Kuinka ladata tiimien kokouksen pöytäkirjat

Voit ladata Microsoft Teamsin kokouksen pöytäkirjan suoraan kokouksen päätyttyä. Oletusarvoisesti transkriptio on saatavilla osoitteessa Yhteenveto-välilehti kokouskeskustelussa tai kalenterissasi olevassa kokoustapahtumassa. Kokouksen järjestäjät ja yhteisjärjestäjät voivat ladata pöytäkirjan transkriptioksi. .docx tai .vtt tiedosto, ja käyttöoikeuksia voidaan mukauttaa IT-hallintasi käytäntöjen mukaan.

Vaiheittainen opas tiimien kokouspöytäkirjan lataamiseen

Voit ladata Microsoft Teamsissa olevan transkriptin seuraavilla ohjeilla ja kuvilla.

1. Avaa Chat tiimeissä.
2. Siirry menneiden kokousten keskusteluun.
3. Valitse Yhteenveto välilehti.
4. Seuraava Lataa, valitse pudotusnuoli.
5. Valitse haluamasi tiedostotyyppi (.docx tai .vtt).
6. Tallenna puhtaaksi kirjoitettu teksti tietokoneellesi.

Pääset myös kalenterikokoustapahtuman jäljennökseen kohdassa Tallenteet ja transkriptiot.

Jäljennöksen jakaminen mobiiliin osallistujien kanssa

Osallistujat, jotka liittyivät kokoukseen mobiililaitteella, eivät välttämättä näe automaattisesti pöytäkirjaa. Voit jakaa sen heidän kanssaan:

1. Lataa transkriptio tietokoneellesi.
2. Siirry kokouskeskusteluun.
3. Valitse Liitä laatikkoruudun alapuolella.
4. Lataa transkriptiotiedosto, jotta kaikki voivat käyttää sitä.

Tämä helpottaa kokousten muistiinpanojen tarkastelua mobiilin osallistujan kannalta ilman ylimääräisiä vaiheita.

Kuinka poistaa Teamsin kokouspöytäkirja

Kokouksen järjestäjät ja yhteisjärjestäjät voivat tarvittaessa poistaa pöytäkirjat:

1. Avaa aiempien kokousten keskustelu.
2. Mene osoitteeseen Yhteenveto välilehti.
3. Valitse Poista transkriptin yläpuolella.

Poistamisen jälkeen osallistujat eivät enää voi käyttää transkriptiota.

Luvat: Kuka voi katsella, ladata tai hallita transkripteja?

Transkriptien saatavuus riippuu roolistasi ja organisaatiosi asetuksista. Osoitteessa Joukkueet Premium ja Copilot, järjestäjät voivat valita, kuka voi nauhoittaa ja puhtaaksikirjoittaa kokouksia.

• Järjestäjät ja yhteisjärjestäjät → Voit aloittaa/seisauttaa transkription, tarkastella, ladata ja poistaa transkriptioita.
• Esittelijät samasta organisaatiosta → Voi katsella ja aloittaa transkriptioita, mutta ei yleensä voi ladata, ellei sille ole myönnetty lupaa.
• Ulkopuoliset tai anonyymit osallistujat → Voi tarkastella reaaliaikaista transkriptiota (jos se on sallittu), mutta ei voi ladata.
• Soittavat käyttäjät → Ei voi tarkastella transkriptioita.

Järjestäjät voivat määrittää latausoikeudet Microsoft Streamissa tai hallintakäytäntöjen kautta.

Missä Teams Transcripts säilytetään?

Joukkueiden live-äänikirjoitukset tallennetaan osoitteeseen kokousjärjestäjän OneDrive for Business -palvelu. Ne ovat edelleen saatavilla Yhteenveto-välilehti kokouksen chatissa, kunnes järjestäjä tai toinen järjestäjä poistaa ne.

Tämä tarkoittaa, että transkriptiosi on turvallinen ja sitä voidaan hallita organisaatiosi vaatimustenmukaisuusvaatimusten mukaisesti.

Miksi transkriptien lataaminen on hyödyllistä?

Joukkueiden transkriptiot ovat arvokkaita:

• Keskustelujen ja päätösten tarkistaminen.
• Jakaminen poissaolevien joukkuetovereiden kanssa.
• Saavutettavuuden parantaminen.
• Muuntaminen ääni tekstiksi dokumentointia varten.
• Sisällön poimiminen tallennetuista kokouksista ja kääntäminen video tekstiksi koulutusta tai arkistointia varten.

Tärkeitä huomautuksia joukkueiden transkripteistä

• Transkriptio on kytkettävä päälle kokouksen aikana, muutoin transkriptiota ei ole saatavilla.
• Microsoft voi rajoittaa transkriptio- ja käännöspalveluja liiallisen käytön estämiseksi tai suorituskyvyn ylläpitämiseksi.
• Ominaisuudet, kuten live-tekstitys, tekstitys ja transkriptio, ovat osa Office 365 -palveluja, kuten Teams, PowerPoint ja Stream.