Oletko koskaan päättänyt kokouksen vain huomataksesi, että kaikilla on erilainen käsitys siitä, mistä keskusteltiin? Yksi osallistuja on saattanut jättää huomiotta kriittisen päätöksen, kun taas toinen on saattanut ymmärtää väärin annetut tehtävät. Tämä yhteensovittamisen puute johtaa usein sekaannukseen ja tehottomuuteen jatkotoimissa.
Tässä kohtaa yhtenäinen, täydellinen ja tarkka kokouspöytäkirja tulee ratkaisevaksi. Aiemmin tämän saavuttaminen oli aikaa vievää:
-Vaikka koko kokous olisi nauhoitettu kokonaan, yhden tunnin puhtaaksikirjoittaminen käsin voi viedä jopa 4-5 tuntia.
-Virallisissa kokouksissa ainoa ratkaisu oli usein ammattimaisen stenografin palkkaaminen, mikä on kallista ja epäkäytännöllistä jokapäiväisissä kokouksissa.
Mutta nyt se on helpompaa kuin koskaan. Seuraavilla 7 yksinkertaista vaihetta, voit luoda korkealaatuisia kokouspöytäkirjat pöytäkirjoista hetkessä, jolloin kokouksistasi saadaan käyttökelpoisia oivalluksia.
7 vaihetta pöytäkirjojen tekemiseen transkripteistä käsin
Vaihe 1: Tallenna kokouksen ääni
Käytä mitä tahansa työkalua kokouksen tallentamiseen. Tämä voi olla:
-Puhelimesi sisäänrakennettu ääninauhoitussovellus;
-Tietokoneen tallennusohjelmisto;
-Erityinen äänitallennuslaite tai digitaalinen tallennin.
Vinkki: Varmista, että ääni on selkeä ja että taustamelu on mahdollisimman vähäistä. transkription tarkkuus.
Vaihe 2: Lataa ääni kolmannen osapuolen työkaluun.
Lataa äänitiedosto luotettavaan transkriptiotyökaluun, kuten vomo.ai.
-Tuetut alustat: VOMO AI toimii sekä iOS:ssä että verkossa, ja sen käyttö on ilmaista.
-Automatisoitu käsittely: Järjestelmä luo nopeasti tekstipöytäkirjan kokouksestasi, kun se on ladattu.
Vaihe 3: Vastaanota tarkka transkriptio
Saat muutamassa minuutissa erittäin tarkan puhtaaksikirjoituksen kokouksestasi, joka on valmis tarkistettavaksi ja käytettäväksi myöhemmin.
Vaihe 4: Tarkenna ja muokkaa transkriptiota Ask AI:n avulla.
Käytä VOMO:ta Kysy AI:lta toimintoa transkriptiota hienosäätääksesi:
-Korjaa kirjoitusvirheet ja tarkenna erikoistermit tai -nimet;
-Säädä muotoilua luettavuuden parantamiseksi;
-Erottele puhujat selkeämmän dialogin määrittelyn mahdollistamiseksi.
Tällä vaiheella varmistetaan, että transkripti on kiillotettu, ammattimainen ja helppolukuinen.
Vaihe 5: Luo älykkäitä muistiinpanoja
VOMO AI voi luoda automaattisesti Smart Notes transkription perusteella, mukaan lukien:
-Keskeiset huomiot ja keskustelun kohokohdat;
-Kokouksen aikana tehdyt päätökset ja päätöslauselmat;
-Kattava Tehtävien lista tehtävien, määräaikojen ja omistajien kanssa.
Nämä Smart Notes -muistiinpanot ovat tiivis mutta kattava yhteenveto kokouksesta.
Vaihe 6: Jaa pöytäkirja osallistujien kanssa
Muokkaa ja muokkaa kokouspöytäkirjoja tarpeen mukaan ja jaa ne sitten kaikille osallistujille yhtenäisen linkin kautta.
Hyöty: Varmista, että kaikilla on käytettävissään samat, yhdenmukaiset tiedot, jolloin väärinkäsitykset ja väärinkommunikaatio poistuvat.
Vaihe 7: Seuraa kokouksen tuloksia
Kokouspöytäkirjat ovat enemmän kuin vain menneisyyden muistiinpano - ne ovat suunnitelma tulevaisuutta varten. Niiden avulla voit seurata päätösten täytäntöönpanoa ja seurata edistymistä seuraavassa kokouksessa. Näin tiimisi pysyy yhtenäisenä ja tuottavana.
