スキップレベルミーティングは、リーダーが組織階層の数階層下の社員と直接つながることができる強力なツールです。このようなミーティングは、上層部と第一線の従業員とのギャップを埋めるのに役立ち、職場文化、チーム力、既存の課題などに関する貴重な洞察を与えてくれます。しかし、こうしたミーティングを真に効果的なものにするためには、正しいエチケットを持って臨むことが重要です。このブログでは、関係者全員にとって生産的で前向きな会話となるよう、スキップレベルミーティングの注意点を探ります。
スキップ・レベル・ミーティングとは何か？
スキップ・レベル・ミーティングとは、シニア・マネジャーまたはエグゼクティブと、その直属ではない社員との間で行われる会話です。このようなミーティングの目的は、オープンなコミュニケーションを促進し、チームの業務に対する洞察を深め、組織全体でより強固な関係を築くことです。スキップレベルミーティングは、マイクロマネジメントや直属の上司を迂回するためのものではなく、従業員とつながり、彼らの視点を理解し、改善のための領域を特定する機会として機能します。
スキップ・レベル・ミーティングのドス
1.思慮深い質問を用意する
面談の前に、対話を促すような、思慮深くオープンエンドな質問のリストを用意する。従業員の役割、課題、改善案を理解することに重点を置く。例えば
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"あなたの職務において、現在直面している最大の課題は何ですか？"
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"あなたのチームでは何がうまくいっていて、何が改善できるか？"
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「会社の方向性についてどう思いますか？
この種の質問は、あなたが従業員の意見を重視し、組織内での経験に関心を持っていることを示す。
2.快適な雰囲気を作る
スキップ・レベルのミーティングは、形式的で威圧的なものではなく、インフォーマルで会話的であるべきである。社員が自分の考えを率直に話しやすい、リラックスした雰囲気を作る努力をしましょう。これは、喫茶店や静かな会議室など、中立的な場所でミーティングを行い、会話の間中、友好的で親しみやすい態度を保つことで実現できます。
3.積極的に聞く
飛び級ミーティングでは、積極的に話を聞くことが重要です。従業員に全神経を集中させ、話の中断を避け、相手の指摘をうなずきや肯定的な言葉で認めましょう。必要であればメモを取るが、必ずアイコンタクトを保ち、会話に参加し続けること。目的は従業員の視点を理解することであり、会話を支配することではないことを忘れないでください。
4.行動項目のフォローアップを行う
ミーティング中にアクションアイテムやフォローアップステップが出た場合は、速やかに対処するようにします。これには、従業員の直属上司とフィードバックを共有する、提案を実行する、または単に追加情報をフォローアップする、などが含まれます。ミーティング中に約束したことを実行することで、従業員の意見を尊重し、そのフィードバックに基づいて改善を行うことを約束したことになります。
5.従業員の経験を重視する
従業員の経験、洞察、提案を中心に会話が進むようにする。これは社員が率直に話す機会であるため、自分の意図に話を誘導したり、社員の業績を批評するために会議を利用したりするのは避けましょう。目的は従業員から学ぶことであり、業績評価を行うことではありません。
スキップレベルミーティングの注意点
1.従業員の直属上司を貶めないこと
スキップレベルミーティングは、従業員の直属上司の権限を回避したり、弱体化させたりするための手段として使用すべきではありません。最初に上司に相談することなく、上司のパフォーマンスについて議論したり、チームに直接影響する決定を下すことは避けてください。報告構造の完全性を維持することは、組織内の信頼と尊敬を維持するために極めて重要です。
2.すぐに変化を約束しない
フィードバックに耳を傾け、それを真摯に受け止めることは重要ですが、ミーティング中にすぐに変更を約束しないよう注意してください。提案によっては、さらなる評価、他のリーダーとの議論、より広範な企業戦略との連携が必要な場合もあります。その代わりに、フィードバックに感謝の意を表し、その提案をさらに検討することを約束しましょう。
3.懸念やフィードバックを無視しない
提供されたフィードバックに同意できない部分があったとしても、従業員の視点を認め、正当化することが重要です。懸念を頭ごなしに否定することは、オープンなコミュニケーションを阻害し、従業員に耳を傾けられていないと感じさせる可能性があります。必要であれば、背景を説明したり、制約を説明したりしますが、常に敬意と思いやりをもって行いましょう。
4.会議を業績評価に使わない
スキップレベルのミーティングは、業績評価や批評の場としては適切ではありません。このような会話は、従業員のパフォーマンスを評価することではなく、従業員の経験を理解し、見識を深めることに重点を置くべきです。業績に関する話し合いは、直属の上司との適切な1対1のミーティングに任せましょう。
5.多くの質問で従業員に負担をかけない
気の利いた質問をすることは重要ですが、時間に気を配り、長い質問リストで従業員を圧倒することは避けましょう。従業員が自分にとって最も重要なトピックに話を誘導できるよう、会話は焦点を絞って簡潔にしましょう。フィードバックの収集に関しては、量よりも質が重要であることを忘れないでください。
VOMO AIによるスキップレベルミーティングの強化
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VOMO AIの主な特徴：
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自動テープ起こし:会議の会話をリアルタイムで簡単に書き起こし、ディスカッションやフィードバックの正確な記録を確保。
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Ask AIによる要約:VOMO AIのAsk AI機能を使って、議事録を要約し、重要なポイントを抽出することで、会議の成果の確認や共有が容易になります。
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マルチデバイス・アクセシビリティ:どのデバイスからでも会議録にアクセスできるため、外出先でも会議の内容を確認、共有できます。
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これらの注意点を守り、VOMO AIのようなツールを活用することで、スキップレベルミーティングをより効果的なものにし、組織内にオープンなコミュニケーションと継続的な改善の文化を醸成することができます。
