Haben Sie schon einmal eine Besprechung beendet und dann festgestellt, dass jeder eine andere Vorstellung von dem hatte, was besprochen wurde? Während ein Teilnehmer vielleicht eine wichtige Entscheidung verpasst hat, hat ein anderer die zugewiesenen Aufgaben falsch verstanden. Diese mangelnde Abstimmung führt oft zu Verwirrung und Ineffizienz bei Folgemaßnahmen.
Dies ist der Ort, an dem ein einheitliches, vollständiges und genaues Sitzungsprotokoll wird entscheidend. In der Vergangenheit war dies sehr zeitaufwändig:
-Selbst bei einer vollständigen Aufzeichnung einer Besprechung kann die manuelle Transkription einer Stunde bis zu 4-5 Stunden dauern.
-Bei formellen Sitzungen war die Beauftragung professioneller Stenographen oft die einzige Lösung, was bei alltäglichen Sitzungen teuer und unpraktisch ist.
Aber jetzt ist es einfacher denn je. Mit den folgenden 7 einfache Schrittekönnen Sie hochwertige Sitzungsprotokolle aus Abschriften in kürzester Zeit und verwandeln Ihre Meetings in umsetzbare Erkenntnisse.
7 Schritte zur Erstellung von Protokollen aus Abschriften
Schritt 1: Aufzeichnung der Besprechung
Verwenden Sie ein beliebiges Tool, um die Besprechung aufzuzeichnen. Dies könnte sein:
-Die in Ihrem Telefon integrierte App zur Sprachaufzeichnung;
-Die Aufnahmesoftware des Computers;
-Ein spezielles Audioaufnahmegerät oder ein digitaler Rekorder.
Tipp: Stellen Sie sicher, dass der Ton klar ist und nur minimale Hintergrundgeräusche aufweist, um die Transkriptionsgenauigkeit.
Schritt 2: Hochladen der Audiodaten in ein Drittanbieter-Tool
Laden Sie die Audiodatei in ein zuverlässiges Transkriptionstool wie vomo.ai.
-Unterstützte Plattformen: VOMO AI funktioniert sowohl auf iOS als auch im Web und ist kostenlos.
-Automatisierte Verarbeitung: Nach dem Hochladen erstellt das System in kürzester Zeit eine Textabschrift Ihrer Sitzung.
Schritt 3: Erhalten Sie eine genaue Transkription
Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie eine äußerst genaue Transkription Ihrer Besprechung, die Sie überprüfen und weiterverwenden können.
Schritt 4: Verfeinern und Bearbeiten der Abschrift mit Ask AI
VOMO's verwenden Fragen Sie AI Funktion zur Feinabstimmung der Abschrift:
-Korrektur von Tippfehlern und Verfeinerung von Fachbegriffen oder Namen;
-Anpassung der Formatierung zur besseren Lesbarkeit;
-Unterscheidung der Sprecher für eine klarere Zuordnung der Dialoge.
Dieser Schritt stellt sicher, dass die Abschrift ausgefeilt, professionell und leicht zu lesen ist.
Schritt 5: Smart Notes generieren
VOMO AI kann automatisch erstellen Intelligente Notizen auf der Grundlage der Transkription, einschließlich:
-Wichtigste Erkenntnisse und Höhepunkte der Diskussion;
-Entscheidungen und Beschlüsse, die in der Sitzung getroffen wurden;
-umfassend To-Do-Liste mit Aufgaben, Fristen und zugewiesenen Eigentümern.
Diese Smart Notes bieten eine knappe, aber umfassende Zusammenfassung der Sitzung.
Schritt 6: Weitergabe des Protokolls an die Teilnehmer
Bearbeiten und passen Sie die Besprechungsprotokolle nach Bedarf an, und geben Sie sie dann über einen einheitlichen Link an alle Teilnehmer weiter.
Nutzen: Stellen Sie sicher, dass jeder Zugang zu denselben, einheitlichen Informationen hat, um Missverständnisse und Fehlkommunikation zu vermeiden.
Schritt 7: Nachbereitung der Ergebnisse der Sitzung
Sitzungsprotokolle sind mehr als nur eine Aufzeichnung der Vergangenheit - sie sind ein Fahrplan für die Zukunft. Nutzen Sie sie als Referenz, um die Umsetzung von Entscheidungen zu verfolgen und die Fortschritte bei der nächsten Besprechung zu überprüfen. So bleibt Ihr Team einheitlich und produktiv.
