在 Google Docs 中加入會議記錄可以快速且有效率地完成，即使在忙碌的日程中也是如此。透過使用 Google Docs 內建的會議記錄範本或整合 AI 轉錄 工具，您可以在三分鐘內捕捉重要決策、行動項目和討論內容。正確的方法可確保您的團隊對每次會議都有清晰、易讀的記錄，減少後續工作的混亂並提高生產力。.
對於希望進一步簡化此流程的團隊、, VOMO 提供 AI 驅動的會議筆記功能, Google Docs 會自動轉錄討論內容，並將重點摘要直接匯入 Google Docs，讓您可以專注於會議，而無須輸入筆記。.
為何 Google Docs 是會議記錄的最佳地方
Google Docs 提供了一個集中化的協作環境，可儲存 會議記錄. .與分散的電子郵件或個人筆記不同，共用文件成為團隊的單一真相來源。有了「筆記」和「行動項目」的結構性區塊，每個人都可以輕鬆追蹤進度和責任。依賴 Google Docs 共用會議的團隊表示，跟進速度更快、誤解更少、知識傳遞更佳，尤其是在新團隊成員入職時。.
方法 1：使用 Google Docs 會議記錄範本 (手動方式)
最簡單的方法是加入 會議記錄 就是利用 Google Docs 內建的範本。方法如下：
- 開啟新的或現有的 Google 文件。.
- 輸入「@」符號。.
- 選擇 會議記錄 從 Building Blocks 下拉式選單中選取。.
- 從清單中選擇您的 Google 行事曆事件。.
範本會自動取得會議的日期、標題和出席者。它還為備註和行動項目提供了部分，並附有檢查清單以標記已完成的任務。.
範例： 如果您的團隊每週舉行產品會議，使用範本可讓您立即開始記錄行動項目，而無需切換標籤或手動輸入與會者資訊。.
優點 免費、快速，並整合於 Google Workspace 內。非常適合小型或非正式會議。.
弊端： 筆記必須在會議現場或會議結束後立即打出，這對長時間的討論來說可能是個挑戰。.
方法 2：為 Google Docs 謄寫會議錄音（半自動化）
適用於 更詳細的文件, 但是，錄製您的會議並轉錄會議內容提供了一個中庸之道。流程如下：
- 使用下列方式記錄會議 Google 會議 或變焦。.
- 將錄音上傳到轉錄工具。.
- 編輯謄本的清晰度、說話者識別和格式。.
- 複製或上傳已清理的成績單到 Google Docs。.
範例： 檢討季度活動的行銷團隊可以錄製一小時的會議，然後將其轉錄並編輯到 Google Docs 中。由此產生的筆記會記錄每個討論重點和決策，有助於日後參考。.
優點 減少現場記筆記的壓力，並提供完整的記錄。.
弊端： 需要在會後清理謄本，這可能很花時間。.
方法 3：使用 AI 會議助理自動化（完全自動化）
AI 會議助理可自動記錄、轉錄和總結會議內容，讓效率更上一層樓。筆記可直接傳送至 Google Docs，無須手動操作。.
如何運作：
- 將 AI 助理連接到您的行事曆。.
- 該工具可自動加入您的會議、記錄討論內容，並將其轉錄。.
- 會議結束後幾分鐘內，結構化的筆記就會出現在 Google Docs 中。.
範例： 使用 AI 助手的專案團隊可以立即產生包含關鍵決策和指派任務的可執行摘要。這可消除遺漏項目的風險，並減少行政工作量。.
優點 節省時間、減少人為錯誤，並提供有組織、可執行的筆記。.
弊端： 若要使用進階功能，可能需要訂閱較高的會議容量。.
如何與團隊分享 Google Docs 會議記錄
一旦記下筆記，分享就變得非常重要。Google Docs 提供多種方式：
- 直接分享： 按一下 分享 按鈕邀請具有檢視、註解或編輯權限的出席者。.
- 附加到日曆事件： 如果備註是透過連結行事曆的範本建立，則可自動附加到會議事件。.
- 即時分發： 會議結束後立即分享，以維持勢頭。.
分享良好的筆記可提高團隊的問責性，並確保所有參與者都能快速參考決策和後續行動。.
根據您的需求選擇正確的方法
| 方法 | 最適合 | 關鍵優勢 | 考慮因素 |
|---|---|---|---|
| 手冊 (範本) | 小團隊、不常開會 | 快速簡單 | 對於長時間或複雜的會議可能會有所限制 |
| 半自動化（謄本） | 需要詳細記錄的團隊 | 捕捉完整的討論 | 需要會後編輯 |
| 自動化 (AI 助理) | 頻繁、複雜的會議 | 完全自動化且精確 | 進階功能可能需要訂閱 |
總結
在 Google Docs 中建立和分享會議記錄不再是一件乏味的工作。無論您選擇手動範本、轉錄或全自動的 AI 助理，都可以有效率地擷取、整理和分發筆記。利用這些方法，團隊可以保持一致、有效追蹤任務，並減少浪費在後續追蹤上的時間。.
只需幾下點擊或自動 AI 工作流程，Google Docs 即可成為可執行、清晰且易於存取的會議記錄中心。.