Miksi tarkkuudella on merkitystä transkriptiossa?
Kokoustietojen tarkkuus vaikuttaa suoraan jatkotoimien onnistumiseen. Osoitteessa vomo.ai, saat:
-Jopa 95% transkriptiotarkkuus, myös kokouksissa, joissa on erikoistermit tai monimutkaisia aiheita;
-Automaattisesti tiivistetyt avainkohdat säästävät tuntikausien manuaalisen muistiinpanotyön;
-Edistyneet ominaisuudet, kuten Kysy AI:lta, mikä mahdollistaa jatkojalostukset, tehtävien tuottamisen ja käyttökelpoiset oivallukset.
Siksi VOMO AI on eri alojen ammattilaisten suosima työkalu, joka yksinkertaistaa kokousten hallintaa ja varmistaa, ettei mitään jää huomaamatta.
UKK
1. Mitä eroa on kokouspöytäkirjalla ja puhtaaksikirjoituksella?
Kokouspöytäkirja on tiivis yhteenveto kokouksessa käsitellyistä keskeisistä asioista, päätöksistä ja toimista. Ne on räätälöity nopeaa tarkastelua ja toiminnan seurantaa varten.
Sen sijaan transkriptio on koko kokouksen sanatarkka tallennus. VOMO AI:n avulla voit mennä pidemmälle luomalla automaattisesti kokouspöytäkirjat, toimintakohteet ja yhteenvedot pöytäkirjoista.
2. Millaisia eri kokouspöytäkirjatyyppejä on olemassa?
Kokouspöytäkirjoja on yleensä kolmenlaisia:
-Toimintapöytäkirja: Keskittynyt päätöksiin ja annettuihin tehtäviin.
-Keskustelupöytäkirjat: Antaa yleiskatsaus keskeisiin aiheisiin ja keskusteluihin.
-Sanatarkat minuutit: Koko koko kokouksen sanatarkka pöytäkirja.
VOMO AI:n avulla voit luoda kaikki kolme pöytäkirjatyyppiä erityistarpeidesi mukaan, mikä tarjoaa joustavuutta virallisiin ja epävirallisiin kokouksiin.
3. Miten VOMO AI voi yksinkertaistaa kokouspöytäkirjojen luomista?
VOMO AI automatisoi koko prosessin:
-Se kirjoittaa kokouksen reaaliaikaisesti tai valmiiksi nauhoitetusta tiedostosta.
-Se tekee yhteenvedon tärkeimmistä kohdista ja luo automaattisesti toimintakohteita.
-Sen avulla voit muokata ja jakaa pöytäkirjoja välittömästi yhtenäisen linkin kautta.
Tämä säästää tuntikausia manuaalista työtä ja varmistaa samalla tarkkuuden ja johdonmukaisuuden.
4. Tukeeko VOMO AI useita kieliä transkriptioita ja kokouspöytäkirjoja varten?
Kyllä, VOMO AI tukee yli 50 kieltä transkriptioita ja kokousyhteenvetoja varten. Työskenteletpä sitten kansainvälisessä tiimissä tai isännöit kansainvälisiä kokouksia, VOMO varmistaa, että kaikki pysyvät samoilla linjoilla.
5. Kuinka tarkkoja VOMO AI:n tuottamat pöytäkirjat ja kokouspöytäkirjat ovat?
VOMO AI saavuttaa jopa 95% tarkkuus ja se voi tunnistaa ammattitermejä ja nimiä ja muokata sisältöä palautteesi perusteella "Kysy tekoälyltä" -toiminnon avulla.
6. Miten kokouspöytäkirjat parantavat tiimin tehokkuutta?
Kokouspöytäkirjat ovat selkeä dokumentti keskusteluista, päätöksistä ja tehtävistä, ja niillä varmistetaan, että kaikki ovat samalla sivulla. Kun automatisoit tämän prosessin VOMO AI:n avulla, voit säästää aikaa ja keskittyä tehtävien suorittamiseen sen sijaan, että käyttäisit tuntikausia muistiinpanojen laatimiseen manuaalisesti.
Aloita nyt VOMO AIja koe, kuinka helppoa on muuttaa kokouspöytäkirjat käyttökelpoisiksi pöytäkirjoiksi. Yksinkertaista työnkulkujasi ja varmista, että kokouksesi ovat tuottavampia kuin koskaan!
