Le riunioni di livello inferiore sono uno strumento potente che consente ai leader di entrare in contatto diretto con i dipendenti che si trovano diversi livelli sotto di loro nella gerarchia organizzativa. Queste riunioni contribuiscono a colmare il divario tra i vertici aziendali e i dipendenti in prima linea, fornendo preziose informazioni sulla cultura del luogo di lavoro, sulle dinamiche del team e su eventuali problemi esistenti. Tuttavia, affinché queste riunioni siano veramente efficaci, è importante affrontarle con la giusta etichetta. In questo blog esploreremo le regole e le regole delle riunioni di livello superiore per garantire che queste conversazioni siano produttive e positive per tutte le parti coinvolte.
Che cos'è una riunione di livello superiore?
Una riunione di livello superiore è una conversazione tra un manager o un dirigente di alto livello e un dipendente che non riferisce direttamente a lui. Lo scopo di queste riunioni è favorire una comunicazione aperta, ottenere informazioni sulle attività del team e costruire relazioni più forti all'interno dell'organizzazione. Le riunioni di livello superiore non hanno lo scopo di fare da micromanager o di scavalcare il supervisore diretto, ma sono un'opportunità per entrare in contatto con i dipendenti, capire le loro prospettive e identificare le aree di miglioramento.
Il Dos delle riunioni con salto di livello
1. Preparare domande ponderate
Prima dell'incontro, dedicare un po' di tempo alla preparazione di un elenco di domande ponderate e aperte che incoraggino il dialogo. Concentratevi sulla comprensione del ruolo, delle sfide e delle idee di miglioramento del dipendente. Per esempio:
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"Quali sono le sfide più grandi che sta affrontando attualmente nel suo ruolo?".
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"Cosa funziona bene nel vostro team e cosa potrebbe essere migliorato?".
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"Cosa ne pensa della direzione che sta prendendo l'azienda?".
Questo tipo di domande dimostra che si apprezza il contributo del dipendente e che si è interessati alla sua esperienza all'interno dell'organizzazione.
2. Creare un'atmosfera confortevole
Le riunioni di livello superiore devono essere informali e colloquiali piuttosto che formali e intimidatorie. Cercate di creare un'atmosfera rilassata in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nel condividere apertamente i loro pensieri. A tal fine, è sufficiente riunirsi in un luogo neutro, come una caffetteria o una sala riunioni tranquilla, e mantenere un contegno amichevole e disponibile per tutta la durata della conversazione.
3. Ascoltare attivamente
L'ascolto attivo è fondamentale nelle riunioni di livello superiore. Date al dipendente tutta la vostra attenzione, evitate le interruzioni e riconoscete i suoi punti con cenni o affermazioni verbali. Se necessario, prendete appunti, ma assicuratevi di mantenere il contatto visivo e di partecipare alla conversazione. Ricordate che l'obiettivo è capire il punto di vista del dipendente, non dominare la conversazione.
4. Seguire i punti d'azione
Se durante l'incontro emergono punti d'azione o passi successivi, assicuratevi di affrontarli tempestivamente. Ciò potrebbe comportare la condivisione del feedback con il supervisore diretto del dipendente, l'attuazione di un suggerimento o semplicemente la richiesta di ulteriori informazioni. Se si mantengono le promesse fatte durante l'incontro, si dimostra che si apprezza il contributo del dipendente e che ci si impegna ad apportare miglioramenti sulla base del suo feedback.
5. Mantenere l'attenzione sull'esperienza del dipendente
Assicuratevi che la conversazione rimanga incentrata sulle esperienze, le intuizioni e i suggerimenti del dipendente. Questa è la loro opportunità di parlare con franchezza, quindi evitate di orientare la conversazione verso il vostro programma o di usare l'incontro per criticare le loro prestazioni. L'obiettivo è imparare dal dipendente, non fare una valutazione delle prestazioni.
Le cose da non fare nelle riunioni di livello superiore
1. Non sminuire il diretto superiore del dipendente
Le riunioni di livello superiore non devono essere utilizzate per aggirare o minare l'autorità del supervisore diretto del dipendente. Evitate di discutere le prestazioni del supervisore o di prendere decisioni che hanno un impatto diretto sul team senza aver prima consultato il supervisore. Il mantenimento dell'integrità della struttura di reporting è fondamentale per preservare la fiducia e il rispetto all'interno dell'organizzazione.
2. Non promettere cambiamenti immediati
Sebbene sia importante ascoltare il feedback e prenderlo sul serio, fate attenzione a non promettere cambiamenti immediati durante la riunione. Alcuni suggerimenti potrebbero richiedere un'ulteriore valutazione, una discussione con altri leader o l'allineamento con strategie aziendali più ampie. Esprimete invece apprezzamento per il feedback e impegnatevi ad approfondire il suggerimento.
3. Non ignorare le preoccupazioni o i feedback
Anche se non siete d'accordo con alcuni dei feedback forniti, è importante riconoscere e convalidare la prospettiva del dipendente. Respingere del tutto le preoccupazioni può scoraggiare una comunicazione aperta e far sentire i dipendenti inascoltati. Se necessario, fornite un contesto o spiegate i vincoli, ma fatelo sempre in modo rispettoso e attento.
4. Non utilizzare la riunione per la valutazione delle prestazioni
Le riunioni di livello superiore non sono il contesto adatto per valutare o criticare le prestazioni. Queste conversazioni devono concentrarsi sulla comprensione delle esperienze del dipendente e sulla raccolta di informazioni, non sulla valutazione delle sue prestazioni. Lasciate le discussioni sulle prestazioni agli incontri individuali con il vostro supervisore diretto.
5. Non sovraccaricare i dipendenti con troppe domande
Sebbene sia importante porre domande ponderate, è bene tenere conto del tempo a disposizione ed evitare di sommergere il dipendente con un lungo elenco di richieste. Mantenete la conversazione focalizzata e concisa, consentendo al dipendente di indirizzare la discussione verso gli argomenti per lui più importanti. Ricordate che la qualità è più importante della quantità quando si tratta di raccogliere feedback.
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