Besprechungen auf der unteren Ebene sind ein leistungsfähiges Instrument, das es den Führungskräften ermöglicht, direkt mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten, die mehrere Ebenen unter ihnen in der Organisationshierarchie stehen. Diese Besprechungen helfen, die Kluft zwischen der oberen Führungsebene und den Mitarbeitern an der Front zu überbrücken, und bieten wertvolle Einblicke in die Arbeitsplatzkultur, die Teamdynamik und alle bestehenden Herausforderungen. Damit diese Treffen jedoch wirklich effektiv sind, ist es wichtig, sie mit der richtigen Etikette anzugehen. In diesem Blog gehen wir auf die Gebote und Verbote bei Besprechungen auf oberster Ebene ein, um sicherzustellen, dass diese Gespräche sowohl produktiv als auch positiv für alle Beteiligten sind.
Was ist ein Skip Level Meeting?
Ein Skip-Level-Meeting ist ein Gespräch zwischen einem leitenden Manager oder einer Führungskraft und einem Mitarbeiter, der ihm nicht direkt unterstellt ist. Der Zweck dieser Besprechungen ist es, eine offene Kommunikation zu fördern, Einblicke in die Arbeitsabläufe des Teams zu erhalten und engere Beziehungen innerhalb des Unternehmens aufzubauen. Bei Besprechungen auf Überleitungsebene geht es nicht darum, Mikromanagement zu betreiben oder den unmittelbaren Vorgesetzten zu umgehen; sie dienen vielmehr als Gelegenheit, mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten, ihre Sichtweise zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.
Die Dos der Skip Level Meetings
1. Bereiten Sie durchdachte Fragen vor
Nehmen Sie sich vor dem Gespräch etwas Zeit, um eine Liste mit durchdachten und offenen Fragen vorzubereiten, die den Dialog fördern. Konzentrieren Sie sich darauf, die Rolle des Mitarbeiters, seine Herausforderungen und Verbesserungsvorschläge zu verstehen. Zum Beispiel:
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"Was sind die größten Herausforderungen, mit denen Sie derzeit in Ihrer Funktion konfrontiert sind?"
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"Was funktioniert in Ihrem Team gut, und was könnte verbessert werden?"
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"Was halten Sie von der Richtung, die das Unternehmen einschlägt?"
Diese Art von Fragen zeigt, dass Sie den Beitrag des Mitarbeiters zu schätzen wissen und an seinen Erfahrungen im Unternehmen interessiert sind.
2. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre
Besprechungen auf übergeordneter Ebene sollten informell und gesprächig sein und nicht formell und einschüchternd. Bemühen Sie sich um eine entspannte Atmosphäre, in der sich die Mitarbeiter wohl fühlen und ihre Gedanken offen mitteilen können. Dies kann erreicht werden, indem man sich an einem neutralen Ort trifft, z. B. in einem Café oder einem ruhigen Besprechungsraum, und indem man während des gesamten Gesprächs ein freundliches, zugängliches Auftreten an den Tag legt.
3. Hören Sie aktiv zu
Aktives Zuhören ist bei Besprechungen auf höchster Ebene entscheidend. Schenken Sie dem Mitarbeiter Ihre volle Aufmerksamkeit, vermeiden Sie Unterbrechungen und bestätigen Sie seine Ausführungen durch Nicken oder verbale Bestätigungen. Machen Sie bei Bedarf Notizen, aber achten Sie darauf, dass Sie den Blickkontakt aufrechterhalten und sich auf das Gespräch einlassen. Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, die Sichtweise des Mitarbeiters zu verstehen, und nicht darin, das Gespräch zu dominieren.
4. Weiterverfolgung der Aktionspunkte
Wenn während des Gesprächs Aktionspunkte oder Folgeschritte auftauchen, stellen Sie sicher, dass Sie diese umgehend angehen. Dies könnte bedeuten, dass Sie das Feedback mit dem direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters teilen, einen Vorschlag umsetzen oder einfach zusätzliche Informationen nachreichen. Wenn Sie Ihre Zusagen aus dem Gespräch einhalten, zeigen Sie, dass Sie den Beitrag des Mitarbeiters zu schätzen wissen und sich für Verbesserungen auf der Grundlage seines Feedbacks einsetzen.
5. Konzentrieren Sie sich auf die Erfahrung des Mitarbeiters
Achten Sie darauf, dass sich das Gespräch auf die Erfahrungen, Erkenntnisse und Vorschläge des Mitarbeiters konzentriert. Vermeiden Sie es also, das Gespräch auf Ihre eigene Agenda zu lenken oder das Treffen dazu zu nutzen, die Leistung des Mitarbeiters zu kritisieren. Das Ziel ist es, von dem Mitarbeiter zu lernen, und nicht, eine Leistungsbeurteilung durchzuführen.
Die Do'ts der Skip Level Meetings
1. Unterminieren Sie nicht den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters
Besprechungen auf übergeordneter Ebene sollten nicht dazu genutzt werden, die Autorität des direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters zu umgehen oder zu untergraben. Vermeiden Sie es, die Leistung des Vorgesetzten zu erörtern oder Entscheidungen zu treffen, die sich direkt auf das Team auswirken, ohne den Vorgesetzten vorher zu konsultieren. Die Aufrechterhaltung der Integrität der Berichtsstruktur ist entscheidend für die Wahrung von Vertrauen und Respekt innerhalb der Organisation.
2. Versprechen Sie keine sofortigen Änderungen
Auch wenn es wichtig ist, sich das Feedback anzuhören und ernst zu nehmen, sollten Sie während des Treffens keine sofortigen Änderungen versprechen. Einige Vorschläge bedürfen möglicherweise einer weiteren Bewertung, einer Diskussion mit anderen Führungskräften oder einer Abstimmung mit umfassenderen Unternehmensstrategien. Drücken Sie stattdessen Ihre Wertschätzung für das Feedback aus und verpflichten Sie sich, den Vorschlag weiter zu prüfen.
3. Ignorieren Sie keine Bedenken oder Rückmeldungen
Selbst wenn Sie mit einem Teil des Feedbacks nicht einverstanden sind, ist es wichtig, die Perspektive des Mitarbeiters anzuerkennen und zu bestätigen. Wenn Sie Bedenken einfach abtun, kann dies eine offene Kommunikation verhindern und den Mitarbeitern das Gefühl geben, nicht gehört zu werden. Geben Sie bei Bedarf den Kontext an oder erklären Sie Einschränkungen, aber tun Sie dies immer in einer respektvollen und rücksichtsvollen Weise.
4. Nutzen Sie die Sitzung nicht für Leistungsbeurteilungen
Besprechungen auf übergeordneter Ebene sind nicht der geeignete Rahmen für Leistungsbeurteilungen oder -kritiken. Bei diesen Gesprächen sollte es darum gehen, die Erfahrungen des Mitarbeiters zu verstehen und Erkenntnisse zu gewinnen, nicht darum, seine Leistung zu bewerten. Überlassen Sie Leistungsgespräche den entsprechenden Einzelgesprächen mit Ihrem direkten Vorgesetzten.
5. Überfordern Sie die Mitarbeiter nicht mit zu vielen Fragen
Es ist zwar wichtig, durchdachte Fragen zu stellen, aber achten Sie auf die Zeit und vermeiden Sie es, den Mitarbeiter mit einer langen Liste von Fragen zu überwältigen. Halten Sie das Gespräch kurz und bündig, damit der Mitarbeiter die Diskussion auf die für ihn wichtigsten Themen lenken kann. Denken Sie daran, dass Qualität wichtiger ist als Quantität, wenn es um das Einholen von Feedback geht.
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