面接後のフォローアップは、他の候補者と差をつけることができる、応募プロセスにおける重要なステップです。よく練られたフォローアップメールは、あなたがそのポジションに興味を持ち続けていることを示し、雇用者の目に留まり続け、なぜあなたがそのポジションに最適なのかを改めて説明する機会となります。しかし、間違ったタイプのフォローアップメールを送ると、チャンスを損なう可能性があります。このブログでは、好印象を与える面接フォローアップメールの書き方と注意点をご紹介します。
フォローアップメールが重要な理由
フォローアップメールは、採用プロセスにおいて複数の役割を果たします：
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プロ意識を示す:フォローアップメールを送ることで、マナーやプロフェッショナリズムが反映され、そのポジションへの関心を強めることができます。
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常に注目の的:面接官が複数の候補者の中からあなたを選ぶ場合、特にあなたの鮮度を保つことができる。
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明確化と繰り返し:面接で聞き逃したかもしれない点を明確にし、自分の資質を再度説明する機会を提供する。
面接のフォローアップメールを送る際の注意点
1.迅速に送る
フォローアップメールはタイミングが重要です。面接から24時間以内にメールを送るのが理想的です。これは、あなたが迅速で、組織的で、この機会に熱心であることを示すものです。
チップ:面接が金曜日に行われた場合は、週末の忙しさに紛れないように、その日の終わりか月曜日の早朝までにフォローアップメールを送るようにしましょう。
2.感謝の気持ちを伝える
メールの冒頭では、面接官が時間を割いてくれたこと、そして会社や職務について詳しく知る機会を与えてくれたことに感謝しましょう。感謝の気持ちを伝えることで、前向きな雰囲気になり、面接官の努力に感謝していることが伝わります。
例:「本日は貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。
3.そのポジションへの関心を再度伝える
職務や会社に対する熱意を再確認する。仕事内容や社風について具体的にアピールし、本当に興味があることを示す。
例:「会社名]の[特定のチームまたはプロジェクト]で働く機会が特に楽しみです。
4.資格をアピールする
フォローアップメールは、なぜあなたがそのポジションに最適なのかを簡潔に再確認する機会として使いましょう。面接で話し合われた主なスキルや経験について触れ、あなたがチームにどのように貢献できるかを強調しましょう。
例:「具体的なスキルや経験]のバックグラウンドがあれば、特に[具体的なプロジェクトやタスク]において、即座にインパクトを与えることができます。
5.簡潔かつプロフェッショナルに
フォローアップ・メールは簡潔かつ要点を押さえたものでなければなりません。数段落にまとめ、あまり詳しく書きすぎないようにしましょう。あなたのゴールは、面接官を圧倒することなく、あなたの強みを思い出させることです。
チップ:たとえ非公式な面接であったとしても、プロフェッショナルな口調と形式にこだわりましょう。これもプロとしてのプレゼンテーションの一部です。
6.フォローアップ資料を含む
ポートフォリオや推薦状、仕事サンプルなど、追加情報を送る約束をした場合は、必ずフォローアップメールに記載しましょう。そうすることで、信頼性と細部への注意を示すことができます。
例:"議論したように、私は[関連分野]での私の仕事の例を含む私のポートフォリオを添付しました。"
7.行動への呼びかけで締めくくる
メールの最後には、返信を期待していることを伝え、相手が必要とするかもしれない追加情報を提供することを申し出ましょう。このようにすることで、あなたの熱意が伝わり、さらに興味を持ってもらうことができます。
例:「このプロセスの次のステップを楽しみにしています。
面接のフォローアップメールを送る際の注意点
1.送るのを長く待たない
フォローアップのメールを送るのに時間がかかりすぎると、その仕事があなたにとって優先順位が低いように思われかねません。迅速に送信することで、あなたが積極的で組織的であることを示すことができます。
チップ:24時間以内にメールを送信し、面接官の頭の中にあなたの候補者を新鮮に保つようにしましょう。
2.ジェネリックにならない
どの仕事や面接にも当てはまるような一般的なフォローアップメールを送るのは避けましょう。面接での具体的なポイントに言及し、企業や職務に合わせたメッセージを送ることで、パーソナライズしましょう。
避けるべきことの例:「インタビューありがとう。連絡を楽しみにしています。"
3.多すぎる情報で圧倒しない
自分の長所を繰り返し述べるのは良いことですが、資格や追加資料の長いリストで面接官に負担をかけないようにしましょう。メッセージは焦点を絞って簡潔に。
チップ:職務に直接関連するスキルや経験のみを強調する。
4.押しつけがましく、せっかちにならない
返事を待ち望むのは自然なことですが、フォローアップで強引さやせっかちな印象を与えるのは避けましょう。更新を要求したり、いつ返事が来るか非現実的なスケジュールを設定したりするのは控えましょう。
避けるべきことの例:「明日までに仕事が決まったかどうか教えてくれる？
5.校正を怠らない
誤字脱字や文法ミスのあるフォローアップメールはマイナスの印象を与えます。メールを送信する前に、必ず校正を入念に行いましょう。
チップ:スペルチェックのツールを使い、可能であれば友人にメールを見てもらい、見落としがないかチェックしてもらいましょう。
6.連絡先の記載を忘れずに
フォローアップメールの最後に電話番号とメールアドレスを記載し、面接官が連絡しやすいようにしましょう。
チップ:洗練された印象を維持するために、連絡先を記したプロフェッショナルなEメールの署名をつけましょう。
7.フォローアップメールを何度も送らない
すぐに返信がない場合は、何度もフォローアップメールを送るのは避けましょう。面接官に確認と返答の時間を与えましょう。特別な指示がない限り、タイミングよく1通のフォローで十分です。
チップ:1週間経っても返事がない場合、または面接時に指定された期間を過ぎても返事がない場合は、1度丁寧にリマインダーを送るのが適切です。
結論
面接のフォローアップメールを送ることは、その職務に対するあなたの関心を強め、採用チームの注目を集め続けるための重要なステップです。これらの「すべきこと」と「してはいけないこと」に従うことで、他の候補者と差をつけるプロフェッショナルで効果的なフォローアップメールを作成することができます。
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