، أخبرني بشيء كنت فخوراً حقاً بإنجازه الشهر الماضي.”
- “ما هو الشيء الوحيد الذي يمكنني القيام به هذا الأسبوع لإزالة عائق أمامك؟”
للمكالمات عن بُعد/المكالمات الهجينة
- “أعلم أننا جميعًا على الشاشات، لذا دعونا نقوم بتلويحة سريعة بالكاميرا لنقول مرحبًا بـ [الاسم] الذي ينضم إلينا من [الموقع].”
- “لنقم بـ ‘التحقق من الصوت’ - ليقم الجميع بإلغاء كتم الصوت وقول ‘صباح الخير’ في نفس الوقت!”
- “اكتب ‘فوز واحد بدون عمل’ في مربع الدردشة بينما ننتظر انضمام الآخرين.”
لاجتماعات الأزمات أو اجتماعات حل المشكلات (المرونة):
- “لدينا مشكلة صعبة علينا حلها اليوم، ولكن بالنظر إلى المواهب الموجودة في هذه القاعة، أنا واثق من أن لدينا الأشخاص المناسبين لحلها.”
- “لنبدأ بفصل ‘الحقائق’ عن ‘القصص’. ما الذي نعرف بالتأكيد أنه يعمل الآن؟”
- “قبل أن ننتقد الخطأ، دعونا نقدر الساعات التي بذلها الفريق للوصول بنا إلى هذا الحد.”
“المضيف غير الموصول”: كيف يخلق الذكاء الاصطناعي الاتصال
أكبر قاتل للمشاعر في الاجتماعات هو المضيف المشتت. إذا كنت تنظر إلى دفتر ملاحظاتك أو تكتب بشكل محموم على حاسوبك المحمول، فأنت تشير إلى فك الارتباط. لا يمكنك تسهيل الطاقة أثناء قيامك بدور الكاتب.
يتيح لك VOMO أن تكون حاضراً بالكامل. من خلال استخدام المنصة للتسجيل والتدوين فإنك تحرر نفسك للنظر إلى فريقك في عينيك.
- 99%-دقة النسخ: يوفر VOMO نصوصًا دقيقة للغاية مع تحديد هوية المتحدث، لذلك لا داعي للقلق بشأن فقدان كلمة واحدة.
- عناصر العمل الآلي: يحول VOMO التسجيلات تلقائيًا إلى ملاحظات منظمة. يضمن لك ذلك التقاط ما يجب وما لا يجب تضمينه في محاضر الاجتماعات والقرارات، مما يضمن التعامل مع “الأمور المملة” على الفور.
- ثق بالسجل عندما يعرف الفريق أن VOMO يلتقط التفاصيل، يتوقفون عن تدوين الملاحظات الدفاعية ويبدأون في العصف الذهني بشكل إبداعي.
التعامل مع “قتلة المشاعر”: المتأخرون والمشكلات التقنية
حتى أفضل الافتتاحيات يمكن أن تخرج عن مسارها بسبب الخدمات اللوجستية. إليك كيفية التعامل معها بأمان.
“الصمت المطبق” إذا طرحت سؤالاً ولم يجبك أحد، فلا تشعر بالإحباط. استخدم أسئلة وأجوبة الذكاء الاصطناعي من VOMO ميزة طرح أسئلة مباشرة حول تسجيلاتك السابقة لتحفيز الذاكرة والمناقشة.
قاعدة المتأخر لا تقم أبدًا بإعادة تشغيل الاجتماع للمتأخرين. فهذا يقلل من احترام الحاضرين المتأخرين عن الموعد المحدد. بدلاً من ذلك، قل ببساطة: “مرحبًا بك! نحن نناقش [الموضوع]. يمكنك مراجعة ملخص VOMO لاحقًا لمعرفة ما فاتك.”
غرابة “الخلل التقني”: إذا تجمدت الشاشة، فلا داعي للذعر. جهِّز نكتة احتياطية أو اطرح “سؤال اليوم” ريثما يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات بحل المشكلة.
