Haastattelun jälkeinen seuranta on tärkeä vaihe työnhakuprosessissa, ja se voi auttaa erottamaan sinut muista hakijoista. Hyvin laadittu seurantasähköposti osoittaa, että olet edelleen kiinnostunut tehtävästä, pitää sinut työnantajan tiedossa ja tarjoaa tilaisuuden toistaa, miksi olet paras mahdollinen henkilö tehtävään. Vääränlainen seurantasähköposti voi kuitenkin vahingoittaa mahdollisuuksiasi. Tässä blogissa tarkastelemme haastatteluseurantasähköpostin lähettämisen hyviä ja huonoja puolia, jotta saat varmasti positiivisen vaikutelman.
Miksi seurantasähköpostit ovat tärkeitä
Seurantasähköposteilla on useita tarkoituksia rekrytointiprosessissa:
-
Osoittaa ammattimaisuutta: Seurantasähköpostin lähettäminen on osoitus hyvistä tavoista ja ammattitaidosta ja vahvistaa kiinnostustasi työpaikkaa kohtaan.
-
Pitää sinut päällimmäisenä mielessä: Se pitää sinut tuoreena haastattelijan mielessä, varsinkin jos hän joutuu tekemään päätöksen useiden ehdokkaiden välillä.
-
Selventää ja toistaa: Se tarjoaa tilaisuuden selventää asioita, jotka ovat saattaneet jäädä haastattelun aikana huomaamatta, ja toistaa pätevyytesi.
Seurantahaastattelusähköpostin lähettämisen toimintaohjeet
1. Lähetä se viipymättä
Ajoitus on avainasemassa seurantasähköposteissa. Ihannetapauksessa sähköpostiviesti tulisi lähettää 24 tunnin kuluessa haastattelusta. Tämä osoittaa, että olet ripeä, järjestelmällinen ja innostunut tilaisuudesta.
Vihje: Jos haastattelusi on perjantaina, pyri lähettämään seurantasähköpostisi päivän loppuun mennessä tai varhain maanantaiaamuna, jotta se ei häviä viikonlopun sekamelskaan.
2. Ilmaise kiitollisuutta
Aloita sähköpostiviestisi kiittämällä haastattelijaa hänen käyttämästään ajasta ja mahdollisuudesta saada lisätietoja yrityksestä ja tehtävästä. Kiitollisuuden ilmaiseminen luo positiivisen sävyn ja osoittaa, että arvostat haastattelijan vaivannäköä.
Esimerkki: "Kiitos, että otit aikaa tavata minut tänään ja keskustella jännittävästä mahdollisuudesta [yrityksen nimi]."
3. Toista kiinnostuksesi työpaikkaa kohtaan
Vahvista, että olet innostunut tehtävästä ja yrityksestä. Nosta esiin työn tai yrityskulttuurin erityisiä piirteitä, jotka vetoavat sinuun, ja osoita, että olet aidosti kiinnostunut.
Esimerkki: "Olen erityisen innoissani mahdollisuudesta työskennellä [tietyn tiimin tai projektin] parissa [yrityksen nimi], koska se vastaa täydellisesti kokemustani ja uratavoitteitani."
4. Korosta pätevyytesi
Käytä seurantasähköpostia tilaisuutena toistaa lyhyesti, miksi olet sopiva henkilö kyseiseen tehtävään. Mainitse keskeiset taidot tai kokemukset, joista keskusteltiin haastattelussa, ja korosta, miten voit edistää tiimin toimintaa.
Esimerkki: "Taustani [tietty taito tai kokemus] antaisi minulle mahdollisuuden vaikuttaa välittömästi, erityisesti [tiettyyn hankkeeseen tai tehtävään, josta on puhuttu]."
5. Pidä se tiiviinä ja ammattimaisena
Seurantasähköpostin tulisi olla lyhyt ja ytimekäs. Pidä se muutamassa kappaleessa ja vältä menemästä liian pitkälle yksityiskohtiin. Tavoitteenasi on muistuttaa haastateltavaa vahvuuksistasi hukuttamatta häntä.
Vihje: Pidä kiinni ammattimaisesta äänensävystä ja muodosta, vaikka haastattelu olisikin epävirallinen. Tämä on silti osa ammatillista esittelyäsi.
6. Sisällytä mahdolliset seurantamateriaalit
Jos lupasit lähettää lisätietoja, kuten portfolion, suosituksia tai työnäytteitä, muista liittää ne seurantasähköpostiin. Tämä osoittaa luotettavuutta ja tarkkuutta yksityiskohtiin.
Esimerkki: "Kuten keskusteltiin, olen liittänyt mukaan portfolioni, joka sisältää esimerkkejä työstäni [asiaankuuluvalla alalla]."
