Niveau-overstijgende vergaderingen zijn een krachtig hulpmiddel waarmee leiders direct contact kunnen leggen met werknemers die zich een aantal lagen onder hen bevinden in de hiërarchie van de organisatie. Deze bijeenkomsten helpen de kloof te overbruggen tussen het hogere management en de eerstelijnsmedewerkers en bieden waardevolle inzichten in de werkcultuur, de teamdynamiek en eventuele bestaande uitdagingen. Maar om deze vergaderingen echt effectief te laten zijn, is het belangrijk om ze met de juiste etiquette te benaderen. In deze blog gaan we in op de do's en don'ts van vergaderingen op overloopniveau om ervoor te zorgen dat deze gesprekken zowel productief als positief zijn voor alle betrokkenen.
Wat is een Skip Level Meeting?
Een vergadering op overloopniveau is een gesprek tussen een senior manager of leidinggevende en een werknemer die niet rechtstreeks aan hen rapporteert. Het doel van deze vergaderingen is om open communicatie te bevorderen, inzicht te krijgen in de werkzaamheden van het team en sterkere relaties op te bouwen binnen de organisatie. Bij vergaderingen op het hoogste niveau gaat het niet om micromanagen of het omzeilen van de directe leidinggevende; in plaats daarvan dienen ze als een kans om in contact te komen met werknemers, hun perspectieven te begrijpen en gebieden voor verbetering te identificeren.
De Dos van vergaderingen op overgeslagen niveau
1. Bereid doordachte vragen voor
Neem voor het gesprek de tijd om een lijst met doordachte en open vragen op te stellen die de dialoog stimuleren. Focus op het begrijpen van de rol, uitdagingen en ideeën voor verbetering van de werknemer. Bijvoorbeeld:
-
"Wat zijn enkele van de grootste uitdagingen waarmee je momenteel wordt geconfronteerd in je functie?"
-
"Wat werkt goed in je team en wat kan beter?"
-
"Wat vind je van de richting die het bedrijf opgaat?"
Dit soort vragen laat zien dat je de inbreng van de werknemer waardeert en geïnteresseerd bent in hun ervaring binnen de organisatie.
2. Creëer een comfortabele sfeer
Vergaderingen op het hoogste niveau moeten informeel en conversationeel zijn in plaats van formeel en intimiderend. Probeer een ontspannen sfeer te creëren waarin werknemers zich op hun gemak voelen om openlijk hun gedachten te delen. Dit kan worden bereikt door op een neutrale locatie te vergaderen, zoals een koffiehuis of een rustige vergaderruimte, en door tijdens het gesprek een vriendelijke, toegankelijke houding aan te nemen.
3. Actief luisteren
Actief luisteren is cruciaal in vergaderingen op overloopniveau. Geef de werknemer je volledige aandacht, vermijd onderbrekingen en bevestig hun punten met een knikje of een verbale bevestiging. Maak aantekeningen als dat nodig is, maar zorg ervoor dat je oogcontact houdt en betrokken blijft bij het gesprek. Onthoud dat het doel is om het perspectief van de werknemer te begrijpen, niet om het gesprek te domineren.
4. Actie-items opvolgen
Als er tijdens het gesprek actiepunten of vervolgstappen naar voren komen, zorg er dan voor dat u deze direct aanpakt. Dit kan inhouden dat u feedback deelt met de directe leidinggevende van de werknemer, een suggestie implementeert of gewoon aanvullende informatie geeft. Het nakomen van beloften die tijdens het gesprek zijn gedaan, laat zien dat u de inbreng van de werknemer waardeert en dat u zich inzet om verbeteringen aan te brengen op basis van hun feedback.
5. Blijf focussen op de ervaring van de werknemer
Zorg ervoor dat het gesprek gericht blijft op de ervaringen, inzichten en suggesties van de werknemer. Dit is hun kans om openhartig te spreken, dus vermijd om het gesprek in de richting van uw eigen agenda te sturen of om het gesprek te gebruiken om hun prestaties te bekritiseren. Het doel is om van de medewerker te leren, niet om een functioneringsgesprek te voeren.
