Møder på lavere niveau er et effektivt værktøj, der giver ledere mulighed for at komme i direkte kontakt med medarbejdere flere lag under dem i det organisatoriske hierarki. Disse møder hjælper med at bygge bro mellem den øverste ledelse og frontmedarbejderne og giver værdifuld indsigt i arbejdspladskulturen, teamdynamikken og eventuelle eksisterende udfordringer. Men for at disse møder virkelig skal være effektive, er det vigtigt at gribe dem an med den rette etikette. I denne blog ser vi nærmere på, hvad man bør og ikke bør gøre i forbindelse med møder på mellemniveau for at sikre, at disse samtaler bliver både produktive og positive for alle involverede.
Hvad er et Skip Level-møde?
Et skip level-møde er en samtale mellem en senior manager eller leder og en medarbejder, der ikke rapporterer direkte til dem. Formålet med disse møder er at fremme åben kommunikation, få indsigt i teamets arbejde og opbygge stærkere relationer på tværs af organisationen. Møder på lavere niveau handler ikke om mikromanagement eller om at omgå den nærmeste leder; i stedet er de en mulighed for at komme i kontakt med medarbejderne, forstå deres perspektiver og identificere områder, der kan forbedres.
Dos ved at springe møder over
1. Forbered gennemtænkte spørgsmål
Brug lidt tid før mødet på at forberede en liste med tankevækkende og åbne spørgsmål, der opfordrer til dialog. Fokuser på at forstå medarbejderens rolle, udfordringer og ideer til forbedringer. Det kan f.eks. være
-
"Hvad er nogle af de største udfordringer, du står over for i din rolle lige nu?"
-
"Hvad fungerer godt i dit team, og hvad kan forbedres?"
-
"Hvad synes du om den retning, virksomheden er på vej i?"
Denne type spørgsmål viser, at du værdsætter medarbejderens input og er interesseret i deres erfaringer i organisationen.
2. Skab en behagelig atmosfære
Møder på øverste niveau bør være uformelle og samtaleprægede snarere end formelle og intimiderende. Gør en indsats for at skabe en afslappet atmosfære, hvor medarbejderne føler sig trygge ved at dele deres tanker åbent. Det kan opnås ved at mødes på et neutralt sted, f.eks. en kaffebar eller et stille mødelokale, og ved at opretholde en venlig og imødekommende opførsel under hele samtalen.
3. Lyt aktivt
Aktiv lytning er afgørende i møder på mellemniveau. Giv medarbejderen din fulde opmærksomhed, undgå afbrydelser, og anerkend deres pointer med nik eller mundtlige bekræftelser. Tag noter, hvis det er nødvendigt, men sørg for at holde øjenkontakt og være engageret i samtalen. Husk, at målet er at forstå medarbejderens perspektiv, ikke at dominere samtalen.
4. Følg op på handlingspunkter
Hvis der dukker handlingspunkter eller opfølgningstrin op under mødet, skal du sørge for at tage fat på dem med det samme. Det kan dreje sig om at dele feedback med medarbejderens direkte leder, implementere et forslag eller blot følge op med yderligere information. Hvis du følger op på de løfter, der blev givet under mødet, viser du, at du værdsætter medarbejderens input og er forpligtet til at foretage forbedringer på baggrund af deres feedback.
5. Hold fokus på medarbejderens oplevelse
Sørg for, at samtalen forbliver centreret omkring medarbejderens erfaringer, indsigter og forslag. Dette er deres mulighed for at tale åbent, så undgå at styre samtalen mod din egen dagsorden eller at bruge mødet til at kritisere deres præstationer. Målet er at lære af medarbejderen, ikke at gennemføre en performance review.
Hvad man ikke må gøre, når man springer møder over
1. Underminer ikke medarbejderens direkte leder
Møder på lavere niveau må ikke bruges som en måde at omgå eller underminere autoriteten hos medarbejderens direkte leder. Undgå at diskutere vejlederens præstationer eller træffe beslutninger, der har direkte indflydelse på teamet, uden først at konsultere vejlederen. Opretholdelse af rapporteringsstrukturens integritet er afgørende for at bevare tilliden og respekten i organisationen.
2. Lov ikke øjeblikkelige forandringer
Det er vigtigt at lytte til feedback og tage den alvorligt, men pas på ikke at love øjeblikkelige ændringer under mødet. Nogle forslag kan kræve yderligere evaluering, diskussion med andre ledere eller tilpasning til bredere virksomhedsstrategier. Udtryk i stedet taknemmelighed for feedbacken og forpligt dig til at udforske forslaget yderligere.
3. Afvis ikke bekymringer eller feedback
Selv hvis du er uenig i noget af den feedback, der gives, er det vigtigt at anerkende og validere medarbejderens perspektiv. At afvise bekymringer direkte kan modvirke åben kommunikation og få medarbejderne til at føle sig overhørt. Hvis det er nødvendigt, kan du give en kontekst eller forklare begrænsninger, men gør det altid på en respektfuld og hensynsfuld måde.
4. Brug ikke mødet til præstationssamtaler
Møder på øverste niveau er ikke den rette ramme for præstationsvurderinger eller kritik. Disse samtaler bør fokusere på at forstå medarbejderens erfaringer og indsamle indsigter, ikke på at evaluere deres præstationer. Overlad præstationsdiskussioner til de relevante en-til-en-møder med deres direkte supervisor.
5. Lad være med at overbelaste medarbejderne med for mange spørgsmål
Det er vigtigt at stille velovervejede spørgsmål, men vær opmærksom på tiden og undgå at overvælde medarbejderen med en lang liste af spørgsmål. Hold samtalen fokuseret og kortfattet, så medarbejderen kan styre diskussionen hen imod de emner, der er vigtigst for ham eller hende. Husk, at kvalitet er vigtigere end kvantitet, når det drejer sig om at indsamle feedback.
Forbedring af møder på springniveau med VOMO AI
Det kan være en udfordring at håndtere feedback fra møder på øverste niveau, især når man forsøger at indfange alle de værdifulde indsigter, der deles under disse samtaler. Det er her VOMO AI kan være et værdifuldt værktøj. VOMO AI tilbyder avancerede transskriptions- og opsummeringsfunktioner, der kan hjælpe dig med at optage, transskribere og analysere mødenotater effektivt. Ved at bruge VOMO AI kan du sikre, at du ikke går glip af værdifuld feedback, og du kan nemt dele vigtige indsigter med relevante interessenter.
Nøglefunktioner i VOMO AI:
-
Automatiseret transskription: Transskriber nemt mødesamtaler i realtid, hvilket sikrer nøjagtige optegnelser af diskussioner og feedback.
-
Sammenfatning med Ask AI: Brug VOMO AI's Ask AI-funktion til at opsummere udskrifter og udtrække nøglepunkter, hvilket gør det lettere at gennemgå og dele møderesultater.
-
Tilgængelighed på flere enheder: Få adgang til dine mødeudskrifter fra enhver enhed, så du kan gennemgå og dele indsigter, mens du er på farten.
Udforsk VOMO AI for at se, hvordan det kan forbedre dine møder på øverste niveau ved at give en problemfri måde at indfange, analysere og handle på den værdifulde feedback, som dine medarbejdere deler. Klik her for at lære, hvordan du optager og transskriberer møder med VOMO AI.
Ved at følge disse dos and don'ts og udnytte værktøjer som VOMO AI kan du gøre dine møder på øverste niveau mere effektive og fremme en kultur med åben kommunikation og løbende forbedringer i din organisation.