Warum Genauigkeit Spielt das eine Rolle bei der Transkription?
Die Genauigkeit Ihrer Gesprächsaufzeichnungen wirkt sich direkt auf den Erfolg von Folgetreffen aus. Mit vomo.aierhalten Sie:
-Bis zu 95% Transkriptionsgenauigkeitauch für Sitzungen mit Fachbegriffen oder komplexen Themen;
-Automatische Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, um Ihnen stundenlanges manuelles Notieren zu ersparen;
-Erweiterte Funktionen wie Fragen Sie AIDies ermöglicht weitere Verfeinerungen, die Generierung von Aufgaben und umsetzbare Erkenntnisse.
Aus diesem Grund ist VOMO AI für Fachleute aus allen Branchen ein beliebtes Tool, das das Meeting-Management vereinfacht und sicherstellt, dass nichts verpasst wird.
FAQs
1. Was ist der Unterschied zwischen einem Sitzungsprotokoll und einer Niederschrift?
Sitzungsprotokolle sind eine knappe Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Maßnahmen, die während einer Sitzung besprochen wurden. Sie sind für eine schnelle Überprüfung und Nachverfolgung von Maßnahmen gedacht.
Im Gegensatz dazu bietet eine Transkription eine wortwörtliche Aufzeichnung des gesamten Meetings. Während Transkriptionen für detaillierte Aufzeichnungen nützlich sind, können Sie mit VOMO AI darüber hinausgehen, indem Sie automatisch Besprechungsprotokolle, Aktionspunkte und Zusammenfassungen aus Transkriptionen erstellen.
2. Was sind die verschiedenen Arten von Sitzungsprotokollen?
Im Allgemeinen gibt es drei Arten von Sitzungsprotokollen:
-Aktionsprotokoll: Konzentriert sich auf Entscheidungen und zugewiesene Aufgaben.
-Protokoll der Diskussion: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die wichtigsten Themen und Gespräche.
-Ausführliche Protokolle: Eine wortgetreue Niederschrift der gesamten Sitzung.
Mit VOMO AI können Sie alle drei Arten von Protokollen je nach Bedarf erstellen und sind so flexibel für formelle oder informelle Meetings.
3. Wie kann VOMO AI die Erstellung von Sitzungsprotokollen vereinfachen?
VOMO AI automatisiert den gesamten Prozess:
-Es transkribiert Ihre Besprechung in Echtzeit oder von einer zuvor aufgezeichneten Datei.
-Es fasst die wichtigsten Punkte zusammen und erstellt automatisch Aktionspunkte.
-Sie ermöglicht es Ihnen, die Protokolle sofort über einen einheitlichen Link zu bearbeiten und weiterzugeben.
Dies erspart stundenlange manuelle Arbeit und gewährleistet gleichzeitig Genauigkeit und Konsistenz.
4. Unterstützt VOMO AI mehrere Sprachen für Transkriptionen und Sitzungsprotokolle?
Ja, VOMO AI unterstützt über 50 Sprachen für Transkriptionen und Zusammenfassungen von Meetings. Ganz gleich, ob Sie in einem globalen Team arbeiten oder internationale Meetings veranstalten, VOMO sorgt dafür, dass alle an einem Strang ziehen.
5. Wie genau sind die von VOMO AI erstellten Abschriften und Sitzungsprotokolle?
VOMO AI erreicht bis zu 95% Genauigkeit und kann Fachbegriffe und Namen erkennen und auf der Grundlage Ihres Feedbacks mit der Funktion "Ask AI" anpassen, um den Inhalt weiter zu verfeinern.
6. Wie verbessern Sitzungsprotokolle die Effizienz des Teams?
Besprechungsprotokolle bieten eine klare Aufzeichnung von Diskussionen, Entscheidungen und Aufgaben und stellen sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Indem Sie VOMO AI zur Automatisierung dieses Prozesses nutzen, können Sie Zeit sparen und sich auf die Ausführung von Aufgaben konzentrieren, anstatt stundenlang manuell Notizen zu verfassen.
Starten Sie jetzt mit VOMO AIund erleben Sie, wie einfach es ist, Besprechungsprotokolle in verwertbare Protokolle zu verwandeln. Vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe und stellen Sie sicher, dass Ihre Besprechungen produktiver sind als je zuvor!