De Don'ts van vergaderingen op overgeslagen niveau
1. Ondermijn de directe leidinggevende van de werknemer niet
Vergaderingen op overkoepelend niveau mogen niet worden gebruikt als een manier om het gezag van de directe supervisor van de werknemer te omzeilen of te ondermijnen. Vermijd het bespreken van de prestaties van de supervisor of het nemen van beslissingen die direct van invloed zijn op het team zonder eerst de supervisor te raadplegen. Het handhaven van de integriteit van de rapportagestructuur is cruciaal voor het behoud van vertrouwen en respect binnen de organisatie.
2. Beloof geen onmiddellijke veranderingen
Hoewel het belangrijk is om naar feedback te luisteren en deze serieus te nemen, moet je oppassen dat je tijdens de vergadering niet meteen veranderingen belooft. Sommige suggesties vereisen misschien verdere evaluatie, bespreking met andere leiders of afstemming op bredere bedrijfsstrategieën. Spreek in plaats daarvan waardering uit voor de feedback en beloof om de suggestie verder te onderzoeken.
3. Negeer zorgen of feedback niet
Zelfs als je het niet eens bent met een deel van de feedback, is het belangrijk om het perspectief van de werknemer te erkennen en te bekrachtigen. Zorgen wegwuiven kan open communicatie ontmoedigen en werknemers het gevoel geven niet gehoord te worden. Geef indien nodig context of leg beperkingen uit, maar doe dit altijd op een respectvolle en attente manier.
4. Gebruik de vergadering niet voor functioneringsgesprekken
Vergaderingen op directieniveau zijn niet de juiste setting voor prestatiebeoordelingen of kritieken. Deze gesprekken moeten gericht zijn op het begrijpen van de ervaringen van de werknemer en het verzamelen van inzichten, niet op het evalueren van hun prestaties. Laat functioneringsgesprekken over aan de juiste één-op-één gesprekken met de directe leidinggevende.
5. Overlaad werknemers niet met te veel vragen
Hoewel het belangrijk is om doordachte vragen te stellen, moet u rekening houden met de tijd en de werknemer niet overstelpen met een lange lijst vragen. Houd het gesprek doelgericht en beknopt, zodat de werknemer het gesprek kan sturen in de richting van onderwerpen die voor hem of haar het belangrijkst zijn. Onthoud dat kwaliteit belangrijker is dan kwantiteit als het gaat om het verzamelen van feedback.
Skip Level-vergaderingen verbeteren met VOMO AI
Het beheren van feedback uit vergaderingen op hoger niveau kan een uitdaging zijn, vooral als je alle waardevolle inzichten probeert vast te leggen die tijdens deze gesprekken worden gedeeld. Dit is waar VOMO AI kan een waardevol hulpmiddel zijn. VOMO AI biedt geavanceerde transcriptie- en samenvattingsfuncties die je kunnen helpen bij het efficiënt opnemen, transcriberen en analyseren van vergadernotities. Door VOMO AI te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat je geen waardevolle feedback mist en kun je belangrijke inzichten eenvoudig delen met relevante belanghebbenden.
Belangrijkste kenmerken van VOMO AI:
-
Geautomatiseerde transcriptie: Transcribeer vergadergesprekken eenvoudig in realtime, zodat discussies en feedback nauwkeurig worden vastgelegd.
-
Samenvatten met Ask AI: Gebruik de functie Ask AI van VOMO AI om transcripties samen te vatten en de belangrijkste punten eruit te halen, zodat het makkelijker wordt om de resultaten van vergaderingen te bekijken en te delen.
-
Toegankelijkheid voor meerdere apparaten: Toegang tot uw transcripties van vergaderingen vanaf elk apparaat, zodat u onderweg inzichten kunt bekijken en delen.
Verken VOMO AI om te zien hoe het uw overloopvergaderingen kan verbeteren door een naadloze manier te bieden om de waardevolle feedback van uw werknemers vast te leggen, te analyseren en erop te reageren. Klik hier om te leren hoe je vergaderingen opneemt en transcribeert met VOMO AI.
Door deze do's en don'ts te volgen en gebruik te maken van tools zoals VOMO AI, kun je je bijeenkomsten op het hoogste niveau effectiever maken en een cultuur van open communicatie en voortdurende verbetering binnen je organisatie bevorderen.
