Hoppa över nivå Mötesetikett: Dos and Don'ts för framgångsrika samtal

Nivåmöten är ett kraftfullt verktyg som gör det möjligt för ledare att få direktkontakt med medarbetare som befinner sig flera nivåer under dem i organisationshierarkin. Dessa möten hjälper till att överbrygga klyftan mellan den högsta ledningen och medarbetarna i frontlinjen och ger värdefulla insikter om arbetsplatskulturen, gruppdynamiken och eventuella befintliga utmaningar. Men för att dessa möten ska bli riktigt effektiva är det viktigt att närma sig dem med rätt etikett. I den här bloggen går vi igenom vad man bör och inte bör göra vid möten på hög nivå för att säkerställa att dessa samtal blir både produktiva och positiva för alla inblandade.

Vad är ett "Skip Level Meeting"?

Ett möte på lägre nivå är ett samtal mellan en högre chef eller en chef och en medarbetare som inte rapporterar direkt till dem. Syftet med dessa möten är att främja öppen kommunikation, få insikter i teamets verksamhet och bygga starkare relationer inom hela organisationen. Möten på lägre nivå handlar inte om mikrostyrning eller att kringgå den närmaste chefen, utan är ett tillfälle att få kontakt med medarbetarna, förstå deras perspektiv och identifiera förbättringsområden.

Dos av möten utan nivåskillnad

1. Förbered genomtänkta frågor

Innan mötet bör du ta dig tid att förbereda en lista med genomtänkta och öppna frågor som uppmuntrar till dialog. Fokusera på att förstå medarbetarens roll, utmaningar och idéer om förbättringar. Ett exempel:

• "Vilka är några av de största utmaningarna som du för närvarande står inför i din roll?"

• "Vad fungerar bra i ditt team och vad kan förbättras?"

• "Vad tycker du om den riktning som företaget är på väg mot?"

Den här typen av frågor visar att du värdesätter medarbetarens synpunkter och är intresserad av hans eller hennes erfarenheter inom organisationen.

2. Skapa en behaglig atmosfär

Möten på hög nivå bör vara informella och samtalsbetonade snarare än formella och skrämmande. Ansträng dig för att skapa en avslappnad atmosfär där medarbetarna känner sig bekväma med att dela med sig av sina tankar öppet. Detta kan uppnås genom att hålla mötet på en neutral plats, t.ex. ett kafé eller ett lugnt mötesrum, och genom att hålla en vänlig och tillmötesgående attityd under hela samtalet.

3. Lyssna aktivt

Aktivt lyssnande är avgörande i möten på hög nivå. Ge medarbetaren din fulla uppmärksamhet, undvik avbrott och bekräfta med nickningar eller muntliga bekräftelser. Gör anteckningar om det behövs, men se till att hålla ögonkontakt och vara engagerad i samtalet. Kom ihåg att målet är att förstå medarbetarens perspektiv, inte att dominera samtalet.

4. Gör uppföljning av åtgärdspunkter

Om några åtgärder eller uppföljningssteg kommer upp under mötet, se till att ta itu med dem omedelbart. Det kan handla om att dela med sig av feedback till medarbetarens närmaste chef, genomföra ett förslag eller helt enkelt följa upp med ytterligare information. Genom att hålla vad du lovat under mötet visar du att du värdesätter medarbetarens synpunkter och att du är fast besluten att göra förbättringar utifrån deras feedback.

5. Håll fokus på medarbetarens upplevelse

Se till att samtalet förblir centrerat kring medarbetarens erfarenheter, insikter och förslag. Det här är deras möjlighet att tala uppriktigt, så undvik att styra samtalet mot din egen agenda eller att använda mötet för att kritisera deras prestationer. Målet är att lära sig av medarbetaren, inte att genomföra ett utvecklingssamtal.

Hur man undviker möten på lägre nivå

1. Underminera inte medarbetarens närmaste chef

Möten på lägre nivå ska inte användas som ett sätt att kringgå eller undergräva den anställdes direkta chefs auktoritet. Undvik att diskutera arbetsledarens prestationer eller fatta beslut som direkt påverkar teamet utan att först rådfråga arbetsledaren. Att upprätthålla integriteten i rapporteringsstrukturen är avgörande för att bevara förtroendet och respekten inom organisationen.

2. Lova inte omedelbara förändringar

Det är viktigt att lyssna på feedback och ta den på allvar, men var försiktig så att du inte lovar omedelbara förändringar under mötet. Vissa förslag kan kräva ytterligare utvärdering, diskussion med andra ledare eller anpassning till bredare företagsstrategier. Uttryck i stället uppskattning för feedbacken och lova att utforska förslaget ytterligare.

3. Avfärda inte bekymmer eller feedback

Även om du inte håller med om en del av den feedback som ges är det viktigt att bekräfta och validera medarbetarens perspektiv. Att avfärda problem rakt av kan motverka öppen kommunikation och få medarbetarna att känna sig ohörda. Om det behövs kan du ge sammanhang eller förklara begränsningar, men gör det alltid på ett respektfullt och omtänksamt sätt.

4. Använd inte mötet för utvecklingssamtal

Möten på hög nivå är inte en lämplig miljö för utvärderingar eller kritik av prestationer. Dessa samtal bör fokusera på att förstå medarbetarens erfarenheter och samla in insikter, inte på att utvärdera deras prestationer. Lämna prestationsdiskussioner till lämpliga enskilda möten med den direkta chefen.

5. Överbelasta inte medarbetarna med för många frågor

Det är viktigt att ställa genomtänkta frågor, men tänk på tiden och undvik att överväldiga medarbetaren med en lång lista med frågor. Håll samtalet fokuserat och kortfattat, så att medarbetaren kan styra diskussionen mot de ämnen som är viktigast för honom eller henne. Kom ihåg att kvalitet är viktigare än kvantitet när det gäller att samla in feedback.

Förbättra möten på hög nivå med VOMO AI

Att hantera feedback från möten på hög nivå kan vara en utmaning, särskilt när man försöker fånga upp alla värdefulla insikter som delas under dessa samtal. Det är här VOMO AI kan vara ett värdefullt verktyg. VOMO AI erbjuder avancerade transkriberings- och sammanfattningsfunktioner som kan hjälpa dig att spela in, transkribera och analysera mötesanteckningar på ett effektivt sätt. Genom att använda VOMO AI kan du se till att ingen värdefull feedback missas och du kan enkelt dela viktiga insikter med relevanta intressenter.

Viktiga funktioner i VOMO AI:

• Automatiserad transkribering: Transkribera enkelt möteskonversationer i realtid, vilket säkerställer korrekt dokumentation av diskussioner och feedback.

• Sammanfattningar med Ask AI: Använd VOMO AI:s Ask AI-funktion för att sammanfatta transkriptioner och extrahera viktiga punkter, vilket gör det lättare att granska och dela mötesresultat.

• Tillgänglighet för flera enheter: Få tillgång till dina mötesutskrifter från vilken enhet som helst, så att du kan granska och dela insikter när du är på språng.

Utforska VOMO AI för att se hur det kan förbättra dina möten på hög nivå genom att tillhandahålla ett smidigt sätt att fånga, analysera och agera på den värdefulla feedback som dina medarbetare delar med sig av. Klicka här för att lära dig hur du spelar in och transkriberar möten med VOMO AI.

Genom att följa dessa råd och använda verktyg som VOMO AI kan du göra dina möten på hög nivå mer effektiva och främja en kultur av öppen kommunikation och ständiga förbättringar inom organisationen.