Les réunions "Skip Level" sont un outil puissant qui permet aux dirigeants d'entrer directement en contact avec les employés situés plusieurs niveaux en dessous d'eux dans la hiérarchie de l'organisation. Ces réunions contribuent à combler le fossé entre les cadres supérieurs et les employés de première ligne, en fournissant des informations précieuses sur la culture du lieu de travail, la dynamique de l'équipe et les défis existants. Toutefois, pour que ces réunions soient vraiment efficaces, il est important de les aborder avec la bonne étiquette. Dans ce blog, nous allons explorer les choses à faire et à ne pas faire lors des réunions au niveau supérieur afin de garantir que ces conversations soient à la fois productives et positives pour toutes les personnes impliquées.
Qu'est-ce qu'une réunion "Skip Level" ?
Une réunion de niveau supérieur est une conversation entre un cadre supérieur ou un dirigeant et un employé qui ne lui est pas directement subordonné. L'objectif de ces réunions est de favoriser une communication ouverte, d'obtenir des informations sur les activités de l'équipe et de renforcer les relations au sein de l'organisation. Les réunions de niveau supérieur n'ont pas pour but de faire de la microgestion ou de court-circuiter le supérieur hiérarchique direct ; elles sont plutôt l'occasion d'établir des liens avec les employés, de comprendre leurs points de vue et d'identifier les domaines susceptibles d'être améliorés.
Les Dos des réunions "Skip Level
1. Préparer des questions réfléchies
Avant l'entretien, prenez le temps de préparer une liste de questions réfléchies et ouvertes qui encouragent le dialogue. Concentrez-vous sur la compréhension du rôle de l'employé, de ses défis et de ses idées d'amélioration. Par exemple :
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"Quels sont les plus grands défis auxquels vous êtes actuellement confronté dans le cadre de vos fonctions ?
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"Qu'est-ce qui fonctionne bien dans votre équipe et qu'est-ce qui pourrait être amélioré ?
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"Que pensez-vous de la direction prise par l'entreprise ?"
Ce type de questions montre que vous accordez de l'importance à l'avis du salarié et que vous vous intéressez à son expérience au sein de l'organisation.
2. Créer une atmosphère confortable
Les réunions à l'échelon supérieur doivent être informelles et se dérouler sous le signe de la conversation plutôt que d'être formelles et intimidantes. Efforcez-vous de créer une atmosphère détendue dans laquelle les employés se sentent à l'aise pour partager ouvertement leurs idées. Pour ce faire, il convient de se réunir dans un lieu neutre, tel qu'un café ou une salle de réunion calme, et d'adopter un comportement amical et accessible tout au long de la conversation.
3. Écouter activement
L'écoute active est cruciale dans les réunions de niveau supérieur. Accordez à l'employé toute votre attention, évitez les interruptions et reconnaissez ses points par des hochements de tête ou des affirmations verbales. Prenez des notes si nécessaire, mais veillez à maintenir le contact visuel et à rester engagé dans la conversation. N'oubliez pas que l'objectif est de comprendre le point de vue de l'employé, et non de dominer la conversation.
4. Assurer le suivi des mesures prises
Si des actions ou des mesures de suivi sont évoquées au cours de l'entretien, veillez à les traiter rapidement. Il peut s'agir d'échanger des informations avec le supérieur direct de l'employé, de mettre en œuvre une suggestion ou simplement de fournir un complément d'information. En tenant les promesses faites au cours de l'entretien, vous montrez que vous accordez de l'importance à la contribution du salarié et que vous vous engagez à apporter des améliorations sur la base de son retour d'information.
5. Ne pas perdre de vue l'expérience de l'employé
Veillez à ce que la conversation reste centrée sur les expériences, les idées et les suggestions de l'employé. C'est l'occasion pour lui de s'exprimer franchement. Évitez donc d'orienter la conversation vers vos propres objectifs ou d'utiliser l'entretien pour critiquer ses performances. L'objectif est d'apprendre de l'employé, et non de procéder à un examen de ses performances.
Ce qu'il ne faut pas faire lors des réunions au niveau supérieur
1. Ne pas saper le travail du supérieur direct de l'employé
Les réunions de niveau supérieur ne doivent pas être utilisées comme un moyen de contourner ou de saper l'autorité du supérieur direct de l'employé. Il faut éviter de discuter des performances du supérieur hiérarchique ou de prendre des décisions qui ont un impact direct sur l'équipe sans consulter d'abord le supérieur hiérarchique. Le maintien de l'intégrité de la structure hiérarchique est essentiel pour préserver la confiance et le respect au sein de l'organisation.
2. Ne pas promettre de changements immédiats
Bien qu'il soit important d'écouter les commentaires et de les prendre au sérieux, veillez à ne pas promettre de changements immédiats au cours de la réunion. Certaines suggestions peuvent nécessiter une évaluation plus approfondie, une discussion avec d'autres dirigeants ou un alignement sur les stratégies plus larges de l'entreprise. Au lieu de cela, exprimez votre reconnaissance pour le retour d'information et engagez-vous à étudier la suggestion plus en détail.
3. Ne pas ignorer les préoccupations ou les commentaires
Même si vous n'êtes pas d'accord avec certains commentaires, il est important de reconnaître et de valider le point de vue de l'employé. Le fait d'écarter d'emblée les préoccupations peut décourager une communication ouverte et donner aux salariés l'impression de ne pas être entendus. Si nécessaire, fournissez un contexte ou expliquez les contraintes, mais faites-le toujours dans le respect et la considération.
4. Ne pas utiliser la réunion pour l'évaluation des performances
Les réunions "Skip Level" ne sont pas le cadre approprié pour l'évaluation des performances ou les critiques. Ces conversations doivent viser à comprendre les expériences de l'employé et à recueillir des informations, et non à évaluer ses performances. Laissez les discussions sur les performances aux entretiens individuels appropriés avec le supérieur hiérarchique direct.
5. Ne pas surcharger les employés avec trop de questions
S'il est important de poser des questions réfléchies, il convient de respecter le temps imparti et d'éviter de submerger l'employé avec une longue liste de demandes. La conversation doit rester ciblée et concise, afin de permettre à l'employé d'orienter la discussion vers les sujets qui lui tiennent le plus à cœur. N'oubliez pas que la qualité est plus importante que la quantité lorsqu'il s'agit de recueillir un retour d'information.
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