Zo maak je AI-notities voor vergaderingen in Microsoft Teams - Stap voor stap

Zo maak je AI-notities voor vergaderingen in Microsoft Teams

Gedetailleerde notities maken tijdens Microsoft Teams vergaderingen kan een uitdaging zijn, vooral wanneer je je moet concentreren op de discussie in plaats van alles over te typen. Microsoft Teams biedt meerdere AI-gestuurde en collaboratieve tools voor het maken van notities om discussies automatisch samen te vatten, belangrijke punten te markeren en bruikbare vergadernotities te genereren. Door deze tools te gebruiken, kunnen teams meerdere uren per week besparen op documentatietaken en ervoor zorgen dat niets wordt gemist.

Als je op zoek bent naar een budgetvriendelijkere optie, Notulist VOMO AI-vergadering kan Teams aanvullen. Het biedt real-time transcriptie en door AI gegenereerde samenvattingen zonder dat er een duur abonnement nodig is, waardoor het een praktische oplossing is voor individuen of kleine teams.

De functie voor gezamenlijke notities van Microsoft Teams gebruiken

Voor de vergadering

Met Collaborative Notes kunnen deelnemers handmatig notities toevoegen die in realtime verschijnen tijdens de vergadering. Om het in te stellen:

1. Open Microsoft Teams en ga naar de Ontmoet tab.
2. Selecteer Een vergadering plannen.
3. Klik op Notities voor vergaderingen toevoegen onderaan de uitnodiging. Voeg agenda's, notities of taken toe die tijdens de vergadering in het gedeelde deelvenster zullen verschijnen.

Tijdens de vergadering

1. Klik in een actieve Teams-vergadering op Opmerkingen in de werkbalk.
2. Gebruik de Deelvenster notities vergadering om een agenda te maken, notities te typen en taken in realtime bij te houden.

Notities raadplegen na de vergadering

1. Open Microsoft Teams en ga naar de Kalender.
2. Selecteer de vergadering die je wilt bekijken en klik vervolgens op Details vergadering uitbreiden > Details > Opmerkingen.
3. Notities zijn ook doorzoekbaar via Microsoft 365 zoeken op vergaderingsnaam.

Voordelen van samenwerkende notities

• Gestructureerde opsommingstekens die door alle deelnemers kunnen worden bewerkt.
• Synchroniseert met Microsoft 365-apps, waaronder Teams chat en OneNote.
• Toegankelijk na de vergadering voor herziening en bewerking.

Beperkingen

• Handmatig typen vereist, wat kan afleiden.
• Legt gesproken inhoud niet automatisch vast.
• Beperkte opmaakopties en niet gemakkelijk te exporteren buiten Microsoft apps.
• Alleen beschikbaar voor organisaties met een werk- of schoolaccount die de functies voor openbare voorbeeldweergave hebben ingeschakeld.

De functie Intelligent Recap van Microsoft Teams gebruiken

Wat is Intelligent Recap

Intelligent Recap is een AI-functie die opgenomen vergaderingen analyseert en genereert:

• Kleurgecodeerde vergaderonderwerpen
• Hoofdstukken met tijdlijnmarkeringen
• Samengevatte notities
• Actiepunten

Het gebruikt AI transcriptie en natuurlijke taalverwerking om snelle samenvattingen en taken te maken voor Teams Premium-gebruikers.

Hoe Intelligent Recap inschakelen

1. Klik in de vergadering op Meer > Opnemen en transcriberen.
2. Kies Opname starten of Transcriptie starten.
3. Ga na de vergadering naar Kalender, selecteer de vergadering en klik op de knop Recap tab.

Voordelen van intelligente aantekeningen

• Biedt een startpunt voor notities en taken.
• Ondersteunt 25 talen.
• Toegankelijk voor alle deelnemers aan de vergadering.
• Notities kunnen na de vergadering worden bewerkt.

Beperkingen

• Vereist Teams Premium-licentie.
• AI-gegenereerde inhoud moet mogelijk worden geverifieerd op nauwkeurigheid.
• Werkt alleen voor opgenomen en uitgeschreven vergaderingen.

De functie AI-gegenereerde notities van Microsoft Teams gebruiken

Wat zijn AI-gegenereerde notities

AI-gegenereerde aantekeningen geplande vergaderingen automatisch transcriberen en de belangrijkste discussiepunten samenvatten. Deze notities zijn beschikbaar via de Recap tabblad en zorgen voor gestructureerde samenvattingen en actiepunten.

Hoe AI-gegenereerde notities inschakelen

1. Open Teams en ga naar Kalender.
2. Plan een nieuwe vergadering.
3. Zet aan AI-gegenereerde notities voordat je de uitnodiging verstuurt.
4. Tijdens de vergadering kun je ook AI-notities inschakelen via Opmerkingen > glinsterend pictogram.

AI-gegenereerde aantekeningen openen na een vergadering

1. Ga naar de Chat tabblad Teams.
2. Selecteer de chat van de vergadering met AI-notities ingeschakeld.
3. Klik op Recap om transcripties, samenvattingen en aanbevolen taken te bekijken.

Voordelen

• Maakt handmatig notities maken overbodig.
• Deelnemers kunnen notities bewerken tijdens of na de vergadering.
• Biedt onmiddellijke samenvattingen en actiepunten.

Beperkingen

• Alleen beschikbaar voor geplande vergaderingen, niet voor directe vergaderingen of kanaalvergaderingen.
• Vereist Microsoft 365 Copilot-licentie en publieke preview-toegang.
• AI-samenvattingen moeten mogelijk worden gecontroleerd op nauwkeurigheid.

VOMO gebruiken als aanvullend hulpmiddel voor AI-notities maken

Als je geen toegang hebt tot Teams Premium of als je real-time AI notities zonder dure abonnementen, Notulist VOMO AI-vergadering is een geweldige optie:

• Legt live transcripties van je Microsoft Teams vergaderingen vast.
• Genereert direct AI-gestuurde samenvattingen en actiepunten.
• Hiermee kun je interactie hebben met het transcript voor verduidelijkingen of diepere inzichten.
• Werkt op meerdere vergaderingen zonder extra licentiekosten.

VOMO helpt teams tijd te besparen en nauwkeurige, bruikbare aantekeningen te maken voor vergaderingen.

Best Practices voor AI-vergadernotities in Microsoft Teams

• Schakel altijd transcriptie in voor nauwkeurige AI-samenvattingen.
• Neem vergaderingen op om de effectiviteit van Intelligent Recap te maximaliseren.
• Controleer AI-notities op volledigheid en context.
• Deel notities en taken onmiddellijk na vergaderingen voor snellere afstemming.
• Combineer de AI-tools van Teams met VOMO voor budgetvriendelijke, realtime overzichten.

Conclusie

GebruikAI om vergadernotities te maken in Microsoft Teams kan je productiviteit drastisch verbeteren door ervoor te zorgen dat elk discussiepunt, actie-item en besluit nauwkeurig wordt vastgelegd zonder je af te leiden van deelname aan de vergadering. Door gebruik te maken van Collaborative Notes, Intelligent Recap en AI-gegenereerde notities kunnen teams uren per week besparen terwijl ze gestructureerde en bruikbare documentatie behouden. Voor wie op zoek is naar een kosteneffectief alternatief of realtime AI-ondersteuning, Notulist VOMO AI-vergadering biedt naadloze transcriptie en AI-samenvattingen, waardoor het eenvoudig is om op de hoogte te blijven van elke vergadering. Door gebruik te maken van deze AI-tools kunnen teams zich richten op samenwerking en besluitvorming in plaats van op het handmatig maken van notities.