As reuniões de nível superior são uma ferramenta poderosa que permite aos líderes estabelecerem uma ligação direta com os colaboradores que se encontram vários níveis abaixo deles na hierarquia organizacional. Estas reuniões ajudam a colmatar o fosso entre a gestão de topo e os funcionários da linha da frente, fornecendo informações valiosas sobre a cultura do local de trabalho, a dinâmica da equipa e quaisquer desafios existentes. No entanto, para que estas reuniões sejam verdadeiramente eficazes, é importante abordá-las com a etiqueta correta. Neste blogue, vamos explorar o que fazer e o que não fazer nas reuniões de nível superior para garantir que estas conversas são produtivas e positivas para todos os envolvidos.
O que é uma reunião de nível de salto?
Uma reunião de nível superior é uma conversa entre um gestor ou executivo sénior e um empregado que não responde diretamente perante ele. O objetivo destas reuniões é promover uma comunicação aberta, obter informações sobre as operações da equipa e construir relações mais fortes em toda a organização. As reuniões de nível superior não se destinam a microgerir ou a contornar o supervisor imediato; em vez disso, servem como uma oportunidade para estabelecer contacto com os colaboradores, compreender as suas perspectivas e identificar áreas de melhoria.
O que fazer com as reuniões por etapas
1. Preparar perguntas bem pensadas
Antes da reunião, dedique algum tempo à preparação de uma lista de perguntas ponderadas e abertas que incentivem o diálogo. Concentre-se em compreender o papel, os desafios e as ideias de melhoria do colaborador. Por exemplo:
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"Quais são alguns dos maiores desafios que enfrenta atualmente na sua função?"
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"O que está a funcionar bem na sua equipa e o que poderia ser melhorado?"
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"O que acha do rumo que a empresa está a tomar?"
Este tipo de perguntas mostra que valoriza o contributo do empregado e que está interessado na sua experiência na organização.
2. Criar uma atmosfera confortável
As reuniões de nível superior devem ser informais e de conversação, em vez de formais e intimidantes. Faça um esforço para criar um ambiente descontraído onde os empregados se sintam à vontade para partilhar abertamente os seus pensamentos. Isto pode ser conseguido através de uma reunião num local neutro, como um café ou uma sala de reuniões tranquila, e mantendo um comportamento amigável e acessível durante toda a conversa.
3. Ouvir ativamente
A escuta ativa é crucial nas reuniões de nível superior. Dê ao empregado toda a sua atenção, evite interrupções e reconheça os seus pontos de vista com acenos de cabeça ou afirmações verbais. Tome notas, se necessário, mas certifique-se de que mantém o contacto visual e que participa na conversa. Lembre-se de que o objetivo é compreender a perspetiva do funcionário e não dominar a conversa.
4. Fazer o acompanhamento dos itens de ação
Se durante a reunião surgirem questões de ação ou passos de acompanhamento, certifique-se de que as aborda prontamente. Isto pode envolver a partilha de feedback com o supervisor direto do colaborador, a implementação de uma sugestão ou simplesmente o acompanhamento com informações adicionais. Cumprir as promessas feitas durante a reunião demonstra que valoriza o contributo do colaborador e que está empenhado em introduzir melhorias com base no seu feedback.
5. Mantenha o foco na experiência do empregado
Certifique-se de que a conversa se centra nas experiências, ideias e sugestões do colaborador. Esta é a sua oportunidade de falar abertamente, por isso evite orientar a conversa para a sua própria agenda ou utilizar a reunião para criticar o seu desempenho. O objetivo é aprender com o colaborador e não fazer uma avaliação do desempenho.
O que não se deve fazer nas reuniões por saltos
1. Não prejudicar o superior hierárquico direto do trabalhador
As reuniões de nível superior não devem ser utilizadas como forma de contornar ou minar a autoridade do supervisor direto do trabalhador. Evite discutir o desempenho do supervisor ou tomar decisões que afectem diretamente a equipa sem consultar primeiro o supervisor. Manter a integridade da estrutura de reporte é crucial para preservar a confiança e o respeito dentro da organização.
2. Não prometa mudanças imediatas
Embora seja importante ouvir o feedback e levá-lo a sério, tenha cuidado para não prometer mudanças imediatas durante a reunião. Algumas sugestões podem exigir uma avaliação mais aprofundada, discussão com outros líderes ou alinhamento com estratégias mais alargadas da empresa. Em vez disso, agradeça o feedback e comprometa-se a explorar mais a sugestão.
3. Não ignorar as preocupações ou o feedback
Mesmo que não concorde com alguns dos comentários fornecidos, é importante reconhecer e validar a perspetiva do colaborador. Ignorar imediatamente as preocupações pode desencorajar a comunicação aberta e fazer com que os colaboradores se sintam pouco ouvidos. Se necessário, forneça o contexto ou explique as limitações, mas faça-o sempre de forma respeitosa e atenciosa.
4. Não utilize a reunião para fazer avaliações de desempenho
As reuniões de nível superior não são o cenário adequado para avaliações ou críticas de desempenho. Estas conversas devem centrar-se na compreensão das experiências do empregado e na recolha de informações, e não na avaliação do seu desempenho. Deixe as discussões sobre o desempenho para as reuniões individuais adequadas com o seu supervisor direto.
5. Não sobrecarregue os empregados com demasiadas perguntas
Embora seja importante fazer perguntas ponderadas, tenha em atenção o tempo e evite sobrecarregar o empregado com uma longa lista de perguntas. Mantenha a conversa concentrada e concisa, permitindo que o colaborador oriente a discussão para os tópicos que são mais importantes para ele. Lembre-se, a qualidade é mais importante do que a quantidade quando se trata de recolher feedback.
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