7. Lopeta toimintakutsuun
Sulje sähköpostiviestisi ilmaisemalla toiveesi vastauksesta ja tarjoamalla, että voit antaa lisätietoja, joita he saattavat tarvita. Tämä osoittaa innokkuutesi ja avoimuutesi jatkaa yhteydenpitoa.
Esimerkki: "Odotan mielenkiinnolla prosessin seuraavia vaiheita ja annan mielelläni lisätietoja, jos niitä tarvitaan."
Seurantahaastattelusähköpostin lähettämisen kiellot
1. Älä odota liian kauan sen lähettämisessä
Seurantasähköpostin lähettäminen liian kauan voi antaa vaikutelman, että työ ei ole sinulle ensisijainen. Se, että lähetät sen nopeasti, osoittaa, että olet ennakoiva ja järjestelmällinen.
Vihje: Pyri lähettämään sähköpostisi 24 tunnin kuluessa, jotta haastateltava muistaa ehdokkuutesi tuoreena.
2. Älä ole geneerinen
Vältä lähettämästä yleistä seurantasähköpostia, joka voisi koskea mitä tahansa työpaikkaa tai haastattelua. Muokkaa viestisi henkilökohtaiseksi viittaamalla haastattelun erityiskohtiin ja räätälöimällä se yrityksen ja tehtävän mukaan.
Esimerkki siitä, mitä tulisi välttää: "Kiitos haastattelusta. Odotan innolla yhteydenottoanne."
3. Älä hukuta liikaa tietoa
Vaikka on hyvä toistaa vahvuutesi, älä kuormita haastattelijaa pitkällä luettelolla pätevyyksistä tai lisämateriaaleista. Pidä viestisi keskitettynä ja tiiviinä.
Vihje: Korosta vain olennaisimmat taidot tai kokemukset, jotka liittyvät suoraan työhön.
4. Älä ole tungetteleva tai kärsimätön.
Vaikka on luonnollista odottaa vastausta, vältä vaikuttamasta tungettelevalta tai kärsimättömältä seurannassasi. Älä vaadi päivityksiä tai aseta epärealistisia aikatauluja sille, milloin odotat vastausta.
Esimerkki siitä, mitä tulisi välttää: "Voitteko ilmoittaa huomenna, sainko työn?"
5. Älä laiminlyö oikolukua
Kirjoitus- tai kielioppivirheitä sisältävä seurantasähköposti voi jättää kielteisen vaikutelman. Tarkista sähköpostisi aina huolellisesti ennen sen lähettämistä.
Vihje: Käytä oikeinkirjoituksen tarkistustyökaluja ja pyydä mahdollisuuksien mukaan ystävääsi tarkistamaan sähköpostisi mahdollisten virheiden varalta.
6. Älä unohda sisällyttää yhteystietojasi.
Helpota haastattelijan yhteydenottoa lisäämällä puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi seurantasähköpostisi loppuun.
Vihje: Sisällytä ammattimainen sähköpostiosoite, jossa on yhteystietosi, jotta ulkonäkö pysyy kiiltävänä.
7. Älä lähetä useita seurantasähköposteja
Vältä useiden seurantasähköpostien lähettämistä, jos et saa välitöntä vastausta. Anna haastattelijalle aikaa tarkastella ja vastata. Yksi, hyvin ajoitettu jatkotoimenpide riittää, ellei sinua ole ohjeistettu toisin.
Vihje: Jos et ole kuullut vastausta viikon tai haastattelun aikana annetun ajan kuluessa, on asianmukaista lähettää yksi kohtelias muistutus.
Päätelmä
Jatkohaastattelusähköpostin lähettäminen on tärkeä askel, joka voi auttaa vahvistamaan kiinnostustasi tehtävään ja pitämään sinut palkkaavan tiimin mielissä. Noudattamalla näitä ohjeita ja kieltoja voit laatia ammattimaisen ja tehokkaan jatkohaastattelun, joka erottaa sinut muista hakijoista.
Ne, jotka tarvitsevat työkalun, joka auttaa täydellisen jatkokertomuksen laatimisessa tai tärkeiden haastattelun yksityiskohtien puhtaaksikirjoittamisessa, voivat harkita seuraavan työkalun käyttöä VOMO AI. VOMO AI allows you to puhtaaksikirjoittaa haastattelut, and with its Kysy AI:lta toiminto, jota tukee ChatGPT-4Ovoit luoda yhteenvetoja, käännöksiä ja jopa laatia räätälöityjä jatkosähköposteja keskustelujen perusteella. Klikkaa tästä oppiaksesi, miten nauhoittaa ja transkriboida haastatteluja VOMO AI:lla. Tehosta työnhakuprosessiasi VOMO AI:n avulla ja tee jokaisesta vuorovaikutuksesta tärkeää!
