跳層會議是一種強大的工具，可讓領導人直接與組織階層中比他們低幾層的員工聯繫。這些會議有助於縮短上層管理人員與前線員工之間的距離，提供有關工作場所文化、團隊動態以及任何現有挑戰的寶貴見解。然而，要使這些會議真正有效，以正確的禮儀進行會議是非常重要的。在這篇部落格中，我們將探討跳層會議的注意事項，以確保這些對話對所有參與者而言都是有效且正面的。
什麼是跳層會議？
跳層會議是指高級經理或主管與不直接向其報告的員工之間的對話。這些會議的目的是促進開放式溝通、深入瞭解團隊的運作，以及在組織內部建立更穩固的關係。跳層會議不是要微觀管理或繞過直接主管；相反地，它是一個與員工溝通、瞭解他們的觀點，並找出需要改善的地方的機會。
跳層會議的要點
1.準備深思熟慮的問題
在會議之前，花一些時間準備一張思考性和開放式的問題清單，以鼓勵對話。重點在於瞭解員工的角色、挑戰和改善的想法。例如
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「您目前在職務上面臨的最大挑戰是什麼？」
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「你的團隊中哪些工作做得好，哪些工作可以改進？」
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「你覺得公司的發展方向如何？」
這類問題表示您重視員工的意見，並對他們在組織中的經驗感興趣。
2.營造舒適的氣氛
跳層會議應該是非正式和對話式的，而不是正式和令人生畏的。努力營造輕鬆的氣氛，讓員工可以自在地公開分享他們的想法。要做到這一點，可以在中立的地點開會，例如咖啡店或安靜的會議室，並在整個談話過程中保持友善、平易近人的態度。
3.積極聆聽
積極聆聽在跳層會議中至關重要。讓員工全神貫注，避免中斷，並以點頭或口頭肯定的方式確認他們的觀點。必要時做筆記，但務必保持眼神接觸，並投入對話。請記住，目標是了解員工的觀點，而不是主宰談話。
4.跟進行動項目
如果會議期間出現任何行動項目或後續步驟，請務必立即處理。這可能包括與員工的直接上司分享反饋意見、執行建議或僅是跟進其他資訊。跟進會議中做出的承諾，表明您重視員工的意見，並承諾根據他們的反饋做出改進。
5.將焦點放在員工的體驗上
確保對話仍以員工的經驗、見解和建議為中心。這是他們坦誠發言的機會，因此請避免將對話引向您自己的議程或利用會議批評他們的績效。我們的目標是向員工了解，而不是進行績效評核。
跳層會議的禁忌
1.不要損害員工的直接上司
跳層會議不應被用來繞過或削弱員工直接上司的權威。避免在未事先諮詢主管的情況下討論主管的績效或做出直接影響團隊的決策。保持報告結構的完整性對於維護組織內部的信任和尊重至關重要。
2.不要承諾立即做出改變
雖然聆聽反饋並認真對待非常重要，但請注意不要在會議中承諾立即做出改變。有些建議可能需要進一步評估、與其他領導討論，或與更廣泛的公司策略保持一致。取而代之的是，對反饋表示感謝，並承諾進一步探討該建議。
3.不要漠視關注或反饋
即使您不同意員工提供的某些反饋，也必須承認並確認他們的觀點。斷然否定員工的疑慮會妨礙開放式溝通，並讓員工感到自己的意見被忽略了。如有必要，請提供背景資料或解釋限制因素，但一定要以尊重和體貼的方式進行。
4.不要利用會議進行績效評估
跳層會議不適合進行績效評估或批評。這些對話應該著重於了解員工的經歷和收集見解，而不是評估他們的績效。將績效討論留待與直接主管進行適當的一對一會議時進行。
5.不要讓員工負擔太多問題
雖然提出深思熟慮的問題很重要，但也要注意時間，避免用一長串的詢問清單壓得員工喘不過氣。保持對話的重點和簡潔，讓員工可以將討論引向對他們最重要的話題。請記住，在收集回饋時，品質比數量更重要。
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