Las reuniones de nivel inferior son una poderosa herramienta que permite a los directivos conectar directamente con los empleados situados varios niveles por debajo de ellos en la jerarquía de la organización. Estas reuniones ayudan a salvar la distancia entre la alta dirección y los empleados de primera línea, proporcionando información valiosa sobre la cultura del lugar de trabajo, la dinámica del equipo y los retos existentes. Sin embargo, para que estas reuniones sean realmente eficaces, es importante abordarlas con el protocolo adecuado. En este blog, analizaremos lo que se debe y no se debe hacer en las reuniones de nivel superior para garantizar que estas conversaciones sean productivas y positivas para todos los implicados.
¿Qué es una reunión de nivel intermedio?
Una reunión de nivel superior es una conversación entre un alto directivo o ejecutivo y un empleado que no depende directamente de él. El objetivo de estas reuniones es fomentar la comunicación abierta, obtener información sobre las operaciones del equipo y establecer relaciones más sólidas en toda la organización. En las reuniones de nivel superior no se trata de microgestionar ni de pasar por encima del supervisor inmediato, sino de conectar con los empleados, comprender sus puntos de vista e identificar áreas de mejora.
Lo que hay que hacer para saltarse las reuniones
1. Prepare preguntas bien pensadas
Antes de la reunión, dedique algún tiempo a preparar una lista de preguntas reflexivas y abiertas que fomenten el diálogo. Céntrese en comprender el papel del empleado, sus retos y sus ideas de mejora. Por ejemplo:
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"¿Cuáles son algunos de los mayores retos a los que se enfrenta actualmente en su puesto?".
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"¿Qué funciona bien en tu equipo y qué podría mejorarse?".
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"¿Qué opina de la dirección que está tomando la empresa?".
Este tipo de preguntas demuestran que valoras la opinión del empleado y que te interesa su experiencia dentro de la organización.
2. Cree un ambiente cómodo
Las reuniones de nivel superior deben ser informales y de conversación, más que formales e intimidatorias. Esfuércese por crear un ambiente relajado en el que los empleados se sientan cómodos compartiendo abiertamente sus ideas. Esto puede lograrse reuniéndose en un lugar neutral, como una cafetería o una sala de reuniones tranquila, y manteniendo una actitud amistosa y accesible durante toda la conversación.
3. Escuchar activamente
La escucha activa es crucial en las reuniones de alto nivel. Preste toda su atención al empleado, evite las interrupciones y reconozca sus puntos de vista con asentimientos o afirmaciones verbales. Tome notas si es necesario, pero asegúrese de mantener el contacto visual y de seguir participando en la conversación. Recuerde que el objetivo es comprender el punto de vista del empleado, no dominar la conversación.
4. Seguimiento de las acciones
Si durante la reunión se plantean acciones o medidas de seguimiento, asegúrese de abordarlas con prontitud. Puede tratarse de compartir los comentarios con el supervisor directo del empleado, poner en práctica una sugerencia o simplemente hacer un seguimiento con información adicional. Cumplir las promesas hechas durante la reunión demuestra que usted valora la opinión del empleado y se compromete a introducir mejoras basadas en sus comentarios.
5. Centrarse en la experiencia del empleado
Asegúrese de que la conversación se centra en las experiencias, puntos de vista y sugerencias del empleado. Esta es su oportunidad de hablar con franqueza, así que evite orientar la conversación hacia su propia agenda o utilizar la reunión para criticar su rendimiento. El objetivo es aprender del empleado, no realizar una evaluación de su rendimiento.
Lo que no se debe hacer en las reuniones de nivel intermedio
1. No desautorice al supervisor directo del empleado
Las reuniones de nivel superior no deben utilizarse para eludir o socavar la autoridad del supervisor directo del empleado. Evite discutir el rendimiento del supervisor o tomar decisiones que afecten directamente al equipo sin consultar antes al supervisor. Mantener la integridad de la estructura jerárquica es crucial para preservar la confianza y el respeto dentro de la organización.
2. No prometa cambios inmediatos
Aunque es importante escuchar los comentarios y tomárselos en serio, tenga cuidado de no prometer cambios inmediatos durante la reunión. Algunas sugerencias pueden requerir una evaluación más profunda, el debate con otros líderes o la alineación con estrategias más amplias de la empresa. En su lugar, exprese su agradecimiento por los comentarios y comprométase a seguir estudiando la sugerencia.
3. No desestime las preocupaciones o los comentarios
Aunque no esté de acuerdo con algunos de los comentarios recibidos, es importante reconocer y validar el punto de vista del empleado. Desestimar de plano las preocupaciones puede desalentar la comunicación abierta y hacer que los empleados se sientan no escuchados. Si es necesario, proporcione el contexto o explique las limitaciones, pero hágalo siempre de forma respetuosa y considerada.
4. No utilice la reunión para evaluar el rendimiento
Las reuniones de nivel intermedio no son el marco adecuado para evaluar o criticar el rendimiento. Estas conversaciones deben centrarse en comprender las experiencias del empleado y recabar sus puntos de vista, no en evaluar su rendimiento. Deje las discusiones sobre el rendimiento para las reuniones individuales apropiadas con su supervisor directo.
5. No sobrecargue a los empleados con demasiadas preguntas
Aunque es importante hacer preguntas meditadas, tenga en cuenta el tiempo disponible y evite abrumar al empleado con una larga lista de preguntas. Mantenga la conversación centrada y concisa, permitiendo que el empleado dirija la discusión hacia los temas que son más importantes para él. Recuerde que la calidad es más importante que la cantidad a la hora de recabar opiniones.
